Электронный архив – это совокупность электронных документов и метаданных, которые хранятся в специально
подготовленной системе (СХЭД) и доступны для поиска, использования и контроля в течение установленного законом
срока. Современные организации – от государственных учреждений до благотворительных фондов – обязаны обеспечить
надёжное, безопасное и законодательно‑соответствующее хранение своих цифровых материалов.

Правовая база

В России порядок хранения электронных документов регулируется рядом нормативных актов:

• Приказ Росархива от  г. – устанавливает сроки хранения электронных и бумажных документов;
• ФСБУ 27/2021 – требования к бухгалтерским документам в электронном виде.
• Федеральный закон № 63‑ФЗ «Об электронном документообороте».
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ (обновл. 2023 г.).

Все эти документы требуют, чтобы электронные архивы хранились столько же, сколько и их бумажные аналоги,
а также чтобы обеспечивалась их аутентичность, целостность и конфиденциальность.

Классификация организаций‑пользователей

Системы хранения электронных документов (СХЭД) применяются в самых разных типах организаций:

1. Государственные органы и муниципальные учреждения;
2. Международные и национальные некоммерческие организации;
3. Благотворительные фонды;
4. Спортивные ассоциации;
5. Частные компании (ООО, АО) любого профиля.

Независимо от формы собственности, все они обязаны соблюдать единые требования к срокам и способам хранения.

Принципы организации электронного архива

• Единый «окно» доступа – пользователи работают с документами через одну интегрированную платформу.
• Разделение по срокам хранения – временные документы хранятся отдельно от документов длительного хранения.
• Аутентичность и подлинность – применение цифровой подписи, хеш‑функций и журналов аудита.
• Надёжность носителей – выбор носителей с учётом их долговечности (оптика, SSD, магнитные ленты).
• Резервирование – минимум две копии на разных носителях/локациях.
• Контроль доступа – ролевая модель, шифрование и мониторинг попыток несанкционированного доступа.

Типы носителей и их долговечность

Оптимальные условия хранения зависят от выбранного носителя:

Носитель	Средний срок службы	Плюсы	Минусы
Оптические диски (BD, DVD)	10‑30 лет	Стабильность, отсутствие магнитных полей	Низкая ёмкость, необходимость специального оборудования
Магнитные ленты (LTO)	15‑30 лет	Большие объёмы, экономичность	Требуют регулярного калибрования оборудования
Твердотельные накопители (SSD)	5‑10 лет	Быстрый доступ, отсутствие движущихся частей	Дороже, ограниченный цикл записи
Облачные сервисы	Неограничено (при условии провайдера)	Гибкость, географическое распределение	Зависимость от сторонних поставщиков, вопросы суверенитета данных

Системы хранения электронных документов (СХЭД)

На рынке представлено несколько популярных решений, которые позволяют реализовать «один‑окно» доступ к архивным материалам:

• Directum СЭД Долговременный архив
• Этлас
• EnDocs
• e‑Архив
• Скан‑Архив
• Делис

Все перечисленные системы поддерживают:

1. Метаданные и классификацию документов;
2. Электронную подпись и контроль целостности;
3. Автоматическое формирование архивных наборов;
4. Резервное копирование и репликацию;
5. Интеграцию с ERP, CRM и другими корпоративными системами.

Этапы создания электронного архива

Процесс внедрения СХЭД условно делится на четыре основных этапа:

6.1 Планирование функций системы

Определяется перечень бизнес‑процессов, которые будут поддерживаться, и формируются требования к:

• Объёмам хранимой информации;
• Срокам хранения;
• Уровням доступа и защиты.

6.2 Анализ текущей деятельности организации

Проводится аудит существующего документооборота, выявляются:

• Типы документов (бухгалтерские, юридические, кадровые и т.д.);
• Объём бумажных архивов, подлежащих оцифровке;
• Точки интеграции с другими ИТ‑системами.

6.3 Проектирование архитектуры хранения

Выбираются:

• Типы носителей (оптика, LTO, SSD, облако);
• Структура репликаций (две копии – локальная и удалённая);
• Механизмы обеспечения аутентичности (ЭЦП, хеш‑подписи).

6.4 Внедрение и тестирование

На этом этапе происходит:

• Установка и настройка СХЭД;
• Миграция документов (сканирование, импорт из старых СЭД);
• Обучение персонала и разработка инструкций;
• Проведение тестов на восстановление данных.

Обеспечение аутентичности и целостности

Для подтверждения подлинности электронных архивных документов применяются:

• Электронная подпись (КЭП) согласно ГОСТ Р 34.10‑2012;
• Хеш‑функции (SHA‑256) и хранение контрольных сумм в журнале аудита;
• Тайм‑стемпинг (временная метка) от аккредитованного УЦ.

Резервное копирование и защита от потери данных

Ключевые рекомендации:

1. Создавать минимум две независимые копии каждого документа – одна в локальном хранилище, вторая в удалённом (облачном или в другом дата‑центре).
2. Регулярно проверять целостность копий (контрольные суммы, тестовое восстановление).
3. Использовать политику «3‑2‑1»: 3 копии, 2 разных носителя, 1 копия вне площадки.
4. Автоматизировать процесс резервного копирования (ежедневные инкрементные, еженедельные полные бэкапы).
5. Шифровать резервные копии с использованием AES‑256.

Управление доступом и защита от несанкционированного доступа

Для контроля доступа рекомендуется внедрить:

• Ролевую модель (RBAC) – права назначаются в зависимости от должностных функций;
• Многофакторную аутентификацию (MFA) для администраторов и пользователей с правом изменения метаданных;
• Логи аудита, фиксирующие каждый запрос к документу (кто, когда, что делал).

Лучшие практики организации электронного архива

• Стандартизация метаданных – использовать единый справочник (Код, Наименование, Дата, Тип, Срок хранения).
• Регулярный аудит – проверка соответствия реального состояния архивных фондов нормативным требованиям.
• Обучение персонала – проводить семинары по работе с СХЭД, правилам создания и подписания электронных документов.
• Документирование процессов – фиксировать процедуры создания, хранения, уничтожения и восстановления документов.
• План восстановления после катастроф (DRP) – описать порядок действий в случае отказа основного хранилища.

Организация хранения электронных архивов – это комплексный процесс, сочетающий правовые требования, технические
решения и управленческие практики. При правильном подходе СХЭД позволяет:

• Сократить затраты на физическое хранение бумажных документов;
• Обеспечить быстрый поиск и доступ к нужной информации;
• Гарантировать подлинность и целостность архивных материалов;
• Снизить риски потери данных за счёт резервного копирования и репликации;
• Соответствовать требованиям законодательства РФ и международных стандартов.

Внедрение современной системы хранения электронных документов – инвестиция в надёжность, эффективность и
прозрачность работы любой организации.

Дата актуализации информации: 13:07:41