В любой организации кадровый отдел генерирует огромное количество документов: трудовые договоры, личные дела сотрудников, приказы, справки, отчётность и т.д. Правильное хранение этих материалов регулируется федеральным законодательством и имеет огромное значение как для защиты прав работников, так и для обеспечения контроля со стороны государственных органов. В статье рассмотрим, как сформировать и вести архив отдела кадров на примере АЗЛК (Автомобильный завод имени Ленинского Комсомола), какие сроки хранения установлены законом, какие типы документов требуют постоянного хранения и какие практические шаги помогут организовать работу отдела эффективно.
Правовая база архивного хранения кадровых документов
Основные нормативные акты, регулирующие сроки и порядок хранения кадровой документации:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет общие принципы архивного дела, сроки хранения документов по личному составу и требования к их передаче в архив.
- Трудовой кодекс РФ – устанавливает обязательные сроки хранения отдельных видов трудовых документов (например, трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении).
- Приказ Минтруда России № 3н от – уточняет порядок электронного документооборота и сроки хранения электронной кадровой отчётности.
- Методические рекомендации Росархива, в частности постановление от 17 сентября 2023 г. о новых правилах передачи кадровых документов в архив.
1.1 Сроки хранения по Федеральному закону 125‑ФЗ
| Тип документа | Год создания | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|---|
| Личные дела сотрудников, созданные до 2003 г. | до 2003 г. | Не менее 75 лет | Хранятся в архиве организации или в государственном архиве. |
| Личные дела сотрудников, созданные с 2003 г. | с 2003 г. | Не менее 50 лет | Срок может быть продлён в случае наличия судебных разбирательств. |
| Трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении | Любой | 5 лет после окончания действия договора | Если договор заключён до 2003 г., применяется 75‑летний срок. |
| Документы о правилах охраны труда и безопасности | Любой | Постоянно | Обязательно сохраняются в архиве в течение всего срока существования организации. |
| Документы, связанные с пенсионным обеспечением (справки ПФР, расчётные листки) | Любой | 10 лет после выхода сотрудника на пенсию | Для возможности проверки пенсионных выплат. |
Что такое «архив АЗЛК отдела кадров»?
АЗЛК – исторический автомобильный завод, функционировавший в Москве с 1930‑х годов. За десятилетия своей работы завод создал огромный массив кадровой документации, часть из которой относится к периоду СССР, а часть – к постсоветскому времени. Архив отдела кадров АЗЛК представляет собой систематизированный набор дел, включающий:
- Личные дела работников (трудовые книжки, договоры, приказы).
- Отчётность по начислению заработной платы, налогов и взносов.
- Документы по охране труда, инструктажи, медицинские справки.
- Справки для Пенсионного фонда России (ПФР) и другие документы, требуемые при назначении пенсии.
- Электронные формы и сканы оригиналов, хранящиеся в системе электронного документооборота.
Важным аспектом является то, что часть документов (например, трудовые книжки бывших сотрудников) может находиться в личных архивах сотрудников, а не в официальном архиве завода. Поэтому взаимодействие с бывшими работниками и их запросами – отдельный процесс.
Как сформировать номенклатуру дел отдела кадров?
Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро находить нужный документ и контролировать сроки его хранения. Ниже представлена типовая номенклатура, адаптированная под АЗЛК.
- Дела о приёме на работу
- Трудовой договор
- Приказ о приёме
- Медицинская справка
- Согласие на обработку персональных данных
- Дела о перемещении и переводе
- Приказ о переводе
- Изменения в трудовом договоре
- Дела о прекращении трудовых отношений
- Приказ об увольнении
- Трудовая книжка (выписка)
- Справка о доходах для ПФР
- Отчётные формы и расчётные листки
- Форма 1‑НДФЛ
- Форма 2‑НДФЛ
- Расчётные листки за каждый месяц
- Документы по охране труда
- Инструктажи и аттестации
- Протоколы медицинских осмотров
- Справки о прохождении обучения
- Электронные архивы
- Электронные копии трудовых договоров
- Сканированные версии приказов
- Электронные формы отчётности (XML, PDF)
Пошаговый порядок создания и ведения архива отдела кадров АЗЛК
4.1 Подготовительный этап
- Назначить ответственного за архив – обычно это главный специалист отдела кадров или архивариус.
- Определить место хранения – помещение с контролируемой температурой (18‑22 °C) и уровнем влажности (45‑55 %). При необходимости приобрести стеллажи с огнеупорными панелями.
- Разработать регламент – документ, описывающий порядок поступления, классификации, хранения и передачи документов в государственный архив.
4.2 Систематизация существующих документов
- Провести инвентаризацию всех бумажных и электронных кадровых документов.
- Сопоставить каждый документ с номенклатурой дел.
- Определить сроки хранения и пометить документы метками (например, «75 лет», «5 лет», «постоянно»).
4.3 Формирование дел и их маркировка
- Создать папки (физические и электронные) согласно номенклатуре.
- Нанести на каждую папку штрих‑код и указать её уникальный идентификатор (например, АЗЛК‑КАД‑2024‑001).
- Внести информацию о каждой папке в реестр (Excel, 1С:Документооборот или специализированную СКД).
4.4 Передача документов в государственный архив
Согласно постановлению Росархива от , документы, подлежащие передаче в архив, должны быть оформлены в виде:
- Акт приёма‑передачи (подписывается руководителем отдела кадров и представителем архивного подразделения).
- Перечень передаваемых дел с указанием сроков хранения.
- Электронный файл с метаданными (название дела, дата создания, срок хранения, тип документа).
4.5 Обеспечение доступа и контроля
- Разработать регламент доступа к архиву (только уполномоченные сотрудники могут просматривать документы).
- Вести журнал выдачи и возврата документов.
- Проводить ежегодный аудит соответствия сроков хранения.
Взаимодействие отдела кадров с архивом организации
В большинстве компаний отдел кадров часто «игнорирует» архив, полагая, что хранение документов – это задача архивного подразделения. На практике эффективное взаимодействие выглядит так:
- Регулярные совещания – раз в квартал отдел кадров и архив обсуждают текущий статус дел, планируют передачу новых документов.
- Обмен информацией – архив предоставляет номенклатуру дел, а кадровый отдел – список новых документов, требующих архивирования.
- Обучение персонала – сотрудники отдела кадров проходят курс по правилам архивного дела, чтобы правильно оформлять и маркировать документы.
Практический пример: запрос справки для ПФР
Ситуация: бывший сотрудник АЗЛК, работавший с по , обратился за справкой о трудовом стаже для назначения пенсии.
- Кадровый специалист проверяет реестр дел и находит личное дело сотрудника (срок хранения – 75 лет).
- Из дела извлекает трудовую книжку, приказы о приёме и увольнении, а также расчётные листки за 1980‑1987 годы.
- Подготавливает Справку о трудовом стаже в соответствии с формой ПФР и прикладывает копии оригинальных документов.
- Документ подписывается руководителем отдела кадров и передаётся в архив для хранения в течение оставшегося срока (до 2095 г.).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
7.1 Как долго хранится трудовая книжка?
Трудовая книжка считается документом, подлежащим постоянному хранению, поскольку она подтверждает стаж работы, необходимый для пенсионных начислений.
7.2 Можно ли хранить кадровые документы в электронном виде?
Да. Согласно Приказу Минтруда № 3н‑2022, электронные копии документов, подписанные электронной подписью, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы. При этом необходимо обеспечить их неизменность и резервное копирование.
7.3 Что делать, если часть документов утеряна?
Необходимо составить акт утраты, указать причины и попытаться восстановить документы (например, запросить копии у бывших сотрудников или в Пенсионном фонде). Утраченные документы фиксируются в реестре, а их отсутствие учитывается при аудите.
7.4 Как часто следует проводить ревизию архива?
Минимум раз в год, а в крупных организациях – каждые полгода. При ревизии проверяется соответствие сроков хранения, целостность документов и актуальность реестра.
Создание и поддержание архива отдела кадров АЗЛК – это не просто бюрократическая процедура, а важный элемент управления персоналом и соблюдения законодательства. Правильная номенклатура дел, чёткое соблюдение сроков хранения, системный подход к маркировке и взаимодействию с государственным архивом позволяют:
- Обеспечить юридическую защиту компании и её сотрудников.
- Сократить риски потери информации при проверках контролирующих органов.
- Упростить процесс выдачи справок и документов бывшим сотрудникам.
- Оптимизировать внутренние процессы кадрового отдела за счёт автоматизации учёта.
Если у вашей организации нет собственного архивного подразделения, рекомендуется привлечь специализированную компанию‑архиватор, которая поможет оформить номенклатуру, провести инвентаризацию и обеспечить передачу документов в государственный архив в соответствии с актуальными нормативными требованиями.
Контактные данные архивного подразделения АЗЛК (пример)
Адрес: 117393, г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 80
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: archiv@azlk.ru
Для получения справок, запросов о передаче документов в архив или консультаций по срокам хранения обращайтесь по указанным контактам.