Цель статьи – предоставить подробный обзор организации архивов и систем управления документацией в ВКО, раскрыть нормативно‑правовую базу, структуру подразделений, роли специалистов, а также современные решения по электронному документообороту.

Нормативно‑правовая база

В основе организации архивного дела в ВКО лежит Положение об архиве, в котором определены основные требования к работе архивов предприятия и государственных учреждений. При его разработке использованы следующие руководящие документы:

• ГОСТ 2.501‑2013 – «Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения».
• Стандарты СТП СМК «Управление документацией и данными».
• Федеральные нормативные акты по архивному делу и документообороту.

Эти документы задают правила формирования, учёта, хранения и выдачи архивных материалов, а также регламентируют переход к электронным системам.

Структура управления архивами в ВКО

Организационная модель включает несколько уровней:

1. Государственный архив Восточно‑Казахстанской области (ГАВКО) – центральный орган, отвечающий за сохранность государственных документов.
2. Региональные филиалы:
   • Усть‑Каменогорский филиал;
   • Зайсанский филиал;
   • Риддерский филиал;
   • Алтайский филиал.
3. Подразделения в крупных предприятиях и учреждениях (например, Управление цифровизации и архивов ВКО).

Ключевые должности и их функции

В рамках документационного обеспечения управления (ДОУ) выделяют две основные роли:

Архивариус

• Формирование и ведение архивного фонда организации;
• Обеспечение сохранности документов (физических и электронных);
• Выдача архивных справок и консультаций пользователям.

Специалист по документационному обеспечению управления (ДОУ)

• Разработка и внедрение систем ДОУ;
• Оптимизация документопотоков и бизнес‑процессов;
• Обучение сотрудников работе с документами и электронными системами.

Электронный архив и системы СЭД

Переход к цифровому хранению документов – один из приоритетов ВКО. Основные направления:

• Создание электронного архива документов – централизованное хранилище, где находятся сканы, оригиналы в электронном виде и метаданные.
• Внедрение Системы электронного документооборота (СЭД) – автоматизация процессов создания, согласования, подписания и архивирования.
• Использование специализированных программ, например «Архивное дело», позволяющих вести учёт, поиск и контроль доступа к документам.

Этапы создания электронного архива

1. Анализ текущих процессов – выявление типов документов, объёмов и требований к срокам хранения.
2. Разработка структуры хранилища – классификация по тематикам, подразделениям и жизненному циклу документа.
3. Оцифровка бумажных материалов – сканирование с соблюдением требований ГОСТ к качеству изображения.
4. Метаданные и индексация – заполнение полей (дата, автор, тип, классификатор) для быстрого поиска.
5. Настройка прав доступа – разграничение ролей (просмотр, редактирование, удаление).
6. Обучение персонала – проведение семинаров и подготовка методических материалов.
7. Контроль и аудит – регулярные проверки целостности данных и соответствия нормативам.

Управление технической документацией

Особое внимание уделяется технической и конструкторской документации. В 2024 году компания Digital Design начала реализовывать проекты по созданию электронного технического архива:

• Интеграция с CAD‑системами и системами PLM;
• Автоматическое присвоение версий и контроль изменений;
• Обеспечение доступа к чертежам и спецификациям в режиме онлайн.

Программные решения и сервисы

На рынке представлены как отечественные, так и зарубежные продукты:

Проблемы и вызовы

• Сохранность данных – необходимость резервного копирования и защиты от кибератак.
• Согласованность нормативов – постоянные изменения в законодательстве требуют регулярного обновления процедур.
• Квалификация персонала – нехватка специалистов, владеющих как архивным делом, так и ИТ‑технологиями.
• Интеграция разрозненных систем – часто в организации используют несколько СЭД, что усложняет поиск и контроль.

Рекомендации по эффективному управлению архивами в ВКО

1. Разработать единую методологию – объединить требования ГОСТ, СТП СМК и локальные регламенты в один документ.
2. Внедрить централизованную СЭД с поддержкой электронного подписи и автоматическим архивированием завершённых процессов.
3. Обеспечить резервное копирование в нескольких географически разнесённых дата‑центрах.
4. Проводить регулярные аудиты архивных фондов и систем электронного документооборота.
5. Инвестировать в обучение сотрудников – курсы по архивоведению, работе с СЭД и кибербезопасности.
6. Использовать стандартизированные классификаторы (например, ОКПД, ОКД) для упрощения поиска.
7. Внедрять автоматизацию с помощью BPM‑платформ (Power Automate, Bizagi) для ускорения согласования и передачи документов.

Пример практического внедрения

В 2023‑2024 годах Управление цифровизации и архивов Восточно‑Казахстанской области реализовало проект «Электронный архив ВКО»:

• Объём оцифрованных документов – более 1,2 млн единиц;
• Внедрена система «Архивное дело» + интеграция с SharePoint;
• Сокращено время поиска документов с нескольких дней до меньше 5 минут;
• Обучено более 300 сотрудников всех уровней.

Эффективное архивное управление в ВКО требует сочетания строгих нормативных требований, профессионального кадрового состава и современных ИТ‑решений. Переход к электронному архиву и автоматизации документооборота позволяет не только сократить издержки, но и обеспечить надёжную сохранность информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Ключевые слова: архив ВКО, управление документацией, электронный архив, СЭД, ГОСТ 2.501‑2013, цифровизация, архивариус, ДОУ.