Деятельность архивов в федеральных органах исполнительной власти (федеральных министерствах, ведомствах, агентствах) строго регламентируется федеральным законодательством и подзаконными актами. Главной целью такого регулирования является обеспечение сохранности документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации, а также гарантированный доступ к ним для государственных нужд и граждан.

Ключевой документ, регламентирующий эту сферу на текущий момент (по состоянию на 2026 год), — это Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила № 77).

Нормативно-правовая основа

Иерархия нормативных актов, регулирующих работу архивов в федеральных органах власти, выглядит следующим образом:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы, понятия, права и обязанности субъектов архивного дела, состав Архивного фонда РФ и порядок управления им.
2. Постановления Правительства РФ — уточняют порядок передачи документов в государственные архивы, особенности хранения секретных и конфиденциальных документов, вопросы делового производства.
3. Приказы Росархива (Федерального архивного агентства) — основные подзаконные акты детальной регламентации:
   • Приказ № 77 от , Основные Правила организации хранения, комплектования, учета и использования (вступил в силу в ред. Приказа № 236, но Приказ № 77 утвердил новую редакцию Правил).
   • Приказ № 236 от — Утверждает Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (критически важен для экспертизы ценности и составления номенклатур).
   • Методические рекомендации к Правилам № 77 — разъясняют порядок применения правил на практике.
4. Локальные нормативные акты федерального органа — Положение об архиве ведомства, Номенклатура дел, Инструкция по делопроизводству, График передач дел в архив.

Основные принципы организации архивного дела (ст. 5 Закона № 125-ФЗ)

Работа архива любого федерального органа должна строиться на следующих принципах:

• Единость системы управления архивными документами и единоты требований к их учету и хранению.
• Обязательность формирования Архивного фонда РФ и сохранения документов установленные сроки.
• Доступность архивных документов для пользователей в порядке, установленном законом (с учетом ограничений доступа к гостайне, персональным данным и иной охраняемой законом информации).
• Федеральная государственная собственность на документы Архивного фонда РФ (они не могут быть приватизированы, проданы, безвозмездно переданы в собственность иным лицам).
• Научная обоснованность методов формирования, учета, хранения и использования документов.

Структура и функции архива федерального органа

В соответствии с Правилами № 77 и типовыми положениями, архив федерального органа (часто называемый «ведомственным архивом» или «архивом организации») является структурным подразделением органа власти.

Основные функции:

1. Приемка и комплектование: Прием документов от структурных подразделений органа по истечении сроков их хранения в делах (по номенклатуре), проверка полноты, оформления, соблюдения сроков.
2. Учет: Ведение государственных форм учета (инвентарные книги, описи, карточки фондов, автоматизированные базы данных).
3. Хранение и обеспечение сохранности: Создание необходимых микроклиматических условий, пожарной безопасности, антитеррористической защиты, защита от несанкционированного доступа.
4. Составление справочно-поискового аппарата (СПА): Описи дел, указатели, картотеки, электронные базы данных для оперативного поиска информации.
5. Использование (обслуживание пользователей): Выдача документов сотрудникам органа, направление ответов на архивные справки граждан и организаций, оцифровка документов.
6. Экспертиза ценности документов: Участие в работе экспертной комиссии по определению сроков хранения (временное / постоянное).
7. Подготовка к передаче в государственные архивы: Формирование отборов документов постоянного хранения для передачи в федеральные государственные архивы (РГАДА, РГАНИ, ГАРФ и др.) по истечении 10 лет (для большинства документов) или иных сроков, установленных законом.

Ключевые процессы по Правилам № 77 (Приказ Росархива от )

Комплектование архива

Процесс комплектования — это систематическая передача дел в архив от структурных подразделений (делопроизводителей).

• Сроки передачи: Дела передаются в архив ежегодно, не позднее 1 марта года, следующего за годом окончания дела (для дел временного хранения) или в сроки, установленные номенклатурой дел.
• Порядок приемки: Архивариус проверяет соответствие дел номенклатуре, полноту дел (наличие всех листов, приложений), правильность оформления (нумерация, шифровка, заголовки), соответствие сроков хранения.
• Акт приема-передачи: Оформляется акт приема-передачи дел в архив (в бумажном и/или электронном виде), подписываемый представителем передающего подразделения и архивариусом.

Учет архивных документов

Учет является обязательным и непрерывным. Правила № 77 устанавливают единые формы учета:

• Фондовый учет: Инвентаризация фондов (раз в 5 лет или при смене ответственного лица).
• Описной учет: Составление описей дел (формы № 1-Арх, № 2-Арх или электронные аналоги). Описание производится по фондам за год.
• Внутриделовый учет: Для дел длительного хранения и сложной структуры — перечни листов/документов внутри дела.
• Автоматизированный учет: Ведение электронных баз данных (ЭБД) архивных фондов. Важно: ЭБД должна обеспечивать формирование отчетности по формам, установленным Росархивом (например, Форма № 1-арх «Сведения о составе и состоянии архивных фондов»).

Обеспечение сохранности и условия хранения

Федеральные органы обязаны предоставлять архивам помещения, соответствующие СанПиН 2.2.1/2.-03 и требованиям Росархива:

• Температура: 18±2 °C (зимой не ниже 16 °C).
• Относительная влажность: 50±5% (допускается 40–60%).
• Пожарная безопасность: системы пожаротушения (порошковые, газовые, водяные, в зависимости от категории помещения), сигнализация.
• Охрана: физическая охрана, системы контроля доступа (СКУД), видеонаблюдение.
• Специальные условия: для фото/кино/аудиодокументов, машинных носителей, секретных документов, отдельные режимы хранения (холодильные камеры, сейфы, серверные с контролем климата).

Использование документов

Правила № 77 детально регламентируют порядок выдачи и использования:

• Внутреннее использование: Выдача дел сотрудникам органа по служебным запискам/заявкам. Учет выдачи в журнале выдачи (формы № 5-Арх или электронный журнал). Срок выдачи, обычно до 1 месяца с возможностью продления.
• Внешнее использование (граждане, организации): На основании письменных заявлений. Выдача копий (сверенных, нотариально заверенных), справок, выписок. Обязательно соблюдение ФЗ-152 «О персональных данных» и закона о гостайне.
• Удаленное использование: Предоставление электронных копий через официальные сайты ведомств, портал «Госуслуги», АИС «Архивы России».
• Запреты: Выдача единственных экземпляров документов (только копии), выдача документов с истекшим сроком ограничения доступа без снятия грифа, вынос документов за пределы архива без разрешения руководителя органа.

Экспертиза ценности документов и сроки хранения

Это центральный процесс, определяющий судьбу документа: уничтожение или вечное хранение.

Нормативная база сроков

• Приказ Росархива № 236 от — «Перечень типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков их хранения». Это базовый документ для типовых дел (управление персоналом, финансы, общее делопроизводство, контроль и т.д.).
• Отраслевые номенклатуры — утверждаются Росархивом совместно с профильными министерствами (например, для МВД, МО, МИД, ФНС и др.). Они имеют приоритет над типовым перечнем № 236.
• Номенклатура дел конкретного органа — утверждается руководителем федерального органа по согласованию с Росархивом. Сроки хранения в ней устанавливаются на основе типовых/отраслевых номенклатур.

Категории сроков хранения

1. Временное хранение: 1 год, 3, 5, 10, 30, 50, 75 лет. По истечении — подлежат уничтожению (после экспертизы).
2. Постоянное хранение: Документы исторической, научной, культурной ценности. Подлежат передаче в федеральные государственные архивы (ФГА) в установленные сроки.

Порядок проведения экспертизы

• Создается Экспертная комиссия по определению ценности и сроков хранения документов (утверждается приказом руководителя органа).
• В состав входят: руководители структурных подразделений, архивариусы, юристы, предметные специалисты. Обязательное участие представителя Росархива (или уполномоченного органа) при экспертизе документов постоянного хранения.
• Результаты оформляються Актом экспертизы (форма № 3-Арх) и приказом руководителя органа об утверждении акта.
• Дела на уничтожение — подлежат шредеровке/уничтожению с составлением Акта уничтожения. Дела на постоянное хранение — готовятся к передаче в ФГА.

Депозитарное хранение и передача в государственные архивы

Согласно ст. 19 Закона № 125-ФЗ и Правилам № 77, документы постоянного хранения ( Архивный фонд РФ) должны быть переданы в федеральные государственные архивы.

• Срок передачи: В течение 10 лет после окончания дела (для большинства федеральных органов). Для органов безопасности, внешней политики, спецсвязи — специальные сроки (до 30 лет и более) по согласованию с Росархивом.
• Депозитарное хранение: До момента передачи в ФГА документы постоянного хранения находятся в депозитарном хранении в архиве федерального органа. Орган власти несет полную ответственность за их сохранность и учет.
• Договор о передаче: Заключается между федеральным органом и уполномоченным федеральным органом (Росархивом/ФГА). Обязательным приложением является Опись передаваемых дел.

Особенности работы с электронными документами и оцифровкой

Современные Правила (№ 77) и Приказ Минкультуры/Росархива уделяют особое внимание электронным архивам:

• Электронные архивные документы (ЭАД), созданные в СЭД (системах электронного делопроизводства), подлежат передаче в архив органа в нативном формате или в формате PDF/A с ЭП (электронной подписью).
• Оцифровка бумажных документов: Допускается замена оригиналов электронными копиями при соблюдении технологий (ГОСТ Р 7.0.99-2018, ГОСТ Р 7.0.100-2018) и наличии квалифицированной ЭП на копии. Оригиналы ценных документов при этом сохраняются.
• Долгосрочное хранение ЭАД: Требует использования доверенных хранилищ, регулярной миграции данных, контроля целостности (хэш-сумм).

Ответственность и контроль

Нарушение законодательства об архивном деле влечет ответственность:

• Административная (КоАП РФ ст. 5.31): За нарушение правил хранения, учета, комплектования, неустановленные уничтожение — штрафы на должностных лиц (от 2 000 до 5 000 руб.), на юрлиц (от 50 000 до 200 000 руб.).
• Дисциплинарная: За неисполнение обязанностей по архивному делу (выговор, увольнение).
• Уголовная (УК РФ ст. 283): За уничтожение, повреждение или хищение документов, имеющих особую историческую, научную, культурную ценность — до 3 лет лишения свободы.
• Контроль: Росархив осуществляет государственный контроль (проверки) за состоянием архивного дела в федеральных органах (плановые и внеплановые).

Чек-лист для руководителя архива федерального органа

Для обеспечения соответствия требованиям Приказа № 77 и Закону № 125-ФЗ рекомендуется ежегодно проверять:

1. Наличие актуального Положения об архиве и утвержденной Номенклатуры дел.
2. Соответствие помещений архива санитарным нормам и требованиям пожарной безопасности (наличие заключений/протоколов).
3. Своевременность приемки дел от подразделений (график передач, акты приема-передачи).
4. Полноту и актуальность Справочно-поискового аппарата (описи, ЭБД, указатели).
5. Проведение ежегодной экспертизы ценности документов с истекающими сроками хранения.
6. Наличие Актов экспертизы и приказов об уничтожении/передаче.
7. Оформление депозитарного хранения документов постоянного хранения (договоры с ФГА, описи к передаче).
8. Ведение учета выдачи документов (журналы, ЭДО) и соблюдение режима ограничения доступа.
9. Наличие Плана действий по защите архивных фондов в чрезвычайных ситуациях (ПЧС).
10. Своевременную сдачу статистической отчетности (Форма № 1-арх) в Росархив.
11. Квалификацию архивариусов (повышение квалификации не реже 1 раза в 3 года).

Работа архивов в федеральных органах власти — это не просто «хранение бумаг», а сложный управленческий процесс, обеспечивающий правовую защищенность деятельности государства, сохранение исторической памяти и прозрачность государственной власти. Переход на Приказ Росархива № 77 (2023) и активное внедрение электронного документооборота ставят перед ведомственными архивами новые вызовы: обеспечение юридической значимости электронных копий, кибербезопасность архивных баз данных и интеграция в единую федеральную архивную информационную систему.

Соблюдение установленных Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов является обязательным условием законной деятельности любого федерального органа исполнительной власти.

Статья подготовлена на основе действующего на 2026 год законодательства: ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Росархива № 77 от , Приказ Росархива № 236 от , Методических рекомендаций Росархива. Перед применением рекомендуется проверить актуальность редакций нормативных актов в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант, Официальный интернет-портал правовой информации).