Организация архивного дела в учреждениях Донецкой Народной Республики (ДНР) регулируется нормативной правовой базой Республики, которая во многом опирается на стандарты Федерального архивного агентства России (Росархива), но имеет свою специфику, закрепленную в локальных правовых актах. Наличие утвержденного Положения об архиве, это обязательное требование для любого государственного органа, органа местного самоуправления, государственного учреждения, а также иных организаций, образующих архивные документы.

Нормативная правовая основа

Разработка Положения об архиве учреждения в ДНР должна базироваться на следующих ключевых документах:

• Закон ДНР «Об архивном деле в Донецкой Народной Республике» (базовый закон, определяющий принципы, сроки хранения, права и обязанности).
• Приказ Главного государственного управления документационного обеспечения и архивного дела ДНР (ГГУДОАД ДНР) от № 20 «Об утверждении Типового положения об архиве органа государственной власти, органа местного самоуправления, государственного учреждения, организации». Это основной методический документ, типовая форма которого адаптируется под конкретное учреждение.
• Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утвержденное Росархивом, используется как методическая рекомендация при адаптировании типового положения ДНР).
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. Приказом Росархива, применяются в ДНР по согласованию с ГГУДОАД).
• Указы и распоряжения Главы ДНР, Постановления Совета Министров ДНР по вопросам документационного обеспечения.

Важно: Согласно информации ГГУДОАД ДНР, документы по личному составу (приказы, ведомости, лицевые счета, личные дела, сведения о начислении заработной платы) хранятся в самих учреждениях в течение 75 лет и не поступают в Госархив ДНР и архивные отделы администраций; Это критически важный нюанс для структуры архива учреждения.

Структура Типового положения об архиве (по Приказу ГГУДОАД ДНР № 20)

Типовое положение состоит из стандартных разделов, которые обязательны к заполнению и адаптации. Ниже приведен подробный разбор каждого раздела.

Общие положения

В этом разделе фиксируются:

• Правовая основа деятельности архива (ссылки на Закон ДНР «Об архивном деле», Типовое положение, Устав учреждения).
• Статус архива: структурное подразделение учреждения (отдел, сектор, группа) или лицо, ответственное за архивное дело (архивариус/делопроизводитель), если штатная единица архивариуса не предусмотрена.
• Цели и задачи архива: обеспечение сохранности документов, оперативный поиск и выдача, формирование архивного фонда учреждения, подготовка к передаче в государственный архив.

Организация архивного дела

Ключевой операционный раздел. Должен содержать:

1. Состав архивного фонда: перечень документов, подлежащих архивному хранению (дела текущего, недавнего и архивного хранения).
2. Сроки хранения: ссылка на Единый номенклатурный архивный реестр (ЕНАР) или отраслевые номенклатуры, утвержденные в установленном порядке. Обязательно указать разделение на временные (до 10 лет, свыше 10 лет) и постоянные сроки.
3. Документы по личному составу: отдельный пункт о хранении кадровых документов 75 лет в самом учреждении (ссылка на разъяснения ГГУДОАД).
4. Электронные документы: порядок управления электронными документами и архивами, формируемыми в АИС/ЭДО, требования к сохранности и миграции форматов.

Учет и систематизация документов

• Порядок регистрации дел в архив (передача из делопроизводства/структурных подразделений по актам приема-передачи).
• Внутриархивная обработка: проверка комплектации, упорядочение листов в деле, скрепление, нумерация, оформление обложек (по ГОСТ Р 7.0.97-2016 / стандартам ДНР).
• Составление описей дел (форма № 1-Арх или иная утвержденная форма), экспертная оценка стоиности документов (акты отбора).

Хранение и сохранность документов

Требования к архивному помещению (архивному стеллажу/комнате):

• Соответствие санитарно-техническим нормам (температура 18±2°С, влажность 55±5%).
• Пожарная безопасность (сигнализация, огнетушители, запрет хранения легковоспламеняющихся веществ).
• Охрана от несанкционированного доступа (замочные устройства, охрана, контроль ключей).
• Стеллажное оборудование, обеспечивающее вертикальное хранение дел.
• Порядок инвентаризации фондов (ежегодная/пятилетняя).

Использование документов

• Режим доступа: служебное пользование (сотрудники учреждения), научное/личное (граждане, организации).
• Порядок выдачи дел: по требованиям (форме), в читальне/кабинете архива, запрет выноса оригиналов за пределы архива (кроме передачи в суды/следственные органы по основаниям закона).
• Сроки выдачи (обычно не более 1-3 дней).
• Выдача копий/выписок (в т.ч. заверенных печатью руководителя/архивариуса) для подтверждения стажа, зарплаты, обучения.
• Учет использования (журналы учета выдачи дел, требований).

Экспертиза документов и отбор к уничтожению/передаче

• Создание Экспертной комиссии по отбору документов (состав утверждается приказом руководителя учреждения).
• Порядок проведения экспертизы: проверка истечения сроков хранения, определение исторической/практической ценности.
• Оформление результатов: Акт отбора документов к уничтожению или Акт отбора документов к постоянному хранению (передаче в Госархив ДНР).
• Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения (переработка в макулатуру под актом, участие комиссии).
• Подготовка документов постоянного хранения к передаче в Госархив ДНР (инвентаризация, оформление передаточного дела).

Права и обязанности архивариуса (ответственного за архив)

Закрепление за сотрудником полномочий: контроль за соблюдением сроков хранения, организации учета, выдачи, подготовки к экспертизе, взаимодействию с ГГУДОАД ДНР.

Контроль за деятельностью архива

• Внутренний контроль (руководитель учреждения, ревизионная комиссия).
• Внешний контроль (ГГУДОАД ДНР, архивные отделы администраций городов/районов — проверки состояния архивного дела).

Порядок разработки и утверждения Положения об архиве конкретного учреждения

1. Инициация: Руководитель учреждения издает приказ о разработке/обновлении Положения, назначает ответственных (архивариус, юрист, начальник отдела кадров/делопроизводства).
2. Адаптация Типового положения: На основе Приказа ГГУДОАД № 20 заполняются переменные части: наименование учреждения, структура архива (кабинет №, площадь, штатная единица), ссылки на актуальные номенклатуры дел (ЕНАР), перечень АИС.
3. Согласование: Проект Положения согласовывается с:
   • Юридическим отделом/юристом учреждения.
   • ГГУДОАД ДНР (или архивным отделом администрации города/района), обязательный этап для госучреждений.
   • Профсоюзным органом (если затрагивает права работников).
4. Утверждение: Положение утверждается Приказом руководителя учреждения.
5. Вступление в силу: С момента подписания приказа или с указанной в приказе даты.
6. Ознакомление: С Положением под роспись ознакомляются все сотрудники, взаимодействующие с архивом (руководители структурных подразделений, делопроизводители, кадровые сотрудники, архивариус).

Типовые ошибки и риски при работе с Положением

Взаимодействие с ГГУДОАД ДНР и Госархивом ДНР

Положение об архиве — это не просто внутренний документ, это основа для взаимодействия с надзорными органами:

• Плановые проверки: ГГУДОАД ДНР и архивные отделы администраций проводят проверки состояния архивного дела. Основным документом, по которому проверяется законность деятельности архива, является именно утвержденное Положение.
• Передача документов в Госархив ДНР: Документы постоянного хранения (за исключением кадровых 75 лет) передаются в Госархив ДНР или архивные отделы администраций по истечении сроков хранения в учреждении (обычно 10 лет для дел временного хранения свыше 10 лет). Порядок подготовки к передаче (инвентаризация, оформление описей, передаточного дела) должен быть детально прописан в Положении.
• Методическая помощь: ГГУДОАД ДНР оказывает консультационную помощь по разработке Положения, утверждению номенклатур дел, проведению экспертиз.

Примерная структура Приказа об утверждении Положения

ПРИКАЗ
Руководителя [Наименование учреждения]
[Город] «___» ____________ 202_ г. № _____

Об утверждении Положения об архиве [Наименование учреждения]

В целях организации архивного дела в [Наименование учреждения] в соответствии с Законом ДНР «Об архивном деле в Донецкой Народной Республике», Приказом ГГУДОАД ДНР от № 20 и Уставом учреждения ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Положение об архиве [Наименование учреждения] (приложение).
Признать недействительным Приказ № ___ от ___ г. «Об утверждении Положения об архиве...» (если актуализация).
Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на [Должность, ФИО].
Начальнику [Отдела кадров/Делаопроизводства/Архивариусу] [ФИО] обеспечить ознакомление с Положением под роспись сотрудников, задействованных в архивном деле.
Настоящий Приказ вступает в силу с момента подписания.

Руководитель _____________ / [ФИО] /
М.П.
Согласовано:
Юрист _____________ / [ФИО] /
ГГУДОАД ДНР / Архивный отдел адм. _____________ / [ФИО, печать] / (при необходимости)

Положение об архиве учреждения ДНР — это фундаментальный локальный нормативный акт, который переводит общие требования законодательства в конкретные правила работы конкретного архива. Его грамотная разработка на основе Типового положения (Приказ ГГУДОАД ДНР № 20) с обязательной адаптацией под структуру учреждения, его номенклатуру дел и специфику (в т.ч. хранение кадровых документов 75 лет) позволяет:

• Обеспечить законность управления документами.
• Гарантировать сохранность документов Архивного фонда ДНР.
• Обеспечить права граждан на получение архивных справок (стаж, зарплата, обучение).
• Пройти проверки контролирующих органов без замечаний.
• Сформировать прозрачный и понятный для всех сотрудников регламент работы с архивом;

Рекомендуется ежегодно (или при изменении законодательства/структуры учреждения) проводить ревизию актуальности Положения и при необходимости вносить в него изменения отдельным приказом руководителя.

Данная статья подготовлена на основании действующего на года законодательства ДНР (Закон ДНР «Об архивном деле», Приказ ГГУДОАД ДНР № 20 от , разъяснения ГГУДОАД ДНР) и методических рекомендаций Росархива. Текст носит информационно-методический характер. Для решения конкретных правовых вопросов необходимо обращаться к актуальным нормативным правовым актам и специалистам ГГУДОАД ДНР.