Организация архивного дела в образовательной организации — это не просто требование законодательства, залог сохранности прав обучающихся, педагогов и самой школы. В условиях перехода на смешанное (гибридное) документооборот актуальность грамотного построения процесса хранения как бумажных, так и электронных документов становится критической. Данная статья систематизирует нормативные требования, лучшие практики и процедуры, регламентирующие работу школьного архива на современном этапе.

Нормативно-правовая база

Деятельность школьного архива регулируется иерархией нормативных актов. Главное правило: локальные нормативные акты школы (Положение об архиве, Инструкция по хранению) не могут противоречить федеральному законодательству.

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон.
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — регулирует электронные документы и ЭП.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Правил ведения архивных фондов…» (Правила) — основной регламент технической обработки и хранения.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.100-2018 — стандарты по описанию и управлению электронными архивными документами.
• Приказ Минобрнауки России (Письма и рекомендации), специфика хранения документов об образовании (личные дела, журналы, аттестаты).
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» — требования к защите ПДн в архивах (РКН проверяет соблюдение).

Фундаментальные принципы хранения

Согласно предоставленным сведениям и нормативной базе, хранение должно обеспечивать:

1. Целостность и достоверность данных — исключение утраты, несанкционированного доступа, искажения или уничтожения информации.
2. Полноту документа — сохранение структуры, содержания и реквизитов.
3. Доступность в установленном порядке — возможность выдачи заинтересованным лицам (обучающимся, родителям, госорганам) в сроки, установленные законом.
4. Соблюдение сроков хранения, строгое соответствие Перечню типовых управленческих архивных документов и отраслевым перечням (для школ, бессрочное хранение личных дел, журналов учета и т.д.).

Хранение документов на бумажных носителях

Общество требования к помещению и оборудованию

Архив школы должен быть обособленным хранилищем. Это может быть:

• Отдельное специально оборудованное помещение;
• Запирающийся металлический шкаф (для небольших объемов);
• Сейф (для особо ценных документов, строгой отчетности).

Ключевые требования: противопожарная безопасность, контроль температуры и влажности (оптимально 18-22°С, 45-55% влажности), защита от несанкционированного доступа (заменяемые замки, охрана, контроль ключей).

Учет и идентификация: Архивный шифр

Каждой единице хранения (делу, сброшенному в архив) после включения в годовой раздел описи присваивается архивный шифр (п. 60 Правил № 236). Он состоит из трех чисел через дефис:

1. Номер архивного фонда (для школы обычно «1»);
2. Номер описи дел (порядковый номер описи в фонде);
3. Номер единицы хранения (порядковый номер дела в описи).

Пример: 1-5-123 (Фонд 1, Опись 5, Ед. хр. 123).

На обложках дел шифр наносится в левом нижнем и правом верхнем углах для быстрой идентификации и учета.

Проверка состояния (Инвентаризация/Ревизия)

Проводится комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет.

• Проверяется наличие дел по описям.
• Оценивается физическое состояние бумаги, переплетов, чернил.
• Выявляются документы, требующие реставрации или копирования.
• Составляется Акт проверки.

Хранение электронных документов: Специфика и риски

Электронный архив, это не просто файлы на сервере; Это сложная система (СХЭД — Система хранения электронных документов), требующая постоянного администрирования.

Формирование архивной копии

Документы передаются в архив после завершения цикла документооборота (утверждение, подписание ЭП, исполнение).

Критически важное правило копирования:

• При наличии СХЭД (сертифицированной системы): допускается хранение в одном экземпляре на физически обособленном носителе/сервере.
• При отсутствии СХЭД: обязательно хранение в двух экземплярах на разных физических носителях (например, сервер + внешний HDD / лентоная библиотека / оптический диск CD-R/DVD-R/BD-R).

Рекомендация: Использовать носители с однократной записью (WORM, Write Once Read Many), такие как CD-R, BD-R, для создания «эталонной» копии, исключающей перезапись.

Контроль целостности и вирусной безопасности

При приеме на хранение и в процессе периодических проверок обязательна проверка на наличие вредоносных программ. Любое повреждение данных фиксируется, после чего формируются новые файлы и производится запись на новые носители.

Проблема устаревания форматов и носителей (Миграция)

Это главная отличие электронного архива от бумажного. Носители деградируют, форматы файлов и ПО устаревают.

• Проверка состояния электронных документов проводится не реже одного раза в 5 лет (в 2 раза чаще бумажных).
• Выявляются документы, требующие перезаписи на новые носители и/или конвертации в актуальные форматы (с соблюдением ГОСТов, например, PDF/A для текстов).
• Миграция должна обеспечивать полноту и достоверность данных.

Способы передачи в архив

Электронные документы направляются в архив двумя способами:

1. Через информационно-телекоммуникационную сеть (внутри СЭД/СХЭД).
2. На физических материальных носителях (каждый документ в двух экземплярах, если нет СХЭД).

Все единицы хранения электронных документов включаются в Опись электронных документов и подлежат включению в СХЭД.

Специфика школьных документов: Что хранить бессрочно?

Школьные архивы имеют уникальный состав документов с бессрочным сроком хранения. Утрата этих документов недопустима, так как они являются основным доказательством обучения для получения пенсий, смены имени, восстановления прав.

Важно: Даже при полном оцифровании (сканировании) бумажные подлинники бессрочных документов уничтожать запрещено до истечения срока хранения (то есть никогда); Электронная копия — это доступ, бумажный оригинал — это юридическая сила.

Организационное оформление процесса в школе

Школа должна утвердить локальные акты, закрепляющие порядок:

• Положение об архиве образовательной организации (утверждается директором).
• Инструкция по порядку хранения документов на бумажных и электронных носителях.
• Перечень документов с сроками хранения (на основе Росархива и отраслевых перечней).
• Акт приема-передачи дел в архив (ежегодно).
• Журнал учета выдачи документов из архива.

В учетной политике школы (для бухгалтерии) и во внутренних регламентах (для учебной части) должен быть закреплен порядок хранения электронных первичных документов и регистров.

Резервное копирование и кибербезопасность (Best Practices)

Помимо требований Росархива, современная школа должна следовать правилу «3-2-1» для электронного архива:

• 3 копии данных (оригинал + 2 резервные).
• 2 разных типа носителя (например, RAID-массив сервера + лентоный накопитель / облачное хранилище / внешний HDD).
• 1 копия хранится вне объекта (off-site), в облаке или в удаленном дата-центре / филиале на случай пожара/наводнения/кражи сервера.

Сроки хранения резервных копий должны соответствовать срокам хранения основных документов. Шифрование резервных копий — обязательное требование при хранении ПДн (152-ФЗ).

Распространенные ошибки и штрафные риски

1. Отсутствие описей или несовпадение описей с реальностью. Штрафы по КоАП РФ (ст. 13.20, 19.5, 19.7).
2. Хранение электронных документов только на одном жестком диске ПК секретаря/бухгалтера без дублирования и СХЭД.
3. Уничтожение бумажных оригиналов после сканирования до истечения сроков (для бессрочных — никогда).
4. Игнорирование миграции форматов. Через 10-15 лет файлы в старых форматах (например, старые версии Word, специализированные форматы ушедших ПО) станут нечитаемы.
5. Отсутствие проверки на вирусы при пополнении архива.
6. Несоблюдение режима доступа (все имеют доступ к архиву, нет журнала выдачи).

Чек-лист для директора школы / ответственного за архив

• [ ] Утверждено Положение об архиве и Инструкция по хранению (в т.ч. электронных).
• [ ] Назначен ответственный за архив (архивариус или сотрудник, прошедший обучение).
• [ ] Оборудовано обособленное хранилище (помещение/шкаф/сейф) с контролем доступа и микроклиматом.
• [ ] Проведена экспертиза ценности и сроков хранения, составлены описи (бумажная и электронная).
• [ ] Присвоены архивные шифры всем единицам хранения (углы обложек).
• [ ] Внедрена СХЭД ИЛИ организовано хранение эл. документов в 2-х экземплярах на разных носителях (один WORM).
• [ ] Настроено автоматическое резервное копирование (правило 3-2-1) с хранением копии вне школы.
• [ ] Планово проводятся проверки: бумага — раз в 10 лет, электронка — раз в 5 лет (с проверкой на вирусы и миграцией при необходимости).
• [ ] Ведутся журналы выдачи документов, оформляются акты приема-передачи.
• [ ] Бумажные подлинники бессрочного хранения (личные дела, журналы) сохранены и не подлежат уничтожению.

Порядок хранения в школьном архиве — это система мероприятий, а не разовое действие. Сочетание строгой бумажной традиции (оригиналы личных дел, журналы) с современными IT-процессами (СХЭД, ЭП, миграция форматов, резервное копирование 3-2-1) формирует надежный архивный фонд. Только системный подход, закрепленный в локальных актах и контролируемый регулярными ревизиями, гарантирует школу от штрафов, потери истории и невозможности выпускникам подтвердить свое образование через десятилетия.

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов (ФЗ-125, ФЗ-149, Приказ Росархива № 236, ГОСТ Р 7.0.100-2018) и анализе судебной практики по архивному делу на 2026 год.