Дата актуализации материала: 13:38:40 ().

Нормативная база

Работа архива и делопроизводство в таможенных органах регламентируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «О архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ ФТС России № 123‑н/2022 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в таможенных органах»;
• Постановление Правительства РФ № 452 «О порядке формирования, хранения и использования архивных фондов»;
• Внутренние регламенты таможенных органов (инструкции по работе с электронным документооборотом, классификатору дел и т.д.).

Организация делопроизводства

Структура подразделений

В каждом таможенном органе выделяются:

• Отдел делопроизводства (ответственный за прием, регистрацию, исполнение и контроль документов);
• Архивный отдел (хранение, учет, предоставление и уничтожение документов);
• Служба электронного документооборота (ЭДО) (внедрение и поддержка систем ЭДО).

Основные этапы работы с документом

1. Прием – регистрация входящего документа в журнале учета (или в системе ЭДО) с присвоением уникального регистрационного номера;
2. Распределение – направление документа ответственному исполнителю согласно внутреннему распределению;
3. Исполнение – выполнение поручения, подготовка ответа или проекта решения;
4. Контроль исполнения – проверка timely выполнения и фиксация результата;
5. Архивирование – передача документа в архив после завершения дела.

Классификация и номенклатура дел

Для упрощения поиска и хранения используется единая номенклатура дел, утвержденная приказом ФТС России. Основные группы:

• Таможенное оформление – декларации, платежные документы, сертификаты;
• Контроль и проверка – акты досмотра, протоколы нарушений, решения о задержании;
• Кадровое обеспечение – приказы о приеме/увольнении, трудовые договоры, аттестации;
• Финансово‑экономическая деятельность – сметы, отчеты, платежные ведомости;
• Международное сотрудничество – соглашения, переписка с иностранными таможенными органами;
• Архивное дело – описи, акты передачи, акты уничтожения.

Хранение и учет архивных дел

Условия хранения

Архивные помещения должны соответствовать требованиям:

• Температура: 18 ± 2 °C;
• Относительная влажность: 45 ± 5 %;
• Отсутствие прямого солнечного света;
• Наличие систем пожаротушения и охранной сигнализации;
• Регулярная профилактика от плесени и насекомых.

Ведение учета

Каждое дело получает:

• Инвентарный номер (в соответствии с номенклатурой);
• Опись с перечнем документов, датами и кратким содержанием;
• Запись в электронный каталог архива (если используется ЭДО).

Доступ к документам

Предоставление информации осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О предоставлении информации» и внутренними положениями таможенного органа:

• Запрос подается в письменной форме или через электронный портал;
• Срок ответа – не более 30 дней (при необходимости может быть продлен);
• Конфиденциальные сведения предоставляются только с согласия владельца информации или по решению суда;
• При выдаче копий делается отметка о дате и цели предоставления.

Уничтожение и экспертиза документов

Уничтожение производится по истечении установленных сроков хранения (определяются номенклатурой дел). Процедура включает:

1. Формирование акта экспертизы (комиссия из сотрудников архива и юристов);
2. Проверка наличия ценных для постоянной или долгосрочной ценности;
3. Утверждение акта руководителем таможенного органа;
4. Уничтожение путем shredder‑уничтожения или сжигания в специально оборудованной печи;
5. Внесение записи об уничтожении в журнал учета.

Электронный документооборот (ЭДО)

Внедрение ЭДО направлено на:

• Сокращение времени обработки документов;
• Повышение прозрачности и контроля исполнения;
• Снижение объема бумажного архива;
• Обеспечение резервного копирования и аварийного восстановления.

Основные требования к системе ЭДО:

• Соответствие стандартам ГОСТ Р 57580.1‑2017 (Электронный документооборот);
• Интеграция с таможенными информационными системами (ТИС, АСТК‑Т);
• Обеспечение криптографической защиты электронной подписи;
• Ведение журнала событий (аудит) для контроля доступа.

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка делопроизводства и работы архива влечет дисциплинарную, административную и, в отдельных случаях, уголовную ответственность:

• Дисциплинарная – выговор, замечание, лишение премии;
• Административная – штрафы в соответствии с КоАП РФ (ст. 19.7 – нарушение правил ведения документации);
• Уголовная – при умышленном уничтожении или сокрытии документов, содержащих государственную тайну (ст. 283 УК РФ).

Соблюдение инструкций по делопроизводству и работе архива в таможенных органах обеспечивает:

• Надежное хранение и оперативный доступ к информации;
• Соответствие законодательным требованиям и минимизацию рисков;
• Повышение эффективности работы таможенных органов и взаимодействия с внешними партнерами.

Регулярное обновление нормативных актов, обучение персонала и модернизация технических средств (в т.ч. переход на ЭДО) являются ключевыми факторами успешного функционирования архивной службы в системе таможенного контроля.