Любые организации в процессе своей деятельности обязаны хранить появившиеся документы․ Правильная организация архивного дела — это не просто соблюдение формальностей, а важнейший элемент информационной безопасности, юридической защиты и корпоративной памяти компании․ В данной статье мы подробно рассмотрим, как создать архив организации, как им управлять и какие нормативные акты регулируют эту сферу․
Нормативно-методическая база архивного дела
Деятельность архивов строго регламентирована․ Основным документом, определяющим работу архивов организаций, являются Основные правила работы архивов организаций․ Этот нормативно-методический документ базируется на действующей правовой базе в области информации и документационного обеспечения управления․
Ключевыми документами, на которые необходимо опираться, являються:
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г․
- Методические рекомендации по применению этих Правил, разработанные по заказу Федерального архивного агентства (Росархива)․
- Правила хранения архивных и электронных документов (в частности, актуальные требования по Приказу Росархива № 77)․
Глава 3 Правил закрепляет порядок управления архивным делом в РФ, включая создание архивов и организацию управления на федеральном, региональном и муниципальном уровнях․ Методические рекомендации призваны обеспечить работников архивов необходимым инструментарием для осуществления своей деятельности в соответствии с требованиями закона․
Организация управления архивом в компании
Структура управления архивом зависит от размеров организации и объемов документооборота․
Крупные и средние организации
В таких компаниях общее руководство деятельностью архива возлагается на руководителя организации․ Управление же повседневной деятельностью архива поручается руководителю самостоятельного структурного подразделения (отдела архивного дела)․ Специалисты должны уметь организовывать деятельность архива с учетом статуса и профиля организации․
Малые организации
В малых организациях делопроизводством и архивами часто заведует один и тот же человек․ Однако важно помнить, что это приводит к излишней нагрузке на сотрудника в случае резкого увеличения объема документооборота․ В таких ситуациях целесообразно либо нанимать дополнительного специалиста, либо передавать часть функций на аутсорсинг․
Пошаговый алгоритм создания архива организации
Создание архива с нуля требует системного подхода․ Ниже представлен пошаговый алгоритм действий:
- Разработка Положения об архиве․ Это внутренний документ организации, который регламентирует структуру, функции, права и обязанности сотрудников архива․
- Разработка номенклатуры дел․ Это основа архивного дела․ Номенклатура обычно производится согласно федеральному Перечню типовых управленческих архивных документов․ Она определяет сроки хранения каждого типа документов․
- Подготовка помещения․ Помещение архива должно соответствовать строгим требованиям: наличие металлических стеллажей, систем пожаротушения, контроля температуры и влажности, а также охранной сигнализации․
- Комплектование архива․ Организация передачи документов из структурных подразделений в архив․ Этот процесс включает взаимодействие со структурными подразделениями, экспертизу ценности документов и их оформление․
- Учет документов․ Создание учетных карточек, описей и книг поступлений для обеспечения точного поиска любого документа․
Электронный архив: цифровизация и современные технологии
В современных реалиях внедрение электронного архива, это необходимость․ Цифровизация помогает автоматизировать учет и хранение, а также значительно ускоряет процесс поиска информации․ При внедрении электронного архива важно:
- Тщательно выбрать программное обеспечение (ПО), отвечающее требованиям информационной безопасности․
- Избегать типичных ошибок при оцифровке бумажных документов (например, некорректное распознавание текста или потеря метаданных)․
- Организовать хранение электронных документов по закону, соблюдая сроки хранения, аналогичные бумажным носителям․
Специалистам архивного дела сегодня необходимо постоянно осваивать современные методы и технологии управления архивным делом, а также понимать взаимосвязь теории архивного дела с другими научными дисциплинами (информатикой, менеджментом, юриспруденцией)․
Передача документов на постоянное хранение
Документы, имеющие историческую, научную или культурную ценность, не могут храниться в организации вечно․ Порядок передачи документов архива на постоянное хранение регламентируется государственными правилами․ Организация-источник комплектования обязана своевременно передавать документы в государственные или муниципальные архивы․ Для этого разрабатывается классификационная схема построения Списков организаций-источников комплектования․
Управление архивами организации — это сложный, но жизненно важный процесс․ От правильности организации хранения, комплектования, учета и использования документов зависит не только успешное прохождение проверок, но и сохранение важнейшей корпоративной информации․ Соблюдение актуальных Правил и Методических рекомендаций Росархива, грамотное распределение нагрузки между сотрудниками и внедрение современных цифровых технологий позволят создать эффективный и надежный архив, который станет надежным фундаментом для управления информацией в вашей компании․