Организация архивной службы — это фундамент эффективного документооборота любого предприятия. От того, насколько грамотно выстроена структура отдела архива, зависит сохранность документов, скорость их поиска и правовая защищенность организации. В данной статье подробно разбираются принципы построения структуры, ключевые локальные нормативные акты, штатное расписание и современные тенденции развития архивного дела.

Правовая основа и определение статуса подразделения

Согласно действующему законодательству (ФЗ-22 «Об архивном деле в Российской Федерации», ФЗ-125 «Об обязательном копировании документов», Приказ Росархива от № 100), архивная служба организации может иметь разный статус:

• Самостоятельное структурное подразделение (отдел, сектор, группа архива) — создается при большом объеме документооборота (обычно от 50–100 тысяч дел в год или наличии более 1000 единиц хранения в постоянном хранении).
• Функция архива в составе службы делопроизводства (канцелярии) — допускается для малых предприятий с незначительным документооборотом, где выделение отдельного сотрудника-архивариуса нецелесообразно.

Ключевой критерий: объем формируемого и хранящегося архивного фонда, а также сложность задач по учету, хранению и использованию документов.

Основные локальные нормативные акты, регламентирующие структуру

Структура отдела архива не существует в вакууме — она закрепляется тремя ключевыми документами:

Положение об архиве (Об архивной службе)

Это основной учредительный документ. В нем детально описываются:

• Цели, задачи и функции архива;
• Права, обязанности и ответственность руководителя архива и архивариусов;
• Порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями;
• Принципы формирования структуры архива (отделы, сектора, группы);
• Порядок планирования работы и отчетности перед руководством организации.

Штатное расписание архива

Штатное расписание, это обезличенный документ. В нем не указываются ФИО конкретных сотрудников, а фиксируются:

1. Организационная структура (перечень структурных единиц: отделы, сектора).
2. Перечень наименований должностей и профессий по каждой единице.
3. Штатная численность (количество ставок) для каждой должности.
4. Оклады (тарифные ставки) и надбавки.

Штатная численность определяется исходя из объема хранимых документов, задач и объема выполняемых работ. Для коммерческих организаций штатное расписание является рекомендуемым, но не обязательным документом (ст. 57 ТК РФ), однако его наличие — признак зрелой системы управления персоналом.

Должностные инструкции

На каждую должность из штатного расписания разрабатывается должностная инструкция, где прописываются конкретные виды работ, возлагаемые на работника, его права, обязанности и зоны ответственности.

Типовая структура отдела архива (функциональный подход)

Структура архива строится по функциональному принципу — разделение труда по этапам жизненного цикла документа. В классическом виде выделяют следующие структурные элементы:

Приемно-регистрационный сектор (или группа регистрации и комплектации)

Функции: прием документов от структурных подразделений после завершения дела, проверка комплектации дел по номенклатуре, сквозная нумерация, формирование описей, передача на хранение.

Сектор (отдел) хранения и учета (Фондовый сектор)

Функции: размещение дел в хранилищах, ведение фондовых учетов (описания, реестры, карточки учета единиц хранения), обеспечение режима хранения (температура, влажность, пожаробезопасность), выдача документов по запросам, контроль сохранности.

Справочно-информационный сектор (Сектор использования)

Функции: обслуживание запросов пользователей (внутренних и внешних), поиск документов, выдача копий/выписок, ведение статистики использования фондов, консультирование сотрудников по срокам хранения и порядку обращения в архив.

Научно-обработочный сектор (при крупных архивах)

Функции: научная обработка фондов (составление путеводителей, обзоров, тематических указателей), экспертиза документов на предмет исторической ценности, подготовка актов отбора к уничтожению, работа с ценностями архивного фонда РФ.

Сектор электронного архива / ЦОД (современный стандарт)

Функции: администрирование системы электронного архива (ЭАРХ/ECM), миграция данных, обеспечение юридической значимости электронных документов (ЭП, штампы времени), резервное копирование, интеграция с СЭД/ЭДО.

Вспомогательное и техническое персонал

Кладовщики хранилищ, санитары, охрана (если не вынесена на аутсорсинг), водители (для перевозки документов).

Типовые должности в штатном расписании архива

Взаимодействие с другими подразделениями организации

Архив не работает изолированно. Положение об архиве должно регламентировать интерфейсы взаимодействия:

• Служба делопроизводства (Канцелярия): передача завершенных дел в архив по единому графику (обычно ежеквартально или ежегодно), согласование номенклатуры дел.
• Юридический отдел: запросы документов для судебных споров, экспертиза сроков хранения спорных категорий документов.
• IT-отдел / Отдел информатизации: администрирование серверов ЭАРХ, настройка резервного копирования, информационная безопасность.
• Кадровая служба: передача личных дел уволенных сотрудников, запросы архивных справок для пенсионного обеспечения.
• Бухгалтерия/Финансы: передача финансово-бухгалтерских документов (с соблюдением сроков хранения по 290-ФЗ), финансирование закупки архивного оборудования.
• Служба охраны / Администрация здания: режим доступа в хранилища, пожарная безопасность, инженерные системы.

Алгоритм создания и утверждения структуры архива (Пошагово)

1. Аудит текущего состояния: инвентаризация существующего фонда (объем в п.м., количество дел, состояние учета), анализ нагрузки (количество запросов в месяц).
2. Определение статуса: решение руководства — выделить архив в отдельное подразделение или оставить в составе делопроизводства.
3. Разработка Положения об архиве: описание задач, функций, структуры, прав/обязанностей. Согласование с юристами и профильными отделами.
4. Расчет штатной численности: применение норм трудоемкости (методики Росархива) или расчет по фактической нагрузке. Определение списка должностей и окладов.
5. Утверждение Штатного расписания: приказ руководителя организации. Ввод в действие с указанной даты.
6. Разработка и утверждение Должностных инструкций: для каждой ставки штатного расписания. Ознакомление сотрудников под роспись.
7. Оснащение рабочих мест: закупка стеллажей, упаковочных материалов, ПО для учета (АИС «Архив», 1С:Архив, DIRECTUM и др.), средства защиты информации.
8. Внедрение регламентов бизнес-процессов: инструкции по приему дел, выдаче, отбору к уничтожению, работе с электронным архивом.
9. Аттестация персонала / обучение: повышучение: курсы повышения квалификации (не реже 1 раза в 5 лет для архивариусов).
10. Запуск в промышленную эксплуатацию и контроль: проведение первой инвентаризации, аудит соответствия требованиям Росархива.

Особенности структуры электронного архива (ЭАРХ)

С переходом на бескागовый документооборот структура отдела архива трансформируется:

• Появляется роль Администратора ЭАРХ (часто выделяется в отдельную должность или объединяется с функцией системного администратора СЭД).
• Требуется взаимодействие с Удостоверяющим центром (УЦ) для выдачи квалифицированных ЭП и штампов времени.
• Внедряются процессы миграции форматов (обеспечение долгосрочной читаемости PDF/A, XML) и верификации целостности (контрольные суммы, блокчейн/КСИ).
• Хранилище становится виртуальным (СХД, облако), но требования к надежности (Tier III, соответствие 152-ФЗ, 63-ФЗ, требования ФСТЭК/ФСБ) остаются критичными.

Типичные ошибки при построении структуры

• Отсутствие Положения об архиве — работа ведется «на энтузиазме», нет правовой базы для требований к делопроизводителям.
• Заниженная штатная численность — один архивариус на 5000+ дел в год приводит к завалам, нарушению сроков приема и потере документов.
• Смешение функций: архивариус одновременно является кладовщиком, системным администратором и курьером — качество архивной работы падает критически.
• Игнорирование электронного архива: бумажный и электронный учет ведутся параллельно без синхронизации, возникают дубли и правовые риски.
• Отсутствие планов аварийного восстановления (Disaster Recovery) для архивного фонда (пожар, наводнение, кибератака).

Контроль за деятельностью архива

Архив работает по планам, утверждаемым руководством организации, и отчитываеться перед ним. Основные формы контроля:

• Ежегодный отчет о состоянии архивного фонда (форма по Приказу Росархива).
• Внутренние аудиты (проверка соответствия номенклатуры, сохранности дел, сроков исполнения запросов).
• Внешние проверки: Росахив (плановые/внеплановые), прокуратура, налоговая (по бухдокументам), аудиторы (МСФО/РСБУ).

Грамотная структура отдела архива — это не просто таблица в штатном расписании, а работающая система управления информационными активами компании. Она должна быть:

• Масштабируемой (учитывать рост документооборота);
• Технологичной (интегрированной с СЭД/ЭДО/ЭАРХ);
• Нормативно обоснованной (Положение, Штатное расписание, ДИ, Номенклатура);
• Безопасной (физическая и информационная защита).

Инвестиции в правильную организацию архива окупаются за счет снижения рисков штрафов, ускорения бизнес-процессов (поиск договора за минуты, а не дни) и сохранности корпоративной памяти организации.