Организация архивного фонда в структуре федерального органа – это сложный процесс, требующий соблюдения нормативных правовых актов, методических рекомендаций и технических требований. В статье рассмотрены основные этапы создания архива, правовая база, порядок комплектования, учёта и использования документов, а также особенности работы с электронными архивными материалами.

Правовая база

Создание и функционирование архивов в государственных органах регулируется рядом нормативных актов:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, определяющий принципы архивного дела, обязанности органов власти и требования к архивным документам.
2. Приказ Росархива от № 117 (в ред. от ) – «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
3. Приказ Министерства культуры РФ от г. – «Положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия» (примерное положение).
4. Методические рекомендации Федерального архивного агентства по работе с документами личного происхождения.

Все перечисленные документы образуют нормативный фундамент, на котором строится процесс создания архива в федеральном органе.

Основные понятия и термины

• Документальный фонд организации – совокупность всех архивных документов, созданных или полученных органом в ходе его деятельности.
• Номенклатура дел – систематизированный перечень дел, подлежащих архивированию, с указанием сроков их хранения.
• Комплектование – процесс формирования дел, включающий отбор, классификацию и оформление документов.
• Учет – регистрация и контроль за перемещением, хранением и использованием архивных материалов.

Этапы создания архива в федеральном органе

Подготовительный этап

1. Определение необходимости создания архива – проводится на основании анализа объёма и значимости документов, а также требований законодательства.
2. Формирование рабочей группы – в состав входят представители юридического отдела, отдела делопроизводства, ИТ‑подразделения и, при необходимости, архивные специалисты.
3. Разработка проекта нормативных актов – проект приказа о создании архива, регламентов комплектования, учёта и доступа к документам.

Разработка номенклатуры дел

Номенклатура дел формируется на основе:

• Перечней типовых архивных документов, утверждённых в соответствии с пунктом 3 статьи 6 Федерального закона № 125‑ФЗ.
• Анализа текущих делопроизводственных процессов в органе.
• Определения сроков хранения (постоянные, среднесрочные, краткосрочные).

Пример структуры номенклатуры дел:

Дела руководства
 1.1. Приказы и распоряжения
 1.2. Протоколы заседаний
Дела кадровой службы
 2.1. Трудовые договоры
 2.2. Аттестационные листы
Дела финансового контроля
 3.1. Бюджетные планы
 3.2. Аудиторские заключения
...

Формирование и оформление дел

Для каждого вида дел разрабатываются шаблоны комплектов (папка, электронный архивный файл) с обязательными реквизитами:

• Наименование дела
• Кодовое обозначение (по номенклатуре)
• Срок хранения
• Ответственное лицо
• Дата формирования

Документы, подпадающие под категорию «личного происхождения», комплектуются согласно Методическим рекомендациям по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения.

Организация физического и электронного хранения

Физическое хранение

• Выбор помещения, отвечающего требованиям пожарной безопасности, контроля микроклимата (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Оборудование стеллажей, шкафов с системой контроля доступа.
• Размещение документов согласно правилам организации хранения (по алфавиту, хронологии, тематике);

Электронное хранение

Согласно Приказу Росархива от , электронные документы должны храниться в информационных системах, отвечающих требованиям:

1. Соответствие законодательству РФ в области создания, развития и эксплуатации государственных информационных систем.
2. Наличие системы резервного копирования и восстановления данных.
3. Контроль целостности и подлинности электронных архивных материалов (цифровые подписи, хеш‑суммы).
4. Обеспечение доступа только уполномоченным лицам (ролевой доступ);

Учёт и регистрация архивных материалов

Для учёта используется журнал учёта архивных документов (бумажный или электронный). В журнале фиксируются:

• Номер и название дела
• Дата поступления в архив
• Ответственное лицо за хранение
• Сроки хранения и дата уничтожения (при необходимости)
• Сведения о перемещении (переправка в другой архив, выдача пользователю)

Обучение персонала и контроль выполнения

Для обеспечения качества работы архива необходимо:

1. Провести инструктаж сотрудников отдела делопроизводства о новых регламентах.
2. Организовать регулярные проверки соответствия фактического состояния архива установленным требованиям (внутренний аудит).
3. Вести журнал замечаний и планировать корректирующие действия.

Сроки и порядок уничтожения архивных документов

Согласно Федеральному закону № 125‑ФЗ и Правилам организации хранения, сроки хранения дел делятся на три группы:

• Постоянные – документы, имеющие историческую, научную или культурную ценность (не подлежат уничтожению).
• Среднесрочные – от 5 до 50 лет, подлежат пересмотру по истечении срока.
• Краткосрочные – менее 5 лет, после чего могут быть уничтожены по решению руководства.

Уничтожение осуществляется только после получения разрешения от государственного архивного органа и под контролем уполномоченного специалиста.

Примерный график создания архива в федеральном органе

Практические рекомендации

• Согласуйте все документы с региональным архивным управлением – это ускорит процесс получения разрешений на хранение и уничтожение.
• Внедряйте электронный документооборот – уменьшит объём бумажных носителей и упростит поиск информации.
• Регулярно проводите ревизию архива – проверяйте соответствие фактического состояния нормативным требованиям.
• Обеспечьте резервное копирование электронных архивов – храните копии в географически разнесённых дата‑центрах.
• Разработайте план действий в чрезвычайных ситуациях (пожар, наводнение, кибератака).

Создание архива в федеральном органе – это обязательный процесс, направленный на сохранение государственных документов, их систематизацию и обеспечение доступа к информации в соответствии с законодательством РФ. Следуя описанным этапам, опираясь на нормативные акты (ФЗ 125‑ФЗ, Приказ Росархива № 117 и др.) и применяя современные ИТ‑решения, можно построить надёжный и эффективный архивный фонд, который будет служить интересам государства, науки и общества.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.