Цель статьи – дать комплексное представление о том, как правильно организовать документы внутри архивов, распределяя их по отдельным фондам, с учётом действующего законодательства и методических рекомендаций.

Правовая основа

Организация хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле»;
2. Приказ Министерства культуры РФ от 18 января 2007 г. № 236 (с изменениями от 16 февраля 2009 г.);
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения;
4. Единые Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов АФ РФ в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях.

Понятие «фонд» в архивном деле

Фонд – это структурно‑логическая единица архивного хранения, объединяющая документы, связанные между собой по:

• источнику (орган, учреждение, лицо);
• времени создания (хронологический диапазон);
• тематическому направлению (дело, проект, событие).

Каждый фонд имеет собственный уникальный идентификатор (инвентарный номер) и сопровождается описательным документом – описанием фонда.

Принципы организации документов по фондам

Согласно Правилам, при работе с фондами необходимо соблюдать следующие принципы:

• Принцип целостности – документы, относящиеся к одному источнику, хранятся в одном фонде;
• Принцип систематичности – внутри фонда документы упорядочиваются по установленной системе (хронологической, тематической, алфавитной);
• Принцип доступности – фонд должен быть оформлен так, чтобы обеспечить быстрый поиск и использование документов;
• Принцип законности – все действия с фондом (приём, перемещение, уничтожение) осуществляются в соответствии с законодательством.

Этапы организации документов в пределах архивов

Формирование нового фонда

Новый фонд создаётся в случаях:

1. Изменения профиля деятельности организации‑источника;
2. Изменения формы собственности (например, реорганизация, приватизация);
3. Поступления новых архивных документов, не входящих в существующие фонды.

Для создания фонда необходимо:

• Сформировать проект фонда (описание, границы, сроки);
• Определить состав документов (подлинники, копии, электронные файлы);
• Назначить ответственного за фонд (архивариус‑специалист).

Комплектование фонда

Комплектование – процесс пополнения фонда документами, которые соответствуют его границам. Ключевые действия:

• Проверка соответствия документов установленным критериям (источник, период, тематика);
• Оформление приёмного акта (передача от организации‑источника);
• Регистрация в журнале комплектования (номер, дата, количество, состояние).

Описание фонда

Описание – обязательный элемент, позволяющий пользователям понять содержание и структуру фонда. Описание оформляется в соответствии с Методическими рекомендациями ФАА и включает:

• Общие сведения (название, инвентарный номер, срок создания);
• Хронологический охват;
• Тематику и структуру (разделы, серии, коробки);
• Сведения о физических и электронных носителях;
• Указание на ограничения доступа (секретность, персональные данные).

Учёт и хранение

Для надёжного учёта применяются:

• Электронные каталоги (система автоматизированного архивного учёта – САУА);
• Физические журналы учёта (приём‑выдача, перемещение, консервация);
• Регулярные инвентаризации (периодичность – минимум раз в 5 лет).

Хранение должно соответствовать требованиям к температуре, влажности и защите от вредных факторов (пыль, свет, механические повреждения). Для электронных документов – обеспечение долговременного цифрового хранения (многоуровневое резервное копирование, миграция форматов).

Использование фонда

Документы фонда могут использоваться в следующих целях:

• Исследовательская работа (историография, социология, право);
• Подготовка справочно‑информационных материалов (публикации, выставки);
• Юридическое подтверждение (судебные разбирательства, проверка фактов).

Процедура доступа включает:

1. Подачу запроса (письменного или электронного) с указанием целей и объёма запрашиваемых материалов;
2. Проверку правомерности доступа (согласование с отделом защиты персональных данных, если необходимо);
3. Выдачу копий или предоставление доступа к оригиналам в читальном зале.

Специфика работы с документами личного происхождения

Документы личного происхождения (ДЛП) включают личные фонды, коллекции, автобиографии, письма, дневники и т.п. Их организация требует учёта дополнительных особенностей:

• Соблюдение прав на личную неприкосновенность и защиту персональных данных (ФЗ 152‑2013);
• Отдельное описание личных фондов, где указывается степень доступа (открытый, ограниченный, закрытый);
• Возможность цифровой конвертации с последующим хранением в электронных архивах.

Методические рекомендации ФАА предписывают вести отдельный реестр ДЛП и формировать планы консервации для уязвимых материалов (бумажные документы, фотоматериалы).

Работа с электронными документами

С учётом роста объёма цифровой информации, архивы обязаны:

• Обеспечить метаданные (описание, дата создания, автор, формат);
• Гарантировать целостность (контрольные суммы, цифровые подписи);
• Проводить регулярную миграцию на актуальные форматы и носители;
• Хранить резервные копии в географически разнесённых центрах.

Для электронных фондов применяются стандарты ISO 15489‑1 (управление документами) и ISO 14721 (OAIS) – модель открытого архивного информационного системы.

Практические рекомендации

1. Разработайте локальный регламент, адаптированный к специфике вашей организации, но полностью соответствующий федеральным Правилам.
2. Внедрите автоматизированную систему учёта (САУА) с возможностью интеграции электронных и бумажных фондов.
3. Проводите обучающие семинары для сотрудников архивного отдела – от архивариусов до специалистов по цифровой консервации.
4. Регулярно проверяйте состояние физических носителей (пыль, плесень, механические повреждения) и планируйте их консервацию.
5. Создайте политику доступа к личным фондам, учитывающую интересы наследников и требования закона о персональных данных.
6. Внедрите процедуру аудита (внутренний и внешний) для контроля соответствия процессу организации фондов нормативным требованиям.

Организация документов в пределах архивов по фондам – это комплексный процесс, объединяющий правовые, методологические и технические аспекты. Соблюдение установленного порядка (создание, комплектование, описание, учёт, хранение и использование) гарантирует долговременную сохранность исторического наследия, а также обеспечивает удобный и законный доступ к документам для исследователей, государственных органов и широкой общественности.

Следуя изложенным принципам и рекомендациям, архивные учреждения смогут эффективно управлять своими фондами, отвечая современным требованиям к работе с бумажными и электронными документами.

Дата публикации: 09 июля 2026 г.