Организация архивного дела в судебной системе Российской Федерации — это строго регламентированный процесс‚ обеспечивающий сохранность правовой информации‚ доступность судебных актов для участников процесса и формирование исторического фонда страны. Основным нормативным правовым актом‚ регулирующим эти вопросы на протяжении длительного времени‚ являлась Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов‚ их комплектации‚ учета и использования‚ утвержденная Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157 (в ред. от ).

Важно: Указанный Приказ № 157 утратил силу с момента вступления в действие нового нормативного акта — Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 261 «Об утверждении Инструкции о порядке формирования‚ ведения учета‚ хранения и использования архивных документов федеральных судов». Данная статья написана на основе анализа положений Приказа № 157 (как фундаментальной базы судебного архивоведения) с указанием на современные тенденции и требования актуального законодательства. Для практической работы необходимо руководствоваться действующей на текущую дату редакцией Приказа № 261.

Нормативная правовая база

Деятельность архивов федеральных судов строится на иерархии нормативных актов:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
2. Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации‚ информационных технологиях и о защите информации» (в части доступа к сведениям).
3. Постановление Правительства РФ от № 936 «Об утверждении Положения о порядке формирования‚ ведения учета‚ хранения и использования архивных документов‚ подлежащих передаче в государственные архивы Российской Федерации».
4. Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 261 (действующая Инструкция).
5. Приказ Росархива от № 55 (типовые сроки хранения документов судов — применяется по согласованию).

Ранее действовавшие акты (Приказ СД при ВС РФ от № 137‚ Приказ Минюста СССР от № 13) признаны недействующими.

Основные принципы архивного дела в судах

Согласно п. 1.1 Инструкции (Приказ № 157‚ сохраняющему актуальность в методологическом плане)‚ работа с документами судов представляет собой единый процесс‚ охватывающий:

• Дело производство (создание‚ оформление‚ исполнение документов).
• Архивное дело (отбор‚ комплектацию‚ учет‚ хранение‚ использование).

Ключевые принципы:

• Своевременность: передача дел в архив сразу после окончания срока хранения в делопроизводстве.
• Полнота и достоверность: сохранность всех документов‚ имеющих научную‚ практическую‚ историческую или правовую ценность.
• Единообразие: применение общих правил комплектации и описания во всех федеральных судах общей юрисдикции.
• Законность доступа: предоставление документов с соблюдением режима доступа к сведениям‚ составляющим тайну (государственную‚ коммерческую‚ адвокатскую‚ врачебную‚ налоговую и др.).

Порядок отбора документов на хранение (Экспертиза документов)

Организация экспертизы

Отбор документов на хранение производится путем проведения экспертизы документов. Это обязательная процедура‚ проводимая ежегодно (как правило‚ в I квартале года‚ следующего за отчетным).

Состав экспертной комиссии утверждается председателем суда. В нее входят:

• Председатель суда или его заместитель (председатель комиссии).
• Администратор суда (или уполномоченное лицо).
• Главный архивист / архивист суда.
• Представители судебных коллегий (по гражданским‚ уголовным‚ административным делам).
• Специалист по защите гостайны (при наличии секретных дел).

Критерии отбора (Сроки хранения)

Основным документом‚ определяющим сроки хранения‚ является Номенклатура дел суда‚ утверждаемая судом по согласованию с органом архивного дела (Росархив) и Судебным департаментом.

Документы делятся на категории по срокам хранения:

> Примечание: Срок хранения исчисляется с 1 января года‚ следующего за годом окончания дела (завершения производства по делу‚ увольнения сотрудника и т.д.).

Акт экспертизы

Результаты экспертизы оформляются Актом экспертизы документов (в 2-х экземплярах). Акт подписывается всеми членами комиссии. Один экземпляр остается в суде‚ второй — при наличии передачи в государственный архив — направляется в архивное учреждение.

Документы‚ не прошедшие экспертизу (не имеющие ценности)‚ подлежат уничтожению по отдельному Акту об уничтожении с изготовлением выписки для учета.

Комплектация судебных дел и нарядов

Комплектация — это процесс приведения дела в установленную форму перед сдачей в архив. Это критически важный этап‚ от которого зависит возможность быстрого поиска и использования дела в будущем.

Структура дела (Наряда)

Под «нарядом» понимается сброшюрованное дело документов одной категории‚ сформированное в алфавитном или хронологическом порядке (п. 1.1 Инструкции № 157).

Порядок комплектации гражданского/административного дела:

1. Внутренний обложка (футляр) с реквизитами: название суда‚ номер дела‚ категории сторон‚ дата поступления/завершения‚ срок хранения‚ шифр дела по номенклатуре.
2. Список документов дела (Опись) — обязательный реквизит. Составляется на стандартных бланках (форма № 101 или аналогичной). Документы нумеруются сквозно.
3. Судебные акты (решение‚ определение‚ постановление) — в хронологическом порядке (первоначальные‚ апелляционные‚ кассационные).
4. Протоколы судебных заседаний (бумажные и/или аудиозаписи на носителях).
5. Иски‚ заявления‚ возражения‚ ходатайства сторон.
6. Доказательства (договоры‚ чеки‚ заключения экспертов‚ протоколы осмотра/допроса). Важно: Вещественные доказательства в дело не сшиваются‚ к делу прикладывается опись вещественных доказательств с указанием места их хранения.
7. Прочие документы (опросы свидетелей‚ объяснения сторон‚ судебные поручения и отчеты об их исполнении).

Особенности комплектации уголовных дел

• Объем дела может составлять десятки томов. Каждый том прошивается и нумеруется отдельно.
• Обязательное наличие обложки тома с указанием диапазона страниц (листов) в томе.
• Отдельный том (или раздел) формируется для материалов дознания/следствия‚ переданных в суд.
• Протоколы заседаний с присяжными заседателями / коллегией присяжных оформляются с соблюдением особой процедуры (анонимизация при необходимости).

Технические требования

• Документы прошиваются ниткой № 10 или 20 (хлопковая‚ полиэстер) в 3-4 пролета.
• Узел завязывается на обратной стороне последнего листа или на обложке‚ концы ниток длиной 5–7 см промачиваються к обложке клеем (клейстером).
• На месте узла наклеивается пробковый листок (пломба) с указанием числа листов в деле‚ даты прошивки и подписи комплектовщика.
• Нумерация листов — сквозная‚ арабскими цифрами‚ в правом верхнем углу (карандашом или пером‚ не шариковой ручкой).

Учет и описание архивных документов

Без учета архив перестает быть информационной системой и превращается в склад макулатуры. Инструкция устанавливает обязательные виды учета:

Фондовый учет (Высший уровень)

• Форма № 1 (Инвентарная книга фондов) — учет фондов суда (фонд = совокупность дел одного органа/лица).
• Форма № 2 (Опись дел фонда) — основной справочный аппарат. Составляется по каждому фонду ежегодно.

Опись дел (Форма № 2 / 101)

Опись содержит колонки:

1. Порядковый номер дела в описи.
2. Номер дела (присваиваемый в делопроизводстве).
3. дела (Суть дела: Иванов И.И. против Петров П.П. о взыскании долга).
4. Даты начала и окончания дела.
5. Число листов в деле.
6. Срок хранения (год до которого хранится).
7. Примечания (секретность‚ отсутствие листов‚ место хранения т.п.).

Внутренний учет архива суда

• Журнал регистрации поступивших в архив дел (Форма № 4).
• Журнал учета выдачи дел (Форма № 5) — учет использования (кем‚ когда‚ зачем выдано‚ когда возвращено).
• Карточки учета дел (Форма № 6), по каждому делу для быстрого поиска на полке.
• Адресная опись / Картотека дел — для оперативного поиска по номеру дела‚ ФИО сторон‚ статье УК/ГК РФ.

Автоматизированные системы (АС «Архив»‚ «Темида»‚ ГАС «Правосудие»)

Современная Инструкция (Приказ № 261) делает акцент на ведении учета в электронном виде. Электронная опись должна дублировать бумажную (или заменять ее при наличии ЭП и соблюдении требований 149-ФЗ). Обеспечивается полнотекстовый поиск по метаданным дел.

Хранение и обеспечение сохранности

Помещения архива

Архивные помещения должны соответствовать СанПиН 2.2.1/2.-03 и требованиям Росархива:

• Температура: 18 ± 2 °C (зимой не ниже 15 °C).
• Относительная влажность: 50–55% (допуск ± 5%).
• Защита от прямого солнечного света (шторы‚ жалюзи).
• Пожарная безопасность: системы пожаротушения (порошковые‚ газовые — вода запрещена)‚ датчики дыма‚ металлические двери класса не ниже 2-го сопротивления взлому.
• Стеллажи: металлические‚ неподвижные или подвижные (мобильные)‚ заземленные. Высота стеллажей не более 2‚2–2‚5 м для удобства работы.

Размещение дел

• Дела расставляются по фондам‚ в пределах фонда, по описям‚ в пределах описи — по порядковым номерам.
• На стеллажах обязательны адресные таблички (Номер стеллажа‚ Номер полки‚ Номера описей/делов на полке).
• Запрещается складывать дела на пол‚ на верхние крышки стеллажей‚ у радиаторов.

Биологическая защита

Ежеквартальный осмотр на предмет грибка‚ насекомых‚ грызунов. Проведение дезинсекции/дератизации только разрешенными препаратами‚ не повреждающими бумагу (без хлора).

Использование архивных документов

Использование, это целевое назначение архива. Инструкция регламентирует порядок выдачи:

Круг лиц‚ имеющих право на использование

• Судейства и аппараты судов (для разрешения новых дел‚ изучения судебной практики‚ исполнения акта).
• Участники рассмотренных дел (истцы‚ ответчики‚ осужденные‚ потерпевшие‚ их уполномоченные представители по нотариальной доверенности).
• Прокуроры‚ следователи‚ дознаватели (по ходатайству в рамках уголовного производства).
• Научные работники‚ студенты‚ журналисты, только по документам со сроком хранения «постоянный» после истечения 30 лет (для дел‚ не содержащих тайны) и с разрешения председателя суда.

Порядок выдачи

1. Заявление (ходатайство) с указанием номера дела‚ цели использования.
2. Проверка срока хранения и режима доступа (нет ли ограничений: гостайна‚ персональные данные‚ тайна усыновления‚ врачебная тайна).
3. Оформление Выписки (копии) или выдача оригинала дела под роспись в Журнале выдач (Форма № 5).
4. Оригиналы дел‚ как правило‚ не выдаются за пределы архива/суда. Исключение — направление в вышестоящий суд по кассации/надзору (под детальную опись и расписку председателя/администратора принимающего суда).
5. Копирование производится на копирах/сканерах планового типа (без контактного нагрева‚ без подавителя корнища книги).

Выдача электронных копий

Внедряется практика предоставления заверенных электронных копий через ГАС «Правосудие» или личный кабинет участника дела (с использованием ЭЦП)‚ что снижает нагрузку на бумажный фонд.

Передача дел в государственные архивы

Дела со сроком хранения «постоянный» (и по истечении сроков долговременного хранения — по решению экспертной комиссии) подлежат передаче в государственные архивы субъектов РФ (областные‚ краевые‚ республиканские архивы) или в Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ), для высших судов.

Процедура передачи:

1. Формирование партии передачи (обычно за год).
2. Составление Описи передаваемых дел (Форма № 2) в 3-х экземплярах.
3. Составление Акта приема-передачи архивных документов (Форма № 3).
4. Согласование с органом архивного дела субъекта РФ.
5. Физическая перевозка спецтранспортом под охраной (при необходимости).
6. Снятие дел с учета в суде (внесение записей в Инвентарную книгу фондов — Форма № 1).

Особенности работы с электронными документами и делами в электронном виде

Согласно ФЗ № 262 «О предоставлении доступа к сведениям о деятельности судов в РФ» и Приказу № 261‚ архив должен обеспечивать сохранность электронных судебных дел:

• Хранение в Единой автоматизированной информационной системе судов (ЕАИС) / ГАС «Правосудие».
• Обеспечение целостности (хэш-суммы)‚ подписи (ЭП/КЭП) и формата (PDF/A‚ XML) на протяжении всего срока хранения.
• Миграция данных при смене программного/аппаратного обеспечения.
• Ведение учета электронных дел в единой системе учета архива (присвоение шифров‚ привязка к бумажным томам‚ если дело гибридное).

Ответственность и контроль

За нарушение правил хранения‚ отбора‚ комплектации‚ учета и использования документов виновные лица несут ответственность:

• Дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ — замечание‚ выговор‚ увольнение), за неисполнение должностных инструкций архивистом‚ администратором‚ секретарем судебного заседания.
• Административная (ст. 13.10–13.14 КоАП РФ) — за уничтожение‚ повреждение‚ незаконное разглашение сведений‚ составляющих тайну‚ нарушение сроков передачи в госархив. Штрафы на должностных лиц до 5 000 руб.‚ на юрлиц, до 50 000 руб.
• Уголовная (ст. 283 УК РФ — уничтожение‚ повреждение или скрытие документов) — до 3 лет лишения свободы.
• Материальная (ст. 238 ТК РФ) — возмещению ущерба‚ причиненного суду (стоимость восстановления дела‚ штрафы за утечку ПДн).

Контроль осуществляют:

• Председатель суда (внутренний контроль).
• Судебный департамент при ВС РФ (плановые проверки‚ мониторинг через отчетность).
• Органы архивного дела (Росархив и его территориальные органы), государственный архивный контроль.
• Прокуратура — надзор за исполнением законов об архивном деле и защите ПДн.

Частые ошибки в практике судебных архивов (Чек-лист для аудита)

1. Отсутствие актуальной Номенклатуры дел (не согласована с Росархивом более 5 лет).
2. Просроченная экспертиза (не проводилась ежегодно) → накопление макулатуры‚ риск уничтожения ценных дел.
3. Нарушение комплектации: отсутствие описи внутри дела‚ несшитые листы‚ смешение документов разных дел‚ отсутствие пробкового листка.
4. Отсутствие нумерации листов или сквозная нумерация по томам (а не по делу в целом).
5. Хранение в неподходящих помещениях (подвалы‚ чердаки‚ коридоры‚ серверные без климат-контроля).
6. Выдача оригиналов дел сторонам без надлежащего оформления и контроля возврата.
7. Неведение Журнала выдач (Форма № 5) или ведение «для галочки» без росписей получателей.
8. Игнорирование режима доступа (выдача дел с гостайной/ПДн без проверки полномочий).
9. Отсутствие описей к электронным делам в ЕАИС (невозможность найти дело без номера).
10. Несвоевременная передача дел постоянного хранения в госархив (засорение судебного архива).

Соблюдение Инструкции о порядке отбора и хранения в архив федеральных судов — это не просто бюрократическая формальность‚ а гарантия правовой безопасности государства и граждан. Судебные акты являются основой для исполнения правосудия‚ защиты прав и свобод человека‚ а также историческим источником.

Переход на электронное делопроизводство (ГАС «Правосудие»‚ ЕАИС) кардинально меняет технологию архивирования: вместо физической прошивки — электронная комплектация и подпись; вместо стеллажей — серверы хранения с резервированием; вместо бумажных описей, метаданные и полнотекстовый поиск. Однако принципы остаются неизменными: полнота‚ достоверность‚ сохранность‚ законный доступ и ответственность за каждый документ.

Рекомендация: Руководителям судов и архивистам необходимо ежеквартально проводить внутренний аудит состояния архива по приведенному выше чек-листу‚ своевременно обновлять Номенклатуру дел и обеспечивать обучение персонала работе с гибридными (бумажно-электронными) фондами в соответствии с действующим Приказом СД при ВС РФ № 261 от .

Данная статья носит информационно-аналитический характер. Для решения конкретных практических вопросов необходимо обращаться к тексту действующего Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 261‚ Номенклатуре дел конкретного суда и консультироваться с территориальным органом Росархива.