Цель статьи – дать полное представление о том, какие организации включаются в списки источников комплектования государственных архивов, какие нормативные акты регулируют этот процесс и как формируются такие списки в практике архивного дела.

Понятие «источник комплектования»

В архивоведении источник комплектования – это юридическое или физическое лицо (организация, учреждение, предприятие, муниципальная структура), чья деятельность генерирует документы, подлежащие передаче в государственный архив в соответствии с установленными правилами.

Документы, образованные в процессе деятельности таких организаций, образуют государственную часть Национального архивного фонда (НАФ) и попадают в Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ).

Ключевые нормативные документы

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125-ФЗ.
2. Постановление Правительства РФ № 1102 от «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (утверждены ЦЭПК при Росархиве ).
4. Приказы и распоряжения конкретных государственных архивов (ГАРФ, региональные архивы) о формировании и актуализации списков источников.

Критерии включения организации в список источников

Для того чтобы организация была признана источником комплектования, она должна соответствовать следующим требованиям:

• Юридический статус – быть государственным, муниципальным или иной организацией, создающей документы, относимые к государственной части НАФ.
• Наличие документального оборота – в её деятельности регулярно образуются официальные документы (приказы, отчёты, бухгалтерская и кадровая документация, проектная документация и т.п.).
• Соответствие отраслевым нормативам – документы должны подпадать под действие архивного законодательства и отраслевых регламентов по срокам хранения.
• Решение архивного органа – включение в список происходит по решению соответствующего государственного (федерального, регионального, муниципального) архива на основании анализа документального потока.

Классификация организаций‑источников

Согласно методическим рекомендациям 2012 года, организации‑источники делятся на несколько групп:

Федеральные организации

• Министерства и ведомства (например, Министерство финансов, Министерство обороны).
• Федеральные государственные унитарные предприятия (ФГУП), федеральные автономные учреждения (ФАУ).
• Федеральные органы исполнительной власти, не входящие в состав министерств (например, Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека).

Региональные (субъектные) организации

• Губернские (областные) министерства и департаменты.
• Государственные унитарные предприятия субъектов РФ.
• Региональные научно‑исследовательские институты, образовательные учреждения, больницы.

Муниципальные организации

• Муниципальные администрации, отделы и службы.
• Муниципальные унитарные предприятия (коммунальные службы, транспортные компании).
• Муниципальные библиотеки и музеи (в рамках их архивных функций).

Общественные и кооперативные организации

• Общественные объединения, получившие статус «источника» в результате специального решения архива (например, крупные общественные фонды, участвующие в реализации государственных программ).
• Кооперативные предприятия, если их документальный поток относится к государственной части НАФ.

Процедура формирования и актуализации списков источников

1. Инициатива – в большинстве случаев инициатива исходит от архивного органа, который проводит анализ документального потока в государственных и муниципальных структурах.
2. Сбор информации – архивный орган запрашивает у потенциальных организаций сведения о структуре документооборота, объёмах, сроках хранения и классификации.
3. Экспертная оценка – специалисты архива (архивисты, юристы) сравнивают полученные данные с критериями, установленными в методических рекомендациях.
4. Принятие решения – на основании экспертизы издаётся приказ о включении организации в список источников комплектования.
5. Регистрация и публикация – список размещается на официальных сайтах архивов, в т.ч. в открытых реестрах (например, на портале Pravo.by).
6. Контроль и обновление – списки пересматриваются не реже одного раза в 3‑5 лет, а также при изменении структуры организации (слияние, реорганизация, ликвидация).

Примеры организаций‑источников

Ниже приведён условный перечень организаций, включённых в списки источников в разных уровнях управления (данные актуальны на 2026 год);

Федеральный уровень (примерные 90 организаций)

• Министерство финансов Российской Федерации
• Министерство обороны Российской Федерации
• Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение «Московский государственный университет»
• ФГУП «Российские железные дороги»
• Федеральная служба безопасности (ФСБ)
• Росатом
• Росгосстрах
• Федеральный центр экспертизы и сертификации
• И многие другие министерства, службы и предприятия.

Региональный уровень (примерные 70 организаций)

• Губернское управление образования
• Областной центр медицинского обслуживания
• Региональный научно‑исследовательский институт сельского хозяйства
• Государственное унитарное предприятие «Энергосбыт»
• Региональная библиотека им. Пушкина

Муниципальный уровень (примерные 30 организаций)

• Городская администрация
• Муниципальное унитарное предприятие «ЖКХ‑Сервис»
• Муниципный архив (в качестве источника для районных архивов)
• Школа № 12 (в рамках передачи школьных актов и протоколов)

Роль Федерального архивного агентства (ФАА)

ФАА координирует процесс определения и утверждения источников комплектования на федеральном уровне. Ключевые функции агентства:

• Разработка методических рекомендаций и образцов списков.
• Контроль за соблюдением сроков и формата передачи документов.
• Ведение единой информационной базы «Список организаций‑источников».
• Организация обучающих семинаров для архивистов и представителей государственных органов.

Практические рекомендации для организаций‑источников

1. Вести внутренний реестр документов – фиксировать типы создаваемых документов, сроки их хранения и ответственных лиц.
2. Согласовывать сроки передачи – в соответствии с нормативами (обычно 1‑3 года после окончания срока действия).
3. Подготовить архивный план – описать порядок формирования архивных дел, их классификацию и маркировку.
4. Обеспечить электронный архивный канал – использовать электронные системы документооборота, совместимые с требованиями ФАА.
5. Контактировать с архивным органом – назначить ответственного за взаимодействие с архивом, регулярно информировать о изменениях в структуре документооборота.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, включена ли моя организация в список источников?

Список публикуется на официальных сайтах соответствующего государственного, регионального или муниципального архива. Кроме того, можно запросить информацию через Госуслуги или обратиться в отдел архивного дела вашей организации.

Что происходит, если организация перестаёт быть источником?

При реорганизации, ликвидации или изменении вида деятельности архивный орган вносит соответствующие изменения в список. Документы, уже переданные в архив, сохраняются в архивном фонде.

Какие документы НЕ относятся к государственной части НАФ?

К ним относятся личные (частные) документы граждан, коммерческие контракты, не подпадающие под государственную регистрацию, а также документы, срок хранения которых истёк и они подлежат уничтожению в соответствии с нормативами.

Определение и включение организаций‑источников в списки комплектования государственных архивов – фундаментальная часть архивного законодательства России. Этот процесс обеспечивает систематическое накопление, сохранение и последующее использование государственных документов, формируя тем самым историческую память страны. Понимание критериев, правовых основ и практических рекомендаций позволяет как архивным учреждениям, так и самим организациям эффективно взаимодействовать в рамках архивного дела.

Дата актуализации статьи: . Информация взята из открытых источников, включая нормативные правовые акты, методические рекомендации Федерального архивного агентства и публикации на порталах Pravo.by, КонсультантПлюс, SPOK.BY.