Создание и функционирование архива в любой организации — это не просто требование законодательства, но и гарантия сохранности документационного наследия, правовой защищенности интересов юридического лица и эффективности управленческих процессов. Организационная структура архива определяется объемом и составом задач, возлагаемых на него, а также организационными возможностями самого предприятия.

Правовые основы и статус архива в организации

Согласно положению Федерального архивного агентства (Росархив), архив организации создается на правах структурного подразделения. Его основная миссия — осуществление хранения, комплектования, учета и использования документов, входящих в Архивный фонд Российской Федерации, а также документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включая документы по личному составу.

Ключевым документом, регламентирующим деятельность архива, является Положение об архиве организации. Оно утверждается руководителем организации и должно соответствовать типовым рекомендациям Росархива. Источником комплектования архива выступает сама организация, а конечной целью — подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Модели организационного оформления архива

Выбор модели зависит от объема документооборота, степени сложности хранения и штатных возможностей. Практика выделяет три основных варианта:

1. Самостоятельное структурное подразделение (Отдел/Служба архива); Создается в крупных организациях с большим объемом документов и высокой степенью сложности их хранения. Общее руководство деятельностью архива возлагается на руководителя организации, а непосредственное управление — на начальника архива (руководителя самостоятельного структурного подразделения).
2. Подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (СДОУ) / делопроизводства. Оптимальный вариант для организаций среднего размера. Архив функционирует как сектор, группа или отдел внутри единой службы, обеспечивающей полный цикл работы с документом: от регистрации до архивирования.
3. Архив как функция внутри иного подразделения (Кадры, Бухгалтерия, Канцелярия). Допускается в малых организациях, где объем архивных документов невелик. Часто делопроизводством и архивами заведует один и тот же сотрудник. Важно: при большом объеме документооборота это приводит к излишней нагрузке и снижению качества работы.

Типовая внутренняя структура архива (при самостоятельном оформлении)

При достаточном объеме задач архив может разделяться на специализированные отделы (сектора). Наиболее распространенная структура включает:

• Отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях — основной массив дел организации (приказы, распоряжения, отчеты, договоры и др.).
• Отдел хранения кадровой документации (по личному составу) — личные дела, служебные записки, приказы о приеме/увольнении, табели учета рабочего времени. Требует особого режима доступа и длительных сроков хранения (до 75 лет и более).
• Отдел хранения финансово-хозяйственной и бухгалтерской документации, первичные учетные документы, накладные, акты, счет-фактуры, налоговые декларации.
• Сектор (группа) научной описи и справочного аппарата — создание и поддержание актуального состояния описей, указателей, путеводителей, карточек учета дел.
• Сектор экспертизы документов и подготовки к передаче в госархив — проведение экспертизы ценности документов, формирование передач в государственные архивы.
• Сектор электронного архивирования / цифровизации (в современных реалиях) — сканирование, верификация, пополнение электронного архива, обеспечение правовой силы электронных копий.

Основные функции и задачи архива

Независимо от организационной формы, на архив возлагаются следующие базовые функции (согласно типовым положениям и ст. 1.3 КонсультантПлюс):

Методологическое руководство и контроль

• Проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации (сources of acquisition).
• Разработка и утверждение номенклатуры дел (обычно на основе Федерального перечня типовых управленческих архивных документов).
• Разработка инструкций по делопроизводству и архивному делу.

Прием, учет и хранение

• Прием дел от структурных подразделений по истечении сроков хранения в делах (обычно после завершения дела или по истечении календарного года).
• Государственная регистрация архивных документов (при необходимости) и внутренний учет (описание дел, формирование фондов).
• Обеспечение условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, режим доступа) в соответствии с ГОСТ Р 7.0.99-2018 и СанПиН.

Научно-справочная работа и использование

• Создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата (описания фондов, тематические указатели, картотеки).
• Обеспечение доступа к документам для сотрудников организации и внешних пользователей (в рамках закона).
• Выдача справок, копий, выписок из документов.

Экспертиза ценности и отбор

• Проведение экспертизы ценности документов (экспертная комиссия организации).
• Определение сроков хранения и категорий ценности.
• Обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
• Уничтожение документов, не подлежащих архивированию, по актам экспертизы.

Ключевые этапы организации работы архива «с нуля»

Если организация только создает архив, алгоритм действий выглядит следующим образом:

1. Аудит документооборота: выявление мест накопления документов (обычно больше всего в Отделе кадров, Бухгалтерии, Отделе делопроизводства).
2. Определение модели: выбор варианта оформления (самостоятельное подразделение, в составе СДОУ или функция).
3. Штатное оформление: внесение штатных единиц (архивариус, старший архивариус, начальник архива) в штатное расписание.
4. Разработка нормативной базы: утверждение Положения об архиве, Номенклатуры дел, Графика сроков хранения (если отличается от типовых).
5. Оборудование помещений: подготовка архивных помещений по требованиям нормативных документов (металлические стеллажи, ППО, климат-контроль, охрана).
6. Прием-передача документов: инвентаризация существующих массивов, формирование фондов, составление описей.
7. Внедрение ПО: использование специализированных АИС (Автоматизированных информационных систем) для учета дел, электронного архивирования и поиска.

Руководство и ответственность

Распределение ответственности задано четко:

• Руководитель организации несет общую ответственность за состояние делопроизводства и архивного дела, утверждает ключевые документы, обеспечивает финансирование.
• Начальник архива (руководитель структурного подразделения) несет персональную ответственность за повседневную деятельность архива: сохранность фондов, соблюдение сроков, качество описи, законность выдачи документов.
• Руководители структурных подразделений-источников комплектования отвечают за своевременную передачу дел в архив в надлежащем оформлении.

Современные тренды: гибридный и электронный архив

На 2026 год стандартной практикой становится создание гибридного архива. Организационная структура должна предусматривать компетенции по работе с электронными документами (ЭДО):

• Администрирование электронного архива (ЕАРХ).
• Обеспечение правовой значимости электронных копий (квалифицированная электронная подпись, метки времени).
• Миграция данных на актуальные носители и форматы для долгосрочного хранения.
• Интеграция архивной АИС с системами ЭДО, 1С, HR-системами.

Эффективная организационная структура архива — это баланс между нормативными требованиями (ФЗ-125, ФЗ-229, приказы Росархива, ГОСТы) и реальными бизнес-процессами организации. Не существует универсального шаблона: для холдинга это разветвленная служба с отраслевыми отделами, для малого бизнеса — функция у секреаря-делопроизводителя или аутсорсинг архивного хранения. Главное — зафиксировать статус, полномочия и ответственность во внутренних документах, обеспечить архив ресурсами (помещения, штат, ПО) и установить неразрывную связь «создатель документа — архив — государственный архив».