Архив предприятия – это systematically organised collection of documents, reflecting the economic, legal, personnel and other activities of the organization. В современных условиях правильное ведение архива имеет не только внутреннее значение для управления предприятием, но и важное государственное значение, поскольку многие документы становятся частью Архивного фонда Российской Федерации.
Нормативно‑правовая база
Основные положения регулируются:
- Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от );
- Основными правилами работы архивов организаций (утв. Приказом Росархива № 123‑р от );
- Ведомственными нормативными актами отраслевых министерств и ведомств.
Согласно п. 1.1 Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (Федеральное архивное агентство):
«Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.»
Виды архивов предприятий
Корпоративный (внутриорганизационный) архив
Создаётся непосредственно на предприятии для текущего использования документов, обеспечения правопреемства и выполнения внутренних регламентов.
Ведомственный архив
Объединяет документы нескольких организаций одной отрасли (например, банковских, внешнеторговых, строительных объединений). Информация о таких фондах доступна на сайте Справочно‑информационного центра федеральных государственных архивов.
Государственный архив
Принимает на постоянное хранение документы ликвидированных предприятий, имеющие общегосударственное значение. Примеры:
- Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб) – хранит кадровые дела ликвидированных госструктур с 1999 г.;
- ГБУ Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы – специализируется на документах о трудовой деятельности и трудовых отношениях граждан.
Как организовать архив на предприятии
Процесс создания архива можно разделить на несколько этапов.
- Определение объёма и структуры документации – подсчёт годового потока бумаг (от 10 000 до 100 000 документов в год) и классификация по видам (бухгалтерия, кадры, техническая документация, договоры и т.д.).
- Выбор места хранения – отдельное помещение с контролем температуры, влажности и защиты от пожара, либо использование уже существующей службы ДОУ, делопроизводства, канцелярии или управделами.
- Подбор кадров – можно привлечь сотрудников существующей службы делопроизводства (для небольших компаний) либо нанять специализированную архивную компанию.
- Закупка оборудования и материалов – стеллажи, архивные коробки, папки, метки, системы учёта (например, электронный реестр с указанием архивных шифров и номеров листов).
- Разработка внутренних нормативов – положение об архиве, инструкция по приему‑сдаче документов, правила формирования дел, сроки хранения.
- Ввод документации в архив – приём документов, их проверка, составление описей, присвоение архивных шифров, размещение на стеллажах.
- Обеспечение доступа и использования – создание справочно‑поисковых систем (картотеки, электронные каталоги), обучение пользователей.
Особое внимание следует уделить случаям, когда документация поступила на хранение не полностью. В таких ситуациях архивные справки составляются путем переноса информации из имеющихся документов с обязательным указанием архивных шифров и номеров листов, на основании которых они были сделаны.
Где и как найти документы ликвидированного предприятия
Если организация прекратила свою деятельность, её документы подлежат передаче в государственный архив в соответствии с законодательством. Основные шаги:
- Определить, к какому ведомственному архиву относится предприятие (отраслевой, региональный или федеральный).
- Обратиться в соответствующий государственный архив с запросом, предоставив реквизиты предприятия (ИНН, ОГРН, наименование, период деятельности).
- При необходимости воспользоваться услугами Справочно‑информационного центра федеральных государственных архивов, где содержатся сведения о объединённых фондах банковских, внешнеторговых, научных и промышленных объединений.
- При поиске кадровых документов ликвидированных госпредприятий полезно обращаться в ЦГАЛС СПб или ГБУ Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы.
Важно помнить, что перечень документов, подлежащих сдаче, регулируется Основными правилами работы архивов организаций и Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации». К ним относятся бухгалтерские, налоговые, кадровые, управленческие, технические и другие виды документации.
Примеры из практики
ЦГАЛС СПб
С марта 1999 г. по декабрь 2007 г. Санкт‑Петербургское государственное учреждение Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб) осуществляло приём, хранение и предоставление доступов к кадровым делам ликвидированных госструктур. Архив ведёт электронный catalogue, где каждый документ имеет указание архивного шифра и номера листа.
ГБУ ЦГАТР г. Москвы
Архив трудовых отношений города Москвы обеспечивает хранение, учет и создание справочно‑поисковых систем по документам о трудовой деятельности граждан, что позволяет восстанавливать трудовые стажи, подтверждать выплаты и защищать социальные права работников.
Архив предприятий Российской Федерации – это не просто склад бумаг, а важный элемент информационной безопасности и правопреемства организации. Правильное построение архива требует соблюдения нормативных требований, грамотной организации хранения и доступа, а также использования современных средств учёта и поиска. Государственные архивы, такие как ЦГАЛС СПб и ГБУ ЦГАТР г. Москвы, служат надёжными хранилищами документов ликвидированных предприятий, обеспечивая доступ к ним для исследователей, наследников и государственных органов.
Следуя рекомендациям, изложенным выше, любое предприятие сможет создать эффективный архив, который будет служить как внутреннему управлению, так и сохранению национального документального наследия.