Цель статьи – дать полное представление о том, как в России организовано хранение документов в государственных и ведомственных архивах, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие практические шаги необходимо выполнять организациям.

Правовая база

Основные нормативные документы, определяющие порядок хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, включают:

1. Приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
2. Приказ Министерства культуры РФ о передаче документов постоянного хранения в государственные (муниципальные) архивы.
3. Методические рекомендации к вышеуказанным правилам (Федеральное архивное агентство).
4. Федеральные законы и подзаконные акты, содержащие сроки хранения (например, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Все эти документы образуют единую нормативную систему, в которой сроки хранения устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов и перечней типовых архивных документов.

Ключевые положения Приказа № 77

• Отбор документов для включения в Архивный фонд РФ и их передача в структурные подразделения, осуществляющие хранение.
• Выявление документов с истёкшими сроками хранения и их включение в акт о выделении к уничтожению.
• Экспертиза ценности – подлежит всем документам государственного органа независимо от вида носителя.
• Охранный режим в архиве устанавливается инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, согласованной с охранной организацией.

Понятие архивного фонда

Архивный фонд – совокупность документов, отобранных в результате экспертизы ценности, которые сохраняются в течение установленного срока хранения. Для разных типов организаций существуют свои границы формирования фонда:

• Государственный архив – хранит документы, относящиеся к деятельности государственных органов.
• Ведомственный (организационный) архив – хранит документы, сформированные в рамках конкретного ведомства или организации.
• Муниципальный архив – принимает документы от органов местного самоуправления.

Хронологическими границами архивного фонда организации являются даты её создания и ликвидации (при их наличии).

Этапы организации хранения документов

Планирование и классификация

Перед передачой дел в архив необходимо выполнить:

1. Определить классификационный справочник (по тематикам, видам деятельности, срокам хранения).
2. Сформировать перечень документов с указанием их ценности и сроков хранения.
3. Провести экспертизу ценности – оценить историческую, правовую, информационную значимость.

Комплектование и подготовка к передаче

• Упорядочить документы в дела (по хронологии, тематике, регистрам).
• Оформить акт приёма‑передачи с указанием количества, состояния и перечня документов.
• Обеспечить упаковку и маркировку в соответствии с инструкциями архива (защита от влаги, пыли, механических повреждений).

Хранение в архиве

В архивных помещениях должны соблюдаться нормативные режимы, установленные Главой V Правил:

• Температурный режим – обычно +18…+22 °C.
• Влажность – 45 % ± 5 %.
• Вентиляция – постоянный приток свежего воздуха без сквозняков.
• Охранный режим – контроль доступа (пропускная система, видеонаблюдение, охранные службы).
• Разделение основных (для хранения оригиналов) и вспомогательных (офисные, технические) помещений.

Учёт и выдача документов

Для контроля доступа к архивным материалам используется журнал выдачи:

1. Внести в журнал ФИО сотрудника, дату и время выдачи, номер документа (дела) и цель обращения.
2. Подписать документ при получении и при возврате.
3. Хранить журнал в архиве в течение установленного срока (не менее 5 лет).

Сроки хранения и уничтожение

Сроки хранения делятся на три группы:

• Постоянное хранение – документы, имеющие историческую, правовую или научную ценность (например, законы, указы, акты, создающие правовые нормы).
• Среднесрочное хранение – документы, нужные в течение определённого периода (от 5 до 30 лет) для административных, финансовых, кадровых нужд;
• Краткосрочное хранение – документы, которые после истечения установленного срока могут быть уничтожены.

Документы, срок хранения которых истёк, включаются в акт о выделении к уничтожению. Уничтожение производится только после согласования с архивом и в присутствии уполномоченных лиц.

Охранный и внутриобъектовый режимы

Согласно пунктам 5.3‑5.4 Правил, охранный режим определяется локальным актом архива и включает:

• Контроль доступа через пропускную систему (карточки, биометрия).
• Ограничение перемещения документов за пределы архива (только в специально отведённые зоны).
• Регламентированный вынос копий и справочно‑поисковых материалов (только под подпись и под роспись).
• Согласование с охранной компанией, заключающей договор с архивом.

Практические рекомендации для государственных и ведомственных организаций

Формирование внутренней политики

Каждой организации рекомендуется разработать локальный документ «Положение о передаче и хранении документов в архив», в котором отражаются:

• Ответственные лица (архивариус, руководитель отдела документооборота).
• Порядок проведения экспертизы ценности.
• Шаблоны актов приёма‑передачи и журналов выдачи.
• Сроки и порядок пересмотра документов.

Обучение персонала

Регулярные тренинги позволяют избежать ошибок при:

• Классификации и маркировке документов.
• Соблюдении температурно‑влажностных режимов.
• Заполнении журналов выдачи и актов.

Использование электронных систем

Для упрощения учёта и поиска рекомендуется внедрять:

• Электронные реестры документов (с привязкой к физическим носителям).
• Системы управления архивами (СУА), позволяющие вести поиск по метаданным.
• Сканирование и оцифровку документов, где это допускается нормативными актами, с последующим хранением оригиналов в архиве.

Хранение документов в государственных и ведомственных архивах – это строго регламентированный процесс, основанный на комплексных нормативных актах, в частности Приказе Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. Соблюдение требований к отбору, комплектованию, учёту, охранному режиму и срокам хранения гарантирует сохранность исторически ценных материалов и их доступность для будущих поколений.

Тщательная организация всех этапов – от экспертизы ценности до ведения журналов выдачи – позволяет минимизировать риски потери информации, обеспечить юридическую чистоту и соответствовать требованиям законодательства РФ.

Полезные ссылки:

• Приказ Росархива № 77 (2023)
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов
• Приказы Министерства культуры РФ о передаче документов в архивы