Дата актуализации:

Архивное дело является неотъемлемым элементом государственной системы управления информацией, гарантирующим сохранность документального наследия, прозрачность власти и реализацию прав граждан на доступ к информации. Организация деятельности государственных и ведомственных архивов в Российской Федерации (а также в странах СНГ, имеющих схожую правовую базу) строится на строгой законодательной основе, иерархической подчиненности и внедрении современных цифровых технологий.

Нормативно-правовая основа

Деятельность архивов регулируется многоуровневой системой нормативных правовых актов:

• Конституция РФ (ст. 29, 44) — гарантия права на поиск и получение информации, доступ к историческому наследию.
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», основной закон, определяющий принципы, полномочия, права и обязанности субъектов архивного дела.
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — регулирует вопросы доступа к информации, защиту персональных данных и гостайны в архивах.
• Постановления Правительства РФ (например, Постановление № 1133 «Об утверждении Положения о Федеральном архивном агентстве», типовые положения об архивах).
• Отраслевые стандарты (ОСТ Р) и ГОСТы (серия ГОСТ Р 7;0, ГОСТ Р 54989 и др.) — устанавливают единые требования к описанию, хранению, оцифровке и использованию документов.
• Локальные нормативные акты архивов, уставы, положения о структуре, инструкции по работе с фондами, правила пользования.

Организационная структура архивной службы

Система архивов РФ имеет трехуровневую структуру:

Федеральный уровень

• Росархив (Федеральное архивное агентство), орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере архивного дела, ведению госреестра архивных фондов, координации деятельности ведомственных архивов.
• Федеральные государственные архивы (ГАРФ, РГАНИ, РГАЭ, РГВИА, РГАКФД и др.), хранят документы федерального значения, формирующие Архивный фонд РФ.
• Ведомственные архивы федеральных министерств и ведомств (архивы МИД, МО, ФСБ, Росгвардии, Росатома и др.) — хранят документы, сформированные в деятельности конкретного ведомства. Подчинены руководителям ведомств, но методологически руководятся Росархивом.

Региональный уровень (Субъекты РФ)

• Государственные архивы субъектов РФ (краевые, областные, республиканские, архивы городов федерального значения).
• Муниципальные архивы — архивы органов местного самоуправления.

Ведомственная система (Корпоративные архивы)

Создаются при организациях (госкорпорациях, госучреждениях, госучреждениях) для хранения документов, не подлежащих передаче в государственные архивы в установленные сроки, или документов оперативного учета. Их деятельность регламентируется приказами руководителей организаций с учетом требований 125-ФЗ.

Ключевые бизнес-процессы архивной деятельности

Организация работы архива строится вокруг жизненного цикла документа:

Прием и учет документов (Формирование фондов)

1. Экспертиза документов на предмет исторической ценности, проведение экспертизы актами экспертных комиссий для определения сроков хранения (временные / постоянные).
2. Приемка фондов от организаций-образователей (передача в архив по истечении сроков хранения в делах организаций — обычно 10 лет для дел постоянного хранения и 5 лет для временных, если иное не установлено отраслевыми перечнями).
3. Государственная регистрация архивных фондов — внесение сведений в Единый государственный реестр архивных фондов (ЕГРАФ).

Научно-обработочная работа (НОР)

• Раскладка и упорядочение документов по делам (при необходимости).
• Описание дел — составление описей (инвентарей) по установленным стандартам (ОСТ Р 7.0.99-2018/2023). Внедрение автоматизированных систем архивного учета (АСАУ) и электронных описей.
• Составление справочных приборов — указателей, путеводителей, тематических обзоров, публикация данных в открытых реестрах (например, «Архивы России», «Память народа», «Подвиг народа»).

Обеспечение сохранности (Хранение и консервация)

Это первостепенная задача любого архива (как указано в базовых документах и практике). Включает:

• Климатологический режим: поддержание температуры (18±2°С для бумаги, ниже для фото/пленки) и влажности (50-55%).
• Пожарная безопасность: автоматические системы пожаротушения (газовые, порошковые), не повреждающие документы.
• Биологическая защита: дезинсекция, дератизация, контроль за микробиологическими загрязнениями (плесень).
• Реставрация и консервация: работа реставрационных мастерских по укреплению бумаги, восстановлению суставов, разумке документов.
• Оцифровка как мера сохранности: создание электронных копий для исключения физического вручения уникальных оригиналов (пользование копиями).

Информационное обслуживание и доступ (Пользование)

• Читальные залы: организация доступа к оригиналам и копиям.
• Дистанционное обслуживание: электронные запросы через порталы госуслуг (Госуслуги.ру), сайты архивов, АИС «Электронный архив».
• Выдача справок, выписок, заверенных копий — правовое значение имеют только заверенные архивом копии.
• Ограничение доступа: работа с документами, содержащими гостайну, персональные данные (срок ограничения доступа к ПДн — 75 лет со дня создания, к сведениям о частной жизни — 75 лет), коммерческую тайну. Рассекречивание и снятие ограничений по истечении сроков.

Цифровая трансформация: Архив 3.0 / Цифровой архив

На 2026 год ключевым вектором развития является реализация проектов в рамках нацпроекта «Цифровая экономика РФ» и федерального проекта «Цифровое государственное управление»:

• Создание единых цифровых депонирующих сред (ЦДС) для хранения электронных документов с квалифицированной электронной подписью (КЭП) и метками времени.
• Массовая оцифровка фондов: переход от точечного сканирования по запросам к проектной оцифровке целых фондов (метрические книги, делопроизводители репрессированных, техническая документация).
• Применение ИИ и ML: автоматическое распознавание текста (OCR/HTR) для рукописных документов до 1917 г. и машинописных текстов XX века, автоматическое атрибутирование (извлечение метаданных: даты, имена, номера дел).
• Блокчейн и распределенные реестры: пилотные проекты по подтверждению подлинности и неизменности электронных архивных копий.
• Интеграция с межведомственными системами: ЗАГС (ЕГР ЗАГС), Пенсионный фонд (СФР), Росреестр, МВД — для автоматического формирования архивных пакетов и выдачи справок гражданам без бумажных носителей.

Кадровое и материально-техническое обеспечение

Направление	Современные требования
Кадры	Дефицит специалистов-архивистов с IT-компетенциями (Data Steward, цифровой куратор). Необходимость переобучения по программам доп. проф. образования (ДПО) по стандартам профстандартов (например, 06.033 «Архивист»).
Помещения	Дефицит современных хранилищ класса «А» и «Б». Строительство модульных архивов, использование подземных хранилищ (шахты, бункеры) для фондов постоянного хранения.
Оборудование	Планетные сканеры (А0-А1), сканеры проходного типа (до 10 000 стр/час), спектральное оборудование для реставрации, серверные кластеры для ЦДС.
Финансирование	Бюджетное финансирование (фederal/regional), внебюджетные источники (платные услуги оцифровки, издания, консультации), гранты (РНФ, ПФИ, гранты Президента/Правительства).

Специфика ведомственных архивов

Ведомственные архивы (Минобороны, МВД, ФСБ, СВР, Росгвардия, Росатом, МИД и др.) имеют свою специфику:

• Высокая доля секретных документов: работа по рассекречиванию (деклассификации) по истечении 30-летних сроков (ст. 15 ФЗ-125) — массивный ежегодный процесс.
• Специфические носители: фото/кино/аудио/видеоархивы, картографические фонды, техническая документация (чертежи, схемы) на нестандартных носителях.
• Закрытость для массового пользователя: доступ имеют преимущественно сотрудники ведомства, уполномоченные лица, суды. Публикация обезличенных массивов данных в открытом доступе — растущая практика (например, «Память народа» — Минобороны).
• Методологическая подчиненность Росархиву: несмотря на ведомственную подчиненность, они обязаны соблюдать единые стандарты учета, хранения и описания.

Контроль и надзор за деятельностью архивов

1. Внутренний контроль: аудит сохранности фондов (инвентаризация), проверка выполнения планов НОР, оцифровки, доступности.
2. Государственный контроль (надзор): Росархив проводит плановые и внеплановые проверки соответствия требованиям законодательства (ст. 25 ФЗ-125). Основание — риск-ориентированный подход.
3. Прокуратурский надзор: проверка соблюдения прав граждан на доступ к архивным документам, законности ограничений доступа, сохранности фондов.
4. Общественный контроль: через Архивные советы при Росархиве и архивах субъектов, экспертные комиссии.

Перспективы развития до 2030 года

Основные стратегические ориентиры (с учетом Стратегии развития архивного дела РФ на период до 2030 г.):

• Полный переход на электронное делопроизводство в госорганах с автоматическим формированием архивных пакетов (SIP — Submission Information Package) и передачей в архивы без бумажного этапа (Paperless).
• Создание «Единого цифрового контура архивов» — федеративной информационной системы, объединяющей каталоги всех государственных архивов для единой точки входа пользователя (One-Stop-Shop).
• Оцифровка 100% фондов постоянного хранения (приоритет — дореволюционные фонды, фонды репрессированных, метрические книги, земельные дела).
• Внедрение технологий долгосрочного хранения электронных документов (LTP, Long Term Preservation) по стандарту OAIS (ISO 14721) с регулярной миграцией форматов и носителей.
• Развитие международного сотрудничества: возвращение вывезенных культурных ценностей, цифровая репатриация архивов, совместные проекты с архивами стран СНГ, БРИКС, ЕС.

Организация деятельности государственных и ведомственных архивов на современном этапе, это сложный синергетический процесс, сочетающий строгие правовые традиции архивистики (принципы провенанции, первоорденности, неразрывности фондов) с передовыми IT-технологиями. Успех зависит от решения трех ключевых задач: гарантированной сохранности оригиналов, массового перевода фондов в открытый цифровой доступ и кадрового обеспечения новыми компетенциями. Только при этом архивы выполняют свою главную миссию — быть надежным фундаментом исторической памяти, правового государства и информационного суверенитета.

---

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства РФ (ФЗ-125, ФЗ-149, Постановления Правительства, Приказы Росархива, Отраслевые стандарты) и стратегических документов развития архивного дела.