Цель статьи – дать полное представление о том‚ как правильно создать‚ вести и охранять архив в воинском подразделении‚ опираясь на действующее законодательство и нормативные акты Министерства обороны РФ.

Нормативно-правовая база

Организация архивной работы в вооруженных силах регулируется рядом приказов и инструкций:

• Приказ Минобороны РФ от № 200 (редакция от ) – порядок сдачи‚ приема‚ учёта‚ хранения и использования документов особой важности‚ режимных‚ шифртелеграмм‚ программ‚ кино‑ и фотодокументов и др.
• Приказ Минобороны РФ от № 270 – утверждение Наставления по архивному делу в вооружённых силах РФ.
• Федеральный закон «Об архивных документах» и Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ (Федеральное архивное агентство).
• Инструкции о пропускном и внутриобъектовом режимах‚ утверждаемые локальными актами архива.

Все указанные нормативные акты обязательны к исполнению в любой воинской части‚ где ведётся архивная работа.

Основные задачи архива в воинской части

1. Обеспечение сохранности и достоверности официальных документов.
2. Гарантирование доступа к документам в соответствии с их грифом (секретный‚ особой важности и т.п.).
3. Ведение учёта поступивших‚ находящихся и выбывающих из архива документов.
4. Соблюдение требований по охране и защите информации (пропускной режим‚ технические средства защиты).
5. Подготовка документов к передаче в центральные архивы и их возврат.

Структура архива в воинской части

Организационная схема

Помещения и оборудование

• Приёмный зал – место‚ где происходит сдача документов от подразделений.
• Хранилище – помещение с контролируемым микроклиматом (температура + 18…+ 22 °C‚ относительная влажность 45‑55 %).
• Рабочий кабинет – место для составления описи‚ регистрации и выдачи документов.
• Техническая зона – серверная для электронного архива‚ система видеонаблюдения‚ система контроля доступа.
• Оборудование: стеллажи с регулируемыми полками‚ архивные коробки‚ файлы‑папки‚ сканеры высокого разрешения‚ серверы‚ программное обеспечение для электронного документооборота (ЭДО).

Порядок работы с документами

Приём и регистрация

1. Получение документов от подразделений (взводов‚ рот‚ штабов);
2. Проверка соответствия приказу № 200 (наличие подписи‚ указание грифов‚ дата).
3. Составление описи (журнал приёма) в двух экземплярах: один остаётся в архиве‚ второй – в подразделении.
4. Присвоение уникального регистрационного номера (по схеме: ГГГГ‑КодПодразделения‑ПП).
5. Внесение сведений в электронный реестр (при наличии ЭДО).

Классификация и комплектование

• Определение типа документа: приказ‚ приказ‑распоряжение‚ шифртелеграмма‚ кино‑/фото‑документ‚ аудиовизуальный материал.
• Назначение грифа важности (секретный‚ особой важности‚ режимный и т.д.) согласно приказу Минобороны.
• Размещение в соответствующих фондовых делах (по видам и грифам).
• Для аудиовизуальных материалов – создание метаданных (дата‚ место‚ участники‚ технические параметры).

Хранение

Документы размещаются в стеллажах согласно правилам охранного режима (инструкция о пропускном и внутриобъектовом режимах). Для документов особой важности применяется двойной контроль: физический (запираемые шкафы) + электронный (шифрование).

Выдача и использование

1. Запрос от подразделения оформляется в письменной форме.
2. Заведующий архивом проверяет наличие доступа (соответствие грифу).
3. Оформляется акт выдачи (подписи запрашивающего и архивариуса).
4. При необходимости – копирование‚ сканирование‚ последующее возвращение оригинала.

Сдача в центральный архив и возврат

Согласно пункту 80 приказа № 200:

• Подготовка описи сдаваемых документов и её подшивание в отдельное дело.
• Согласование сроков сдачи с центральным архивом (обычно раз в полугодие);
• Транспортировка в соответствии с инструкциями по охране секретных материалов.
• Получение подтверждения о приёме и возврат копий описи в часть.

Охранный режим и защита информации

• Пропускной режим – только уполномоченные лица (заведующий архивом‚ помощники‚ командир части) имеют доступ к помещениям архива.
• Внутриобъектовый режим – обязательное ношение спецодежды‚ использование электронных пропусков‚ видеоконтроль 24/7.
• Для секретных и особо важных документов – применение сейфов класса «Т»‚ система двойного контроля (ключ + код).
• Электронный архив защищён средствами криптографии‚ ограничение прав доступа (роли «чтение»‚ «запись»‚ «удаление»).

Электронный архив (ЭА) в воинской части

Преимущества

• Сокращение физического пространства.
• Ускоренный поиск по метаданным.
• Возможность резервного копирования и восстановления.
• Контроль доступа в реальном времени.

Этапы внедрения

1. Выбор программного продукта‚ соответствующего требованиям Минобороны (например‚ «ЭДО‑ВОС»).
2. Сканирование бумажных документов с указанием оригинального регистрационного номера.
3. Создание метаданных: дата‚ тип‚ гриф‚ подразделение‑источник.
4. Загрузка в защищённый сервер‚ настройка ролей доступа.
5. Обучение персонала (архивариуса‚ помощников‚ ИТ‑специалистов).
6. Периодический аудит целостности и соответствия нормативам.

Сохранность электронных копий

Рекомендуется использовать трёхуровневую схему резервного копирования:

• Локальная резервная копия (NAS‑сервер в части).
• Региональная копия (центр военной связи).
• Облачное хранилище‚ одобренное Министерством обороны.

Должностные инструкции и квалификация персонала

Для эффективной работы архива необходимо оформить следующие документы:

• Должностная инструкция архивариуса – включает задачи по приёму‚ учёту‚ охране‚ подготовке отчётности.
• Инструкции для помощников архивариуса (приём‑передача‚ классификация‚ выдача).
• План повышения квалификации (курсы по архивному делу‚ работе с ЭДО‚ защите информации).

Согласно приказу Минобороны‚ каждый архивный работник обязан проходить ежегодный инструктаж по охране секретных материалов.

Планирование и отчётность

Ежегодный план работы архива

1. Определение объёма принимаемых документов.
2. План сдачи в центральные архивы (количественные показатели).
3. График проведения инвентаризаций (не реже 1 раз в год).
4. Подготовка бюджета на оборудование и обслуживание.

Ежеквартальная и ежегодная отчётность

• Отчёт о количестве принятых‚ выданных и переданных в центральный архив документов.
• Отчёт о соблюдении охранного режима (журналы доступа‚ инциденты).
• Анализ использования электронного архива (кол-во запросов‚ время отклика).

Практические рекомендации (чек‑лист)

1. Подготовьте нормативные акты – разместите копии приказов № 200 и № 270 в архиве.
2. Назначьте заведующего архивом и оформите его должностную инструкцию.
3. Обеспечьте пропускной режим (пропуска‚ видеокамеры‚ контроль доступа).
4. Создайте единую систему нумерации для всех видов документов.
5. Оформите описи приём‑передачи в двух экземплярах.
6. Разделите документы по грифам важности и разместите их в соответствующих сейфах/шкафах.
7. Внедрите электронный архив – сканируйте‚ создавайте метаданные‚ храните резервные копии.
8. Проводите инвентаризацию минимум раз в год.
9. Обучайте персонал ежегодно (инструктаж по охране‚ работа с ЭДО).
10. Сдавайте документы в центральный архив согласно графику‚ оформляйте подтверждающие акты.

Организация архива в воинской части – это комплексный процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных актов‚ чёткого распределения ответственности и применения современных технических средств. При правильном подходе архив обеспечивает:

• Надёжную сохранность исторически и оперативно значимых документов;
• Быстрый доступ к информации для командования и подразделений;
• Соответствие требованиям безопасности и защиты информации;
• Эффективную интеграцию бумажных и электронных форм документов.

Следуя рекомендациям‚ изложенным в данной статье‚ воинская часть сможет построить надёжную архивную систему‚ отвечающую как текущим‚ так и будущим задачам обороны страны.

Дата подготовки статьи: . Информация взята из официальных приказов Минобороны РФ‚ нормативных актов Федерального архивного агентства и практических рекомендаций специалистов по архивному делу.