Организация архива в нотариальной конторе, это не просто требование порядка‚ а строго регламентированная законодательно процедура. Нотариальные документы являются основой правовой значимости совершенных действий‚ поэтому их сохранность‚ учет и своевременная передача в государственный архивный фонд — прямая обязанность нотариуса‚ установленная Федеральным законом от N 4462-1 «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» и подзаконными актами.

Ниже представлен подробный разбор актуальных правил хранения‚ комплектования‚ учета и передачи дел‚ действующих на с учетом вступления в силу Приказа Росархива № 77 и Приказа Минюста России № 395.

Нормативная правовая база: ключевые документы

Деятельность нотариальной конторы по архивному делу регулируется иерархией нормативных актов:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» ( N 125-ФЗ) — базовый закон.
• Федеральный закон «Основы законодательства РФ о нотариате» ( N 4462-1), статья 14‚ 29 (обязанность хранить документы).
• Приказ Минюста России от N 395 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования нотариальных документов» (вступил в силу‚ является основнымdepartmentalным регламентом).
• Приказ Росархива от N 77 «Об утверждении Типовой номенклатуры дел нотариуса‚ занимающегося частной практикой‚ и сроков их хранения» (обязателен к применению с ).
• Федеральный закон от (уточнил сроки хранения у нотариуса до передачи в архив).

Основные понятия и классификация документов

Согласно Приказу Минюста № 395‚ закрепляются следующие ключевые определения:

• Нотариальные документы — документы‚ составленные нотариусом в установленной форме‚ удостоверяющие факты‚ имеющие правовое значение (акты‚ протоколы‚ заявления‚ копии‚ реестры и др.).
• Нотариальный архив — совокупность нотариальных документов‚ образующаяся в процессе деятельности нотариуса и подлежащая постоянному хранению.
• Постоянное хранение — хранение документов в нотариальном архиве (передача в архивные учреждения субъектов РФ).
• Временное хранение — хранение документов в нотариальной конторе в текущей работе до истечения сроков‚ установленных номенклатурой.

Организация текущего хранения в нотариальной конторе

Типовая номенклатура дел (Приказ Росархива № 77)

С года нотариусы‚ занимающиеся частной практикой‚ обязаны формировать дела строго в соответствии с утвержденной Типовой номенклатурой. Она определяет:

• Состав дел (какие документы в какое дело включать).
• Сроки хранения каждого дела (постоянное‚ свыше 10 лет‚ до 10 лет).
• Индексы и названия дел.

Важно: Номенклатура утверждается нотариусом локальным нормативным актом (приказом/распоряжением) на основании Типовой не позднее года (период перехода).

Комплектование и оформление дел

Процесс комплектования регламентирован п. 73 Правил (Приказ Минюста № 395):

1. Хронологический порядок документов внутри дела (по дате составления/поступления).
2. Нумерация листов сквозная через все документы дела.
3. Составление обложки по установленному образцу. На обложке обязательно указываются:
   • Полное и сокращенное название организации (ФИО нотариуса).
   • Индекс дела (по номенклатуре) и порядковый номер дела.
   • Название дела.
   • Даты начала и окончания (хронологические границы).
   • Количество листов.
   • Срок хранения (например: «Постоянное»‚ «50 лет»‚ «10 лет»).
   • Подпись нотариуса/ответственного работника и дата комплектования.
4. Составление внутреннего описи (перечня документов в деле) для дел длительного хранения.

Учет и условия хранения

• Журналы учета: ведутся журналы регистрации нотариальных действий‚ журнал учета дел архива (форма по Приказу № 395).
• Помещение: архив должен быть выделенным‚ сухим‚ защищенным от несанкционированного доступа‚ пожара и чрезмерной влажности. Металлические стеллажи‚ закрываемые двери.
• Доступ: только нотариус и уполномоченные им работники (ответственный за делопроизводство).

Сроки хранения документов: нюансы 2026 года

Сроки хранения делятся на три категории. Срок хранения исчисляется с 1 января года‚ следующего за годом окончания дела.

Ключевое изменение (Приказ Росархива № 77‚ действует с ): Документы со сроком хранения до 10 лет передаче в государственный архив не подлежат. Они уничтожаются в конторе по истечении срока. Это существенно разгружает архивные учреждения.

Порядок передачи дел в нотариальный архив (Государственный архив)

Сроки передачи

Согласно ФЗ от и Приказу № 77:

• Дела постоянного хранения и со сроком свыше 10 лет передаются в нотариальный архив по истечении срока хранения в конторе (обычно через 1–3 года после завершения года формирования‚ в зависимости от вида дела).
• Критически важно: Передача должна быть завершена не позднее года для дел‚ сформированных до вступления в силу новых правил (период перехода). Для новых дел, в установленные номенклатурой сроки.

Подготовка к передаче (Переформирование)

Перед передачей номенклатурные дела постоянного и свыше 10-летнего хранения обязательно подлежат переформированию (п. 73 Правил № 395):

1. Проверка полноты дел (нет ли пропущенных листов/документов).
2. Восстановление утраченных реквизитов (нумерация‚ даты‚ подписи).
3. Переплетка в твердую обложку (если дела были в мягких).
4. Составление описания дел к передаче (сводная опись по форме Приказа № 395).

Акт приема-передачи

Передача осуществляется по Акту приема-передачи нотариальных документов на хранение (форма утверщена Приказом Минюста № 395) в 2 экземплярах:

• 1 экземпляр — в архивное учреждение.
• 1 экземпляр — остается в нотариальной конторе (хранится постоянно).

В акте указываются: реквизиты конторы‚ реквизиты архива‚ перечень передаваемых дел (индекс‚ номер‚ название‚ даты‚ кол-во листов‚ срок хранения)‚ состояние сохранности.

Временное хранение и передача дел в исключительных случаях

Существуют ситуации‚ когда нотариус не может лично обеспечивать хранение архива. В этих случаях документы передаются по Акту передачи (не приема-передачи в архив‚ а временной передачи) в порядке‚ установленном Приказом № 395 (раздел IX):

Основания для временной передачи:

• Длительное отсутствие нотариуса (более 3 месяцев).
• Невозможность исполнять полномочия или содержать архив (болезнь‚ лишение лицензии и т.д.).
• Сложение полномочий нотариусом частной практики.
• Изменение территории деятельности.
• Увольнение нотариуса госнотариата или работника‚ ответственного за делопроизводство.

Кому передаются дела:

1. Нотариусу-коллеге (по согласованию с нотариальной палатой), для продолжения ведения дел.
2. Нотариальной палате субъекта РФ — для временного хранения.
3. Государственному нотариальному архиву — если нет возможности передать нотариусу/палате.

Важно: При передаче нотариусу или палате составляется подробная опись. После восстановления полномочий или назначения нового нотариуса дела возвращаются по обратному акту.

Ответственность и контроль

• Дисциплинарная: нарушение сроков хранения‚ утрата документов‚ несоответствие номенклатуры, основание для применения мер дисциплинарной ответственности нотариальной палатой (до исключения из реестра нотариусов).
• Гражданско-правовая: возмещение ущерба клиентам в случае утраты документов‚ не допущенных к уничтожению.
• Административная/Уголовная: за умышленное уничтожение‚ подлог‚ разглашение тайны нотариального действия (ст. 13.19 КоАП РФ‚ ст. 292 УК РФ и др.).

Чек-лист нотариуса на 2026–2027 годы

1. [ ] Утвердить Рабочую номенклатуру дел на основе Приказа Росархива № 77 (дедлайн ).
2. [ ] Перевести текущее делопроизводство на новую номенклатуру (присвоить индексы делам).
3. [ ] Провести ревизию архива: выделить дела со сроком до 10 лет для последующего уничтожения (составить акты экспертизы и уничтожения).
4. [ ] Подготовить дела постоянного и свыше 10-летнего хранения к передаче: переформировать‚ описать‚ переплести.
5. [ ] Заключить договор с архивным учреждением субъекта РФ (государственным архивом) на прием документов.
6. [ ] Обеспечить выполнение передачи дел не позднее (для накопленного массива).
7. [ ] Обновить локальные акты: «Правила организации архива»‚ «Инструкция по делопроизводству»‚ «Положение об ответственном за архив».

Главный принцип: «Документ не должен погибнуть‚ но и не должен храниться вечно без нужды». Четкое разделение на «передать в архив» (постоянное/свыше 10 лет) и «уничтожить в конторе» (до 10 лет) — это основа современной архивной политики нотариата.

Статья подготовлена на основе нормативных актов‚ действующих на . Для применения к конкретной ситуации рекомендуется консультироваться с нотариальной палатой субъекта РФ и архивным учреждением-приемником.