Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно организовать документы в архивных фондах, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие практические шаги необходимо выполнить для обеспечения надёжного хранения, учёта и использования архивных материалов.

Нормативно‑правовая база

Организация архивных фондов в России регулируется рядом ключевых документов:

• Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. – утверждает Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
• Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24. – вносит изменения и дополнения в вышеуказанные правила.
• Приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. – уточняет порядок работы государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек и научных организаций.
• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об организации документооборота». – определяет общие принципы формирования номенклатуры дел и сроков их хранения;

Все эти акты образуют единую правовую основу, на которой строятся методические рекомендации и практические процедуры в архивах.

Основные принципы организации архивного фонда

1. Систематизация. Документы группируются по единой схеме, отражающей их юридический, тематический и хронологический характер.
2. Комплектование. Формируются полные документальные комплексы (дела) в соответствии с нормативными актами и перечнями типовых архивных документов.
3. Учёт. Ведётся точный учёт поступления, перемещения и выбытия единиц хранения (дел, папок, коробок).
4. Хранение; Обеспечивается сохранность документов в условиях, соответствующих их физическому и химическому состоянию;
5. Доступность. Оформляются описи, реестры и каталоги, позволяющие быстро находить нужный материал.
6. Контроль и проверка. Проводятся регулярные инвентаризации и аудиты.

Этапы создания и организации документального фонда

Формирование номенклатуры дел

Номенклатура дел – это перечень всех дел, которые подлежат архивированию. Она составляется на основе:

• Нормативных правовых актов РФ;
• Перечней типовых архивных документов;
• Сроков хранения, утверждённых в соответствии с пунктом 3 статьи 6 ФЗ 125‑ФЗ.

Номенклатура фиксируется в книге учёта номенклатуры дел и регулярно актуализируется.

Сбор и комплектование документов

Процесс включает:

1. Сбор всех документов, относящихся к конкретному делу.
2. Проверку полноты и соответствия нормативным требованиям.
3. Оформление листов‑заверителей (подтверждающих передачу документов в архив).
4. Создание описи – описания содержания и структуры дел.

Описание и систематизация в пределах фонда

Для каждой единицы хранения (дела) составляется описание, включающее:

• Наименование дела;
• Краткое содержание;
• Сроки хранения;
• Указание на уровень систематизации (фонд → серия → дело).

Описания вносятся в реестр описей и в электронный каталог.

Хранение

Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где соблюдаются:

• Температурный режим (18‑22 °C);
• Влажность (45‑55 %);
• Защита от света, пыли и механических повреждений.

Для особо ценных материалов могут использоваться архивные коробки, папки, конверты из нейтральных материалов.

Учёт и контроль

Ведутся следующие регистрационные документы:

• Книга учёта поступления и выбытия дел;
• Листы‑заверители;
• Описи и реестры.

Эти документы позволяют отследить каждое перемещение единицы хранения от момента поступления до её возможного уничтожения.

Периодическая инвентаризация

Инвентаризация – обязательный процесс, который проводится не реже одного раза в три года (в зависимости от требований конкретного архива).

1. Сравнение реального наличия документов с учётными данными.
2. Выявление недостач, излишков и повреждений.
3. Составление актa инвентаризации и внесение корректировок в реестры.
4. Разработка плана мероприятий по восстановлению или утилизации выявленных проблем.

Современные технологии в организации архивных фондов

Электронные каталоги и системы управления архивом (СУА)

СУА позволяют:

• Автоматизировать ввод и поиск описей;
• Контролировать доступ к документам;
• Вести электронный журнал перемещения дел;
• Генерировать отчёты для контроля сроков хранения.

Оцифровка архивных материалов

Оцифровка обеспечивает:

• Повышение доступности (доступ по сети);
• Сокращение риска физического износа оригиналов;
• Возможность применения метаданных и полнотекстового поиска.

При оцифровке необходимо соблюдать стандарты ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (форматы файлов, метаданные) и обеспечить надёжное хранение цифровых копий (резервные копии, архивные хранилища).

Использование штрих‑кодов и RFID‑меток

Эти технологии ускоряют процесс учёта и инвентаризации, позволяя сканировать единицы хранения без ручного ввода данных.

Практические рекомендации для архивных работников

1. Тщательно планируйте номенклатуру дел. Ошибки на этом этапе приводят к дублированию и потере информации.
2. Соблюдайте нормативные сроки хранения. Не храните документы дольше, чем предписано, и своевременно проводите их уничтожение.
3. Регулярно обновляйте описи. При любой реорганизации или перемещении дел вносятся изменения в описания.
4. Проводите обучение персонала. Знание правил комплектования, учёта и работы с СУА повышает эффективность.
5. Внедряйте автоматизацию. Даже простая система штрих‑кодов существенно сокращает трудозатраты.
6. Контролируйте состояние физических носителей. При обнаружении износа – немедленно переводите материал в цифровой формат.

Организация документов в пределах архивов и фондов – это комплексный процесс, который сочетает в себе строгие нормативные требования, методические рекомендации и современные технологические решения. Правильная систематизация, комплектование, учёт и хранение позволяют обеспечить:

• Сохранность исторического и правового наследия;
• Эффективный доступ к информации для исследователей, государственных органов и граждан;
• Соблюдение сроков хранения и своевременное уничтожение документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

Следуя изложенным в статье принципам и рекомендациям, архивные учреждения смогут поддерживать высокий уровень профессионализма, минимизировать риски потери материалов и обеспечить надёжную работу с архивным фондом в условиях современного информационного общества.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.