Организация хранения документов в муниципальных архивах, это строго регламентированная процесс, обеспечивающий сохранность Архивного фонда Российской Федерации, формируемого органами местного самоуправления (ОМСУ)․ На сегодняшний день (по состоянию на ) основным нормативным правовым актом, регулирующим эту сферу, является Приказ Росархива (Федерального архивного агентства) от 31 июля 2023 г․ № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (вступил в силу 17 сентября 2023 года)․

Данный документ заменил собой ранее действовавший Приказ Росархива от № 24 (с изм․ от ) и существенно обновил подходы к хранению, комплектованию и учету, в т․ч․ в части работы с электронными документами и обеспечения информационной безопасности․

Нормативная правовая основа

Деятельность муниципальных архивов строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон)․
• Федеральный закон от № 122-ФЗ «Об архивных фондах в Российской Федерации и доступе к ним»․
• Приказ Росархива от № 77 — основной регламент правил хранения, комплектования, учета и использования (далее — Правила № 77)․
• Методические рекомендации Росархива по применению Правил № 77 (разъясняют процедурные моменты)․
• Локальные нормативные акты муниципального образования (положения об архиве, инструкции, планы мероприятий)․

Сфера действия Правил № 77 (Пункт 1․1 – 1․5)

Правила обязательны для применения:

1. Органами местного самоуправления (администрации городских/сельских поселений, муниципальных районов, городских округов)․
2. Муниципальными архивами (создаваемыми в качестве самостоятельных учреждений или структурных подразделений администраций)․
3. Муниципальными казенными/бюджетными учреждениями (музеями, библиотеками, архивами), которые являются источниками комплектования муниципального архивного фонда․
4. Иными организациями, осуществляющими управление муниципальными архивными фондами․

Важно: Правила распространяются как на документы на бумажном носителе, так и на электронные документы, подлежащие передаче в архив для постоянного хранения․

Организация физического хранения (Раздел III Правил № 77)

Это ключевой раздел, определяющий условия сохранности документов․ Муниципальный архив обязан обеспечить:

Помещения и оборудование (Пп․ 23–35)

• Специализированные хранилища: Отдельные помещения для документов постоянного и длительного временного хранения (свыше 10 лет)․ Запрещается совместное хранение с материальными ценностями, химикатами, пищевыми продуктами․
• Микроклимат: Поддержание температуры (18±2 °C для бумаги, ниже для фото/пленки) и относительной влажности (50±5% для бумаги)․ Обязательна установка приборов контроля (психрометры, термографы) и ведение журналов учета параметров․
• Пожарная безопасность: Соответствие ФЗ-123, наличие систем автоматического пожаротушения (порошковые, газовые, водяные дождеватели — в зависимости от категории помещения), пожарной сигнализации․
• Охрана и контроль доступа: Охраняемая периметр, СКУД (система контроля и управления доступом), видеонаблюдение, металлические двери, решетки на окнах нижних этажей․
• Стеллажное оборудование: Металлические стеллажи промышленного производства, заземленные, с антикоррозийным покрытием․ Документы храняться в коробках/папках вертикально․ Запрещено хранение на полу․
• Чистота и дезинсекция: Регулярная влажная уборка, плановые дератизация и дезинсекция (только разрешенными препаратами, безопасными для бумаги)․

Размещение и упаковка (Пп․ 36–45)

• Систематизация: Документы размещаются по фондам, описям, делам в соответствии с архивной номенклатурой․
• Упаковка: Дела оформляются в архивные обложки (формы 1-А, 2-А и др․) из безкислотного картона․ Обложки подписываются пастелью или карандашом (не шариковой ручкой!)․
• Кодификация: Присвоение шифров хранения (фонд, опись, дело, единица хранения) для быстрого поиска․
• Крупногабаритные и нестандартные документы: Хранятся отдельно (планы, карты, рисунки — в шкафах для крупногабаритных документов или свернутыми в тубах/переплетенными в тома)․

Комплектование архива и экспертная оценка (Раздел IV Правил № 77)

Муниципальные органы власти и организации-источники формируют архивный фонд через процедуру экспертной оценки документов․

Экспертные комиссии (ЭК) и Центральные экспертные комиссии (ЦЭК) (Пп․ 18–22)

• В каждом органе местного самоуправления и организации-источнике создается Экспертная комиссия (ЭК)․
• Положение об ЭК согласовывается с ЭПК (Экспертно-консультативной комиссией) муниципального архива или уполномоченным государственным/муниципальным архивом․
• Основные функции ЭК:
  • Организация ежегодного отбора дел на хранение и уничтожение․
  • Установление сроков хранения для дел, не вошедших в номенклатуру․
  • Подготовка актов отбора (на хранение / на уничтожение)․

Сроки хранения и номенклатуры (Пп․ 46–55)

• Единая номенклатура документов (утв․ Приказом Минкультуры/Росархива) — базовый документ для типовых серий дел․
• Индивидуальные номенклатуры разрабатываются организациями-источниками и утверждаются согласованно с архивом․
• Сроки хранения: постоянный (передача в архив обязательна) и временный (до 10 лет, в организации, свыше 10 лет — передача в архив)․
• Документы, не вошедшие в номенклатуру, подлежат экспертной оценке в течение года после окончания дела․

Передача в архив (Пп․ 56–65)

• Ежегодная передача дел постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) по акт приема-передачи (форма по Приказу Росархива)․
• Состав передачи: дела в обложках, описи (бумажные и/или электронные), указатели, реестры электронных документов․
• Архив проводит приемку (проверка состояния, полноты, соответствия описям) в установленные сроки․

Учет документов в муниципальном архиве (Раздел V Правил № 77)

Учет обеспечивает поиск и контроль сохранности․ Ведется на трех уровнях:

Ключевые требования к учету (Пп․ 66–85):

• Обязательное ведение описей дел (основной поисковый прибор)․ Допускается электронная форма с последующим печатанием для архива․
• Создание электронных баз данных (ЭБД) и информационно-поисковых систем․ Данные должны соответствовать стандартам (ГОСТ Р 7․0․100, ГОСТ Р 7․0․99)․
• Присвоение каждой единице хранения уникального кода (штрих-кода/QR-кода) для автоматизации инвентаризации и выдачи․
• Ежегодная инвентаризация (полная или выборочная) с составлением акта․

Использование документов (Раздел VI Правил № 77)

Доступ к документам муниципального архива регулируется ФЗ-122 и Правилами № 77 (Пп․ 86–115)․

Режимы доступа

• Открытый доступ: Документы с истекшим сроком ограничения доступа (обычно 30 лет для общих дел, 75/100 лет для личных дел)․
• Ограниченный доступ: Документы, содержащие гостайну, персональные данные, комерческую/адвокатскую тайну, сведения о несовершеннолетних и т․д․ Выдача только по основаниям (запрос органа власти, согласие субъекта ПДн, решение суда)․

Формы предоставления

1. В читальном зале архива (оригиналы или копии)․
2. Удаленно — через официальный сайт архива, портал «Архивы России», АИС (электронные копии)․
3. Направление копий по почте/ЭДО по запросам граждан и организаций․

Обеспечение сохранности при использовании

• Выдача оригиналов только в читальном зале под контролем сотрудника․
• Запрет выдачи в пользование единственных экземпляров, поврежденных документов, документов на нестандартных носителях (пленка, аудио/видео) без копирования․
• Обязательное оформление заказа-наряд и учет выдачи/возврата в журнале/АИС․
• Создание пользовательских копий (цифровых/бумажных) для массового обращения, чтобы избавить оригиналы от износа․

Особенности хранения электронных документов и оцифровки (Раздел VII, Пп․ 116–135)

Приказ № 77 детально прописал требования к электронным архивам:

• Электронный архивный фонд формируется как система хранения электронных документов (СХЭД), соответствующая требованиям ФСБ (ФСТЭК) по защите информации (если есть ПДн/Гостайна) или общим требованиям надежности․
• Форматы файлов: Только открытые, стандартизированные форматы (PDF/A для текста, TIFF/JPEG2000 для изображений, XML для структурированных данных, WAV/FLAC для аудио)․ Запрещены проприетарные форматы без гарантии долгосрочной читаемости․
• Целостность и подлинность: Обязательное использование электронной подписи (ЭП/КЭП) при передаче в архив, контроль хеш-сумм (SHA-256), ведение протоколов фиксации (audit trails) всех операций с файлами․
• Резервное копирование: Правило «3-2-1» (3 копии, 2 разных носителя, 1 удаленная)․ Хранение копий в географически удаленном ЦОД (Центре обработки данных)․
• Миграция данных: Плановый перенос на новые носители/форматы при устаревании технологий (каждые 5–7 лет) с ведением протоколов миграции․
• Оцифровка (цифровое воспроизведение): Проведение по плану оцифровки․ Требования к качеству сканирования (DPI, цветовая глубина, сжатие без потерь для архивных мастер-копий)․ Оцифрованные копии могут заменять оригиналы при выдаче пользователям․

Обеспечение сохранности в чрезвычайных ситуациях (Пп․ 136–142)

• Разработка и утверждение Плана действий при чрезвычайных ситуациях (пожар, наводнение, терроризм, кибератака на СХЭД)․
• Наличие аварийно-спасательных комплектов (пленка, скотч, коробки, перчатки, фонари)․
• Определение приоритетных фондов для эвакуации (фундаментальные фонды, уникальные документы)․
• Договоры с организациями по сушке/реставрации документов (вакуумная сублимация и т;д․)․
• Регулярные учения персонала (не реже 1 раза в год)․

Контроль и ответственность

• Внутренний контроль: Ежедневный контроль микроклимата, ежемесячные обходы хранилищ, ежегодная инвентаризация, отчетность руководству архива․
• Государственный контроль (надзор): Проведения Росархивом (плановые/внеплановые проверки), прокуратурой (проверка соблюдения законодательства)․
• Ответственность:
  • Дисциплинарная — за нарушение режима хранения, потерю дел, несвоевременную передачу․
  • Административная (КоАП РФ ст․ 13․10–13․14) — за нарушение правил хранения, комплектования, учета, использования, незаконное уничтожение (штрафы на должностных лиц до 5000 руб․, на юрлиц до 50 000 руб․)․
  • Уголовная (УК РФ ст․ 243) — за уничтожение, повреждение или хищение документов Архивного фонда РФ (штраф, обязательные работы, исправительные работы, принудительные работы, арест, лишение свободы до 3 лет)․

Практический чек-лист для руководителя муниципального архива / администрации

1. Нормативная база: Актуализированы ли локальные акты (Положение об архиве, Инструкция по хранению, План оцифровки, План ЧС) под Приказ № 77?
2. Хранилища: Соответствуют ли параметры (температура, влажность, пожарная безопасность, охрана) требованиям Пп․ 23–35?
3. Экспертная комиссия: Создана ли ЭК в администрации/организациях? Согласовано ли Положение с ЭПК архива? Проводится ли ежегодный отбор в срок?
4. Номенклатуры: Утверждены ли индивидуальные номенклатуры у всех источников комплектования? Внесены ли изменения в связи с обновлением типовых?
5. Передача дел: Осуществляется ли ежегодная передача по актам приема-передачи? Нет ли задержек сроков (до 1 марта след․ года)?
6. Учет и АИС: Внедрена ли АИС «Архив» / ЭБД? Присвоены ли штрих-коды единицам хранения? Проведена ли инвентаризация за год?
7. Электронный архив: Есть ли СХЭД? Соответствует ли она требованиям по защите и форматам? Настроено ли резервное копирование в удаленный ЦОД?
8. Доступ: Обеспечен ли доступ граждан (читальный зал, сайт, Госуслуги)? Соблюдаются ли сроки ответа на запросы (30 дней)?
9. Персонал: Прошли ли архивисты повышение квалификации (не реже 1 раза в 3 года)? Проводились ли учения по ЧС?
10. Отчетность: Сдана ли ежегодная отчетность в Росархив (формы 1-арх, 2-арх и др․) в установленные сроки?

Современная организация хранения муниципальных архивов, регулируется комплексным подходом, объединяющим классическую архивистику (микроклимат, описи, экспертиза) и цифровые технологии (СХЭД, ЭП, порталы доступа)․ Приказ Росархива № 77 от установил единые высокие стандарты, нарушение которых влечет серьезную правовую ответственность․ Ключевым успехом является не формальное выполнение пунктов приказа, а создание устойчивой системы управления документами на всем жизненном цикле — от возникновения в органе власти до вечного хранения в муниципальном архиве как части национального культурного наследия․

Основные нормативные акты для работы (актуальные на ):

• Приказ Росархива от № 77 (Главный документ)․
• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»․
• ФЗ от № 122-ФЗ «Об архивных фондах․․․»․
• Приказ Минкультуры России от № 1987 (утв․ Единую номенклатуру документов, формируемых органами власти/ОМСУ)․
• ГОСТ Р 7․0․100–2018 (Системы стандартов в архивном деле․ Термины и определения)․
• ГОСТ Р 7․0․99–2018 (Архивные электронные документы․ Требования к формированию, хранению и использованию)․
• Методические рекомендации Росархива по применению Правил № 77 (опубликованы на сайте rosarhiv․gov․ru)․