Организационно‑методический контроль (ОМК) – это система мероприятий, направленных на обеспечение единого подхода к работе государственных архивов, соблюдение нормативных актов, повышение качества комплектования архивного фонда и эффективного использования архивных документов. ОМК реализуется в рамках действующего законодательства РФ, а также методических рекомендаций Федерального архивного агентства (ФАА) и Росархива.

Правовая основа ОМК

Ключевые нормативные документы, определяющие порядок организации и контроля архивной деятельности, включают:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивном деле в Российской Федерации».
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждены Приказом Минкультуры РФ, 2019 г.).
3. Методические рекомендации по применению вышеуказанных правил (разработаны ФАА).
4. Положение об отделе организационной работы и мониторинга Управления государственной политики и нормативно‑правового регулирования (ФАА).
5. Решение Коллегии Росархива от № … «Об основных правилах работы архивов организаций» (в т.ч. в части ОМК).

Эти документы образуют нормативно‑правовую базу, в рамках которой осуществляется методическое руководство, мониторинг и контроль за деятельностью государственных и муниципальных архивов.

Цели и задачи организационно‑методического контроля

• Обеспечение единства методик в хранении, комплектовании и учёте архивных документов.
• Контроль за соблюдением требований законодательства и нормативных актов.
• Повышение качества архивных фондов за счёт своевременного и полнoго комплектования.
• Развитие методической базы (разработка рекомендаций, инструкций, форм документов).
• Мониторинг выполнения планов по архивному делу в органах государственной власти и муниципальных структурах.
• Поддержка внедрения информационных технологий в архивную деятельность.

Структура ОМК в системе государственных архивов

Центральный уровень

На федеральном уровне контроль осуществляют:

• Федеральное архивное агентство (ФАА) – разрабатывает методические рекомендации, проводит мониторинг и координацию действий региональных архивов.
• Росархив – обеспечивает методическое руководство, участвует в разработке нормативных актов, проводит экспертизу и обучение персонала.

Региональный (субъектный) уровень

В каждом субъекте РФ функционирует:

• Управление архивного дела (в структуре регионального министерства культуры или аналогичного органа) – отвечает за контроль за соблюдением правил в государственных и муниципальных архивах региона.
• Отдел организационной работы и мониторинга – обеспечивает взаимодействие с уполномоченными органами исполнительной власти, координирует научно‑исследовательскую и методическую работу, контролирует участие представителей Росархива в региональных заседаниях.

Местный (архивный) уровень

Каждый государственный или муниципальный архив имеет собственный отдел методической работы, который:

• Осуществляет внутренний контроль за соблюдением Правил и методических рекомендаций.
• Проводит обучение сотрудников, разрабатывает локальные инструкции.
• Ведёт учет и отчётность по выполнению планов комплектования.

Процедуры и инструменты ОМК

Планирование и нормативное обеспечение

1. Разработка годовых планов комплектования и планов методической работы в соответствии с Правилами организации хранения.
2. Согласование планов с региональными органами архивного дела и ФАА.

Мониторинг и проверка

• Периодические аудиты (внутренние и внешние) – проверка соответствия фактической деятельности нормативным требованиям.
• Контрольные листы и отчётные формы (например, «Отчёт о комплектовании», «Отчёт о состоянии архивных фондов»).
• Использование информационных систем (Электронный архивный регистр, СЭД) для автоматизированного контроля.

Методическое сопровождение

Методические рекомендации включают:

• Порядок идентификации и классификации документов (по тематикам, видам, группам).
• Требования к систематизации и описанию архивных единиц хранения.
• Алгоритмы оценки ценности документов и их отнесения к постоянному или временно‑хранимому фонду.
• Рекомендации по внедрению ИТ‑решений (электронный архив, цифровой репозиторий).

Обратная связь и корректирующие действия

По результатам проверок формируются:

• Акт проверки с указанием нарушений и рекомендаций.
• План корректирующих мероприятий (сроки, ответственные лица).
• Отчёт о выполнении корректирующих действий, который передаётся в ФАА.

Ключевые направления методической работы

Определение организаций‑источников

Методика включает изучение уставных документов организаций‑источников для установления:

• Юридической самостоятельности и формы собственности.
• Профиля и масштаба деятельности.
• Подведомственности и юридического адреса.

Эти сведения позволяют формировать список приоритетных источников для комплектования архивов.

Формирование и поддержка архивных фондов

Особое внимание уделяется:

• Документам личного состава, научно‑техническим материалам, рукописям, медицинским картам, актам проверок – они выделяются в отдельные группы и систематизируются обособленно.
• Внедрению платных услуг (копирование, предоставление информации) в соответствии с новыми пунктами Правил.
• Обеспечению правовой защиты информационных продуктов архивов.

Профессиональная этика и стандарты качества

С 2022 года в Правилах отражены международные требования к профессиональной этике архивистов, включая:

• Конфиденциальность и сохранность информации.
• Объективность при оценке ценности документов.
• Ответственное отношение к цифровым ресурсам.

Проблемы и перспективы развития ОМК

• Недостаточная автоматизация – многие архивы продолжают вести учёт в бумажном виде, что усложняет мониторинг.
• Разнородность методических подходов в разных регионах приводит к различиям в качестве комплектования.
• Ограниченные финансовые ресурсы для внедрения современных ИТ‑решений.
• Необходимость повышения квалификации персонала в сфере цифровой архивизации.

Перспективные направления:

1. Создание единой национальной информационной платформы для учёта и мониторинга архивных фондов;
2. Разработка модульных онлайн‑курсов по методическому контролю и цифровой консервации.
3. Укрепление взаимодействия с научными и образовательными учреждениями для обмена опытом.
4. Внедрение искусственного интеллекта для автоматической классификации и оценки ценности документов.

Практические рекомендации для архивных учреждений

Организация внутреннего контроля

• Назначить ответственного за методическое обеспечение (обычно – начальник отдела методической работы).
• Разработать локальные регламенты контроля, согласованные с региональными нормативами.
• Проводить ежеквартальные внутренние проверки и фиксировать результаты в электронных журналах.

Взаимодействие с региональными органами

• Регулярно предоставлять отчёты о выполнении планов в отдел мониторинга.
• Участвовать в региональных семинарах и конференциях по архивному делу.
• Запрашивать консультационную поддержку по сложным вопросам (например, оценка уникальных документов).

Информационные технологии

• Внедрить Электронный архивный регистр (ЭАР) для автоматизации учёта.
• Обеспечить резервное копирование цифровых архивов и их защиту от несанкционированного доступа.
• Использовать метаданные в соответствии с международными стандартами (ISAD(G), ISAAR(CPF)).

Организационно‑методический контроль государственных архивов – фундаментальный механизм, обеспечивающий:

• Соблюдение правовых требований и единых методик.
• Качество и полноту комплектования архивных фондов.
• Эффективное использование архивных ресурсов как для государственных нужд, так и для общества.

Системный подход, основанный на взаимодействии федеральных, региональных и локальных уровней, а также на внедрении современных ИТ‑инструментов, позволяет решать текущие проблемы и готовить архивную систему к вызовам цифровой эпохи.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.