Организация архива – важный элемент управления информацией в любой компании. Правильно построенный архив обеспечивает сохранность документов, соблюдение законодательных требований и удобный доступ к необходимым данным. Ниже представлен подробный план создания как бумажного, так и электронного архива в соответствии с действующим российским законодательством.

Нормативная база

Прежде чем приступать к практической работе, необходимо изучить основные нормативные акты:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – фундаментальный документ, определяющий принципы организации архивного дела, порядок формирования, хранения и использования архивных документов.
• Постановление Правительства РФ от № 1406 (ред. от ) «О федеральной целевой программе Развитие судебной системы России на 2013‑2024 годы» – содержит положения о создании электронного архива для хранения электронных документов.
• Ведомственные приказы и инструкции (например, приказы Минкультуры России, Росархива) – уточняют требования к оформлению дел, срокам хранения и техническим средствам.

Этапы создания архива

1. Анализ текущего состояния документации
   • Инвентаризация всех видов документов (бумажных, электронных, фото‑ и видеоматериалов).
   • Определение объёма, видов и периодичности поступления документов.
2. Разработка положения об архиве
   • Основные положения (цели, задачи, функции архива).
   • Состав документов архива (какие виды документов подлежат включению).
   • Права и обязанности архива, порядок взаимодействия с подразделениями организации.
   • Регламент работы с электронными и бумажными носителями.
3. Выбор ответственного лица или команды
   • Назначение архивариуса (или создания архивного отдела).
   • Определение зоны ответственности: приём, обработка, хранение, выдача документов.
4. Определение нормативных сроков хранения
   • С использованием типовых перечней (например, Перечень типовых номенклатур дел) и отраслевых нормативов.
   • Установление сроков для постоянного, длительного и временного хранения.
5. Техническое оснащение
   • Для бумажного архива: стеллажи, шкафы, климатические системы (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
   • Для электронного архива: серверы или облачные хранилища, системы резервного копирования, средства защиты информации (шифрование, контроль доступа).
6. Выбор программного обеспечения (для электронного архива)
   • Системы электронного документооборота (ЭДО) с модулем архива (например, «Directum», «Docsvision», «КОРУС Консалт»).
   • Варианты open‑source (Alfresco, Nuxeo) при ограниченном бюджете.
   • Обеспечение поддержки форматов PDF/A, TIFF, JPEG2000 для долгосрочного хранения.
7. Оцифровка бумажных документов (при необходимости)
   • Сканирование с разрешением не менее 300 dpi.
   • Распознавание текста (OCR) для создания поисковых индексов.
   • Контроль качества полученных изображений.
8. Внутренние регламенты и инструкции
   • Правила приёма и регистрации документов.
   • Процедуры классификации, индексации и формирования дел.
   • Инструкции по выдаче, возврату и уничтожению документов по истечении срока хранения.
   • План действий при ЧС (пожар, затопление, кибератака).
9. Обучение персонала
   • Семинары по работе с архивом, основам архивного законодательства и правилам обращения с документами.
   • Периодическое обновление знаний в связи с изменениями в нормативной базе.
10. Контроль и аудит
    • Регулярные проверки completeness и integrity архива (сверка описей, проверка состояния носителей).
    • Внутренний аудит соответствия требованиям 125‑ФЗ и внутренних положений.
    • Подготовка отчётов для руководства и контролирующих органов.

Особенности создания электронного архива

Электронный архив (ЭАД) становится обязательным для многих организаций, особенно при работе с юридически значимыми документами. Ключевые аспекты:

• Соответствие требованиям ФЗ‑125 и Постановления № 1406 – обеспечение неизменности, подлинности и доступности электронных документов на протяжении всего срока хранения.
• Выбор формата хранения – рекомендуется использовать архивные форматы (PDF/A‑2/3, TIFF, JPEG2000) и метаданные, соответствующие стандартам ISO 16175 (принципы OAIS).
• Интеграция с существующими ИТ‑системами – обеспечение автоматического потока документов из систем ERP, CRM, бухгалтерии в архив.
• Безопасность – многоуровневая защита: аутентификация, авторизация, шифрование данных на диске и при передаче, журналы аудита.
• Резервное копирование и восстановление – географически распределённые копии, регулярное тестирование процедур восстановления.
• Масштабируемость – возможность увеличения объёма хранилища без потери производительности.

Пример структуры положения об архиве

1. Основные положения (цели, задачи, функции).
2. Состав документов архива (номенклатура дел, виды носителей).
3. Права и обязанности архива (приём, хранение, выдача, уничтожение).
4. Порядок взаимодействия с подразделениями организации.
5. Регламент работы с электронными документами (форматы, метаданные, защита).
6. Финансирование и материально‑техническое обеспечение.
7. Контроль и аудит архивной деятельности.
8. Ответственность за нарушение положения.

Практические рекомендации

• Начинайте с пилотного проекта: выберите одно подразделение или тип документов для отработки всех процедур.
• Используйте шаблоны и образцы, предоставленные КонсультантПлюс, «Гарант» и другими правовыми системами – они значительно ускоряют разработку внутренних нормативов.
• При выборе подрядчика для оцифровки или создания ЭАД проверяйте наличие лицензий на работу с архивными документами и опыт в вашей отрасли.
• Документируйте все этапы: от инвентаризации до ввода в эксплуатацию – это упрощает последующие аудиты и проверки контролирующих органов.
• Следите за обновлениями законодательства: изменения в 125‑ФЗ и связанных подзаконных актах могут потребовать корректировки положения об архиве и технических решений.

Создание архива в России – это комплексный процесс, требующий тщательного планирования, знания нормативной базы и правильного выбора технических решений. Следуя предложенному пошаговому алгоритму, организация сможет построить надёжную систему хранения документов, обеспечивающую законность, доступность и долгосрочную сохранность информации как в бумажном, так и в электронном виде.

Успешного вам архивного дела!