Документ предназначен для руководителей, специалистов архивных подразделений и сотрудников, отвечающих за делопроизводство и хранение документов. В нём изложены основные принципы организации деятельности архива, нормативные требования, этапы внедрения цифровых технологий, а также рекомендации по подбору и подготовке персонала.

Нормативная и правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Постановление Правительства РФ № 542 от «Об утверждении Положения о ведомственном архиве»;
• Локальные нормативные акты организации (положение об архиве, инструкция по делопроизводству, регламент работы архивного подразделения);
• Отраслевые перечни типовых управленческих архивных документов и номенклатура дел учреждения;
• Методические рекомендации Главного архивного управления г. Москвы (Мосархив) и других региональных архивов.

Все перечисленные документы обязательны к применению при формировании, комплектовании, хранении и использовании архивного фонда.

Структура архива организации

Организационная форма

Архив может быть оформлен как:

1. самостоятельное структурное подразделение;
2. подразделение в составе службы делопроизводства;
3. служба, подчиненная непосредственно руководителю организации;

Основные подразделения архива

• Отдел приёма и комплектования – приём документов, их предварительная обработка, формирование описей;
• Отдел хранения и реставрации – размещение документов в условиях, соответствующих требованиям ГОСТ Р 7.0.97‑2016, проведение профилактических мероприятий;
• Отдел использования и предоставления информации – работа с пользователями, выдача копий, консультирование по поиску;
• Отдел цифровой трансформации (при наличии) – сканирование, метаданные, обеспечение долгосрочного сохранения электронных документов.

Организация работы архива

Приём документов

• Документы принимаются только в соответствии с утверждённым перечнем типовых управленческих архивных документов и номенклатурой дел учреждения;
• Приём оформляется актом приёма‑передачи, в котором указываются: наименование документа, дата создания, количество экземпляров, состояние (целостность, наличие повреждений);
• Документы, не подлежащие передаче в архив (черновики, дубликаты, материалы личного характера), возвращаются заявителю или уничтожаются по установленной процедуре.

Описание и систематизация

1. Каждому документу присваивается уникальный индекс (шифр) согласно принятой номенклатуре дел;
2. Формируются описи (перечни) дел, содержащие: номер дела, название, даты, количество листов, примечания о состоянии;
3. Описи утверждаются руководителем архива и передаются в отдел хранения для размещения.

Хранение

• Размещение документов осуществляется в стеллажах, шкафах или архивных коробках, соответствующих ГОСТ Р 7.0.97‑2016;
• Температурный режим: +18 ± 2 °C; относительная влажность: 45‑55 %;
• Обеспечение защиты от света, пыли, насекомых и пожарной опасности (установка пожарных извещателей, применение огнезащитных покрытий);
• Ведение журнала условий хранения (ежедневные измерения температуры и влажности).

Использование и предоставление информации

• Запросы на выдачу документов оформляются письменным заявлением или электронным запросом;
• Выдача осуществляется под расписку в журнале выдачи; при необходимости предоставляются заверенные копии;
• Запрещено удалять, изменять или повреждать оригиналы документов без специального разрешения руководителя архива.

Цифровая трансформация архива

В 2026 году актуально внедрение электронного документооборота и создание электронного архива. Основные этапы:

1. Аудит существующего фонда – определение объёма документов, подлежащих оцифровке, и оценка их состояния;
2. Выбор оборудования и ПО – сканеры с разрешением не менее 300 dpi, системы управления электронным документооборотом (ЭДО), обеспечивающие метаданные и контроль версий;
3. Создание метаданных – описание каждого электронного документа (автор, дата, тип, классификационный индекс, ключевые слова);
4. Обеспечение долгосрочного сохранения – использование форматов PDF/A, TIFF, регулярное создание резервных копий на географически разнесённых носителях;
5. Обучение персонала – курсы по работе с сканирующим оборудованием, вводу метаданных, основам информационной безопасности.

Электронный архив должен интегрироваться с корпоративной системой управления документами (ECM) и обеспечивать быстрый поиск по полнотекстовому содержимому и метаданным.

Требования к персоналу архива

Квалификация и образование

• Высшее профессиональное образование в области архивного дела, информатики, истории или юриспруденции;
• Наличие сертификата повышения квалификации по архивному делу (например, программы «Архивное дело в цифровой среде»);
• Знание нормативной базы (ФЗ‑125, ГОСТы, локальные акты).

Профессиональные навыки

• Умение работать с описями, номенклатурой дел, справочниками;
• Навыки обращения с документами разного вида (бумажные, фото, аудио, видео, электронные);
• Владение основами реставрации и консервации документов;
• Умение пользоваться сканирующим оборудованием и системами ЭДО;
• Навыки работы с пользователями: консультирование, оформление запросов, ведение журналов.

Личные качества

• Внимательность и аккуратность;
• Ответственность за сохранность культурного и исторического наследия;
• Коммуникабельность и умение работать в команде;
• Готовность к постоянному обучению и освоению новых технологий.

Оценка эффективности и контроль качества

Для обеспечения соответствия деятельности архива установленным стандартам рекомендуется внедрить следующую систему контроля:

1. Внутренний аудит – ежеквартальная проверка соблюдения инструкций, состояния хранения, completeness описей;
2. Внешняя аттестация – привлечение аккредитованных организаций для оценки соответствия требованиям ГОСТ и международных стандартов (ISO 15489);
3. Показатели эффективности (KPI):
   • Процент документов, принятых в архив без замечаний;
   • Среднее время обработки одного дела (от приёма до размещения);
   • Доля оцифрованных документов от общего объёма фонда;
   • Количество выданных копий и удовлетворённость пользователей (опросы).
4. Журнал несоответствий и корректирующих действий – фиксирование выявленных отклонений, планирование и выполнение мероприятий по их устранению.

Приложения

Приложение А. Перечень типовых управленческих архивных документов (пример)

• Устав организации;
• Приказы и распоряжения руководителя;
• Протоколы заседаний органов управления;
• Договоры и контракты;
• Финансовые отчёты и бухгалтерские документы;
• Кадровые документы (трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, личные дела сотрудников);
• Документы по охране труда и технике безопасности;
• Материалы по интеллектуальной собственности (патенты, товарные знаки).

Приложение Б. Пример описи дела

1. Номер дела: 01‑2026‑001;
2. Наименование: «Приказы руководителя за 2026 год»;
3. Период: – ;
4. Количество листов: 124;
5. Состояние: хорошее, без повреждений;
6. Примечания: документы сканированы, метаданные загружены в ЭДО.

Эффективная работа архива организации невозможна без чётко выстроенной нормативной базы, продуманной структуры подразделений, квалифицированного персонала и внедрения современных цифровых технологий. Следуя рекомендациям данного методического руководства, организация сможет обеспечить надёжное хранение документов, быстрый доступ к информации и соответствие всем требованиям законодательства и отраслевых стандартов.

Помните, что архив – это не merely хранилище бумаг, а живой информационный ресурс, поддерживающий управление, принятие решений и сохранение корпоративной памяти.