Архив организации – это структурное подразделение, отвечающее за комплектование, учёт, сохранность и использование документов․ Вопрос о том, в каком отделе следует размещать архив, зависит от объёма документооборота, численности сотрудников и внутренней структуры предприятия․ Ниже представлен подробный обзор нормативной базы, возможных вариантов расположения архива и его основных задач․

Нормативная база

Деятельность архива регулируется следующими нормативными актами:

• Конституция Российской Федерации;
• Федеральные конституционные законы и федеральные законы;
• Международные договоры (соглашения);
• Указы и распоряжения Президента РФ;
• Постановления и распоряжения Правительства РФ;
• Приказы Федерального архивного агентства (ФАА);
• Устав архива организации․

Государственное управление архивным делом осуществляют федеральные органы власти, в т․ч․ уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (часть 3 изменена с 29 января 2018 г․ – Федеральный закон от 28 декабря 2017 г․ № 435‑ФЗ)․

Варианты размещения архива в структуре организации

Архив может быть организован двумя основными способами:

1. Как самостоятельное структурное подразделение – отдельный отдел, непосредственно подчиняющийся руководству организации․
2. Как подразделение в составе службы делопроизводства (или службы документационного обеспечения управления) – например, в составе общего отдела, секретариата или отдела кадров․

Выбор варианта зависит от следующих факторов:

• Объём документооборота: при большом количестве документов целесообразно выделить архив в отдельное подразделение;
• Численность сотрудников: в небольших компаниях архив часто возлагают на одного сотрудника (секретаря, специалиста отдела кадров или бухгалтера);
• Внутренняя регламентация: некоторые организации предпочитают включать архив в состав службы делопроизводства для обеспечения единого подхода к обработке документов․

Основные задачи архива организации

Согласно положению об архиве, его деятельность направлена на выполнение следующих функций:

• Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• Учёт и обеспечение сохранности документов;
• Создание научно‑справочного аппарата к документам архива;
• Использование хранящихся в архиве документов (предоставление информации по запросам, подготовка справок и т;д․)․

Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы подлежат передаче на хранение в архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве․ Этот срок установлен для обеспечения возможности текущего использования документов и последующей их архивной обработки․

Приём документов осуществляют уполномоченные сотрудники (архивариус, ответственный за архив, секретарь и т․п․)․ Носители отправляются на хранение после истечения указанного срока․

Ответственность за архив

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации․ Ответственность за соблюдение законодательства в архивном деле возлагается на:

• Органы власти и прокуратуру (контроль за соблюдением норм);
• Федеральное архивное агентство (ФАА) – непосредственное ведение архивного дела на территории РФ․

В небольших компаниях ответственность за архив может возлагаться на секретаря, специалиста отдела кадров или бухгалтера․

Практические рекомендации для разных типов организаций

Малые предприятия (до 50 сотрудников)

• Назначить одного ответственного сотрудника (часто секретаря или специалиста отдела кадров);
• Оформить архив как часть общего отдела или службы делопроизводства;
• Вести простую номенклатуру дел и обеспечивать хранение документов в соответствии с установленными сроками․

Средние предприятия (50–250 сотрудников)

• Создать отдельный архивный отдел внутри службы делопроизводства;
• Назначить руководителя архива (архивариуса) и, при необходимости, помощников;
• Разработать положение об архиве, утверждённое руководством;
• Обеспечить создание научно‑справочного аппарата (каталоги, индексы, электронные базы данных)․

Крупные предприятия и холдинги (более 250 сотрудников)

• Выделить архив в самостоятельное структурное подразделение, непосредственно подчинённое генеральному директору или вице‑президенту по административным вопросам;
• Сформировать архивную службу, включающую отделы комплектования, хранения, использования и научно‑справочного обеспечения;
• Внедрить электронную систему управления документами (ЭСУД) для автоматизации учёта и поиска;
• Обеспечить регулярное взаимодействие с государственными архивами для передачи документов постоянного хранения․

Архив организации – важный элемент системы управления документацией․ Его место в структуре предприятия определяется объёмом документооборота, численностью персонала и внутренними регламентами․ Независимо от того, размещён ли архив как отдельный отдел или как часть службы делопроизводства, он должен выполнять ключевые функции: комплектование, учёт, сохранность и использование документов․ Соблюдение нормативных требований и чёткое распределение ответственности обеспечивают эффективную работу архива и защиту информационного наследия организации․