Создание и ведение архива — это не просто складывание папок в коробки. Это сложный, регламентированный процесс, направленный на обеспечение сохранности, быстрого поиска и правовой силы документов. Независимо от того, ведете ли вы архив небольшой организации, крупного предприятия или домашний архив, соблюдение единых стандартов, залог того, что любой документ будет найден за минуты, а не часы.

В данной статье мы подробно разберем все этапы: от подготовки дел к подшивке до передачи в государственное хранение и организации электронного архива.

Нормативная база: на чем строится архивное дело

В Российской Федерации архивное дело регулируется рядом ключевых документов. Незнание их не освобождает от ответственности:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в организациях» — главное методическое документ для практической работы.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Описание дел. Общие требования».
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Формирование дел организаций. Общие требования».
• Отраслевые перечни типовых управленческих архивных документов (отраслевые номенклатуры).

Важно: С 2021 года действуют обновленные требования к оформлению дел, в т.ч. к электронным архивам. Всегда проверяйте актуальность используемых форм и инструкций.

Этап 1: Формирование дела — от документа к единице хранения

Единицей хранения в архиве является дело. Документы не хранятся вразброс, они собираются в дела согласно номенклатуре дел — утвержденному перечню дел, формируемых в организации.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура утверждается ежегодно не позднее 1 января текущего года (или в течение 10 дней с момента создания организации). Она содержит:

1. Индекс дела (шифр).
2. Наименование дела (точное, по существу).
3. Срок хранения (временный / постоянный).
4. Количество экземпляров (для типовых дел).

Сборка дела (подшивка/переплет)

Документы в деле располагаются в хронологическом порядке (от ранних к поздним) или системно-хронологическом. Правила сборки:

• Подшивка: дела объемом до 150–200 листов подшивают ниткой (прочностью не менее № 10) в 3–4 места. Узел завязывается на обратной стороне последнего листа или на обложке.
• Переплет: дела объемом более 200 листов (или постоянного хранения) рекомендуется переплетать (переплетная обложка, клеевой/пружинный переплет в типографии или спец. аппарате).
• Запрещено: использовать скобы, кнопки, клейкий скотч, файлы (пропиленированные пакеты) для долгосрочного хранения — они порвают бумагу или выцветут.

Этап 2: Полное оформление архивного дела (для сроков хранения более 10 лет и постоянного)

Согласно нормативам, полное оформление дела предусматривает обязательные элементы. Частичное оформление (для дел до 10 лет хранения) допускает только нумерацию листов и обложку без листа-заверителя и внутренней описи.

Нумерация листов дела

• Нумеруются все листы дела, включая обложку (она не нумеруется, но учитывается в счете), листы-заверители, внутренние описи, акты экспертизы.
• Нумерация ставится простым карандашом (или чернилами/печатью, но не шариковой ручкой) в правом верхнем углу листа.
• Если на листе есть текст только с одной стороны — нумеруется только эта сторона. Если текст с двух сторон — нумеруются обе стороны (как страницы книги).
• Пустые листы в составе документа (например, оборотная сторона последней страницы договора) нумеруются, если они являются неотъемлемой частью документа.

Обложка дела (Форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Обложка, это «лицо» дела. Она заполняется чернилами, пастой или печатается на принтере. Рукописный текст должен быть четким.

Обязательные реквизиты обложки:

1. Полное наименование организации (согласно Уставу).
2. Наименование структурного подразделения (если дела формируются по подразделениям).
3. Год(ы) начала и окончания дела.
4. Индекс дела (по номенклатуре).
5. Наименование дела (точно такое же, как в номенклатуре).
6. Срок хранения (в годах или «Постоянный»).
7. Количество листов в деле (после подшивки и нумерации).
8. Место для записей о передаче в архив (код архива, фонд, опись, дело, дата передачи).
9. Подпись ответственного за формирование дела лица и дата.

Лист-заверитель (Ключевой элемент полного оформления)

Лист-заверитель заверяет подлинность и полноту дела. Он размещается последним листом в деле (после всех документов).

Структура листа-заверителя:

• Заголовок: «ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ».
• Фраза: «В дело входит [число прописью] ([цифрами]) листов, пронумерованных от 1 до [последний номер]».
• Перечень приложений (если есть): «Приложение 1 на 5 листах…».
• Подпись руководителя организации или уполномоченного лица: Должность, ФИО, подпись, расшифровка подписи, дата.
• МП (Место печати) — если печать ставится на лист-заверитель (обычно ставится на обложке или на последнем листе документа, заверяющем дело).

Внутренняя опись документов дела

Обязательна для дел постоянного хранения и дел длительным временным хранением (свыше 10 лет), объемом более 50–100 листов. Составляется в виде таблицы на отдельном листе (листах), помещается перед листом-заверителем.

Колонки внутренней описи:

1. Порядковый номер документа в деле.
2. Дата документа.
3. Наименование документа (вид, тема, адресат).
4. Номера листов в деле (с… по…).
5. Примечания (подписи, грифы секретности, копии и т.д.).

Этап 3: Оформление дел кратковременного хранения (до 10 лет)

Для таких дел допускаеться частичное оформление:

• Обложка дела (обязательна).
• Нумерация листов дела (обязательна).
• Лист-заверитель и внутренняя опись — НЕ составляются.
• Допускается хранение в папках-регистраторах или коробках без подшивки, если дела малы по объему, но с обязательной обложкой на папку/коробку.

Этап 4: Маркировка, упаковка и размещение в архиве

Маркировка коробок/ящиков

Готовые дела упаковываются в архивные коробки (стандартные размеры: 330х230х50 мм или 330х230х100 мм). На торце коробки наносится:

• Наименование организации.
• Номер фонда (присваивается при сдаче в госархив) или условный номер коробки.
• Номера дел в коробке (например: Дела №№ 15–42).
• Года начала и окончания дел.
• Сроки хранения.

Условия хранения (СанПиН и ГОСТ)

• Температура: 18–22°C (допустимо 16–25°C).
• Влажность: 45–60% (допустимо 40–65%).
• Защита от прямого солнечного света, пыли, грызунов, протечек.
• Пожарная безопасность: датчики, огнетушители, металлические стеллажи.

Учет и поиск (Репертуар/Общая опись)

В архиве организации ведется Репертуар дел (учетная карточка фонда) или Общая опись дел. Это главный поисковый прибор. В нем фиксируется: номер дела, наименование, даты, срок хранения, номер коробки/стеллажа.

Передача документов в государственный архив

Дела постоянного хранения и дела временного хранения с истекшим сроком (по истечении 10 лет и более) подлежат передаче в государственный архив (областной, краевой, городской или отраслевой).

Подготовка к сдаче (Акт приема-передачи)

1. Экспертиза ценности документов: Проводится экспертной комиссией организации (с участием представителя госархива) за 1 год до сдачи. Составляется Акт экспертизы.
2. Формирование описи к сдаче: Составляется Опись дел к передаче в архив (по форме ГОСТ Р 7.0.97-2016). В ней указываются: номер дела в описи, номер дела в номенклатуре, наименование, даты, число листов, срок хранения.
3. Проверка оформления: Архивариус госархива проводит предварительный осмотр. Дела с дефектами (нет листа-заверителя, сбита нумерация, порванные листы, нет обложек) не принимаются.

Процедура передачи

• Составляется Акт приема-передачи архивных документов в 2 экземплярах.
• Один экземпляр остается в организации (основание для списания дел из репертуара), второй — в архиве.
• Архив присваивает фондовый номер, номера описей и дел.

Электронный архив: особенности оформления (СЭД / ЭДО)

С переходом на безбумажный документооборот понятие «архив» расширилось. Оформление электронного архива регулируется Приказом Минкультуры РФ от № 2762 и ГОСТ Р 7.0.100-2018.

Ключевые требования к электронному архиву:

• Целостность и неизменяемость: Использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и хэш-сумм.
• Форматы файлов: Только открытые форматы для долгосрочного хранения: PDF/A-1b или PDF/A-2b (для текстов/сканов), XML (для структурированных данных), TIFF / JPEG 2000 (для изображений). Запрещено хранить в .docx, .xlsx, .pdf (обычный) как архивные копии.
• Метаданные (Атрибуты): Каждый электронный документ/дело должно иметь набор атрибутов (автор, дата, вид документа, номер, срок хранения, гриф доступа) — аналогично реквизитам бумажной обложки.
• Электронная опись: Формируется автоматически СЭД (Системой электронного документооборота) и подписывается УКЭП ответственного.
• Резервное копирование: Обязательно хранение копий в географически распределенных ЦОД (по правилу 3-2-1).

Типичные ошибки, которые приводят к штрафам и проблемам

Чек-лист: «Архив в порядке» (для ежегодной проверки)

1. [ ] Утверждена номенклатура дел на текущий год?
2. [ ] Все дела прошлого года подшиты, пронумерованы, оформлены обложки?
3. [ ] В делах постоянного и длительного хранения есть листы-заверители и внутренние описи?
4. [ ] Составлена Общая опись (Репертуар) дел организации?
5. [ ] Дела упакованы в коробки, коробки помечены (торцы заполнены)?
6. [ ] Соблюдаются температурно-влажностные режимы в помещении архива?
7. [ ] Проведена экспертиза ценности документов (для сдачи в госархив)?
8. [ ] Составлены акты утилизации для дел с истекшим сроком хранения (менее 10 лет)?
9. [ ] Электронный архив: проверена целостность файлов (хэш-суммы), актуальность форматов (PDF/A), наличие УКЭП?
10. [ ] Есть инструкция по действиям при ЧС (пожар, наводнение) для архива?

Правильное оформление архива — это не бюрократия ради бюрократии, а система управления рисками. Грамотно оформленный архив:

• Экономит время сотрудников при поиске документов (запросы налоговой, суды, аудит, внутренние нужды).
• Гарантирует правовую силу документов в судебных спорах.
• Обеспечивает беспроблемную сдачу документов в государственный архив (избегая штрафов и переработок).
• Сохраняет историю организации для будущих поколений.

Начните с малого: утвердите номенклатуру, закупите архивные коробки, нитку, карандаши и обложки. Ведите учет в Excel или 1С/СЭД. И помните: «Архив — это память организации. Если память неструктурирована, организация болеет амнезией».

Статья подготовлена на основе нормативов РФ (ФЗ-125, Приказ Росархива №236, ГОСТ Р 7.0;97-2016, ГОСТ Р 7.0.100-2018) актуальных на 2026 год. Перед применением рекомендуется сверить требования с актуальными редакциями документов и отраслевыми номенклатурами.