Цель статьи – дать полное представление о нормативных требованиях, порядке и практических аспектах организации хранения государственных архивных документов в России.
Правовая основа
Нормативные документы, регулирующие хранение архивных материалов, включают:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, определяющий правовые основы создания, комплектования, хранения и использования архивных фондов.
- Приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных организациях».
- Методические рекомендации Росархива и ВНИИДАД, поясняющие практические вопросы применения Правил.
- Постановления и приказы субъектов РФ, в т.ч. Минюста РФ от 31 августа 2022 г. № 119 (правила работы государственных архивов).
Согласно части 1 статьи 17 Федерального закона № 125‑ФЗ, организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и нормативными правовыми актами.
Классификация архивных документов
Документы делятся по срокам хранения и по типу:
- Временное хранение (до 10 лет включительно). Такие документы хранятся в структурных подразделениях организации‑источника до передачи в архив или до истечения срока.
- Депозитарное (свыше 10 лет) хранение. Документы, требующие более длительного хранения, передаются в государственные или муниципальные архивы.
- Постоянное (вечное) хранение. Документы, отнесённые к Архивному фонду Российской Федерации (например, документы по личному составу, документы исторической ценности).
- Электронные и бумажные формы. Правила одинаково применимы к обоим типам, однако для электронных документов предусмотрены дополнительные требования к технической среде и кибербезопасности.
Ответственность за хранение
Ответственность распределяется между:
- Государственными органами – обязаны передавать документы в архивные учреждения в установленные сроки.
- Муниципальными органами – аналогичные обязанности, но в рамках регионального уровня.
- Организациями‑источниками (коммерческие компании, ИП, некоммерческие организации) – обязаны обеспечить сохранность документов до их передачи в архив.
- Физическими лицами (например, авторы личных архивов) – при передаче документов в архив обязаны соблюдать требования к комплектованию и учёту.
Порядок организации хранения
Создание архивного подразделения
В каждой организации, где предусмотрено временное хранение, создаётся архивное подразделение (отдел, секция, архив‑служба). Согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации (1994), такие подразделения могут быть оформлены как отдельные юридические лица или как структурные подразделения.
Приём и регистрация документов
- Получение документов от подразделений‑источников.
- Проверка комплектности (сопроводительные листы, описи, метаданные).
- Внесение в журнал учёта (бумажный или электронный).
- Присвоение уникального архивного номера в соответствии с классификатором.
Комплектование архивного фонда
Документы группируются в дела (фонд, серия, подраздел) согласно:
- Тематики (например, «Документы по личному составу»).
- Хронологии (год, квартал).
- Организационной принадлежности (отдел, подразделение).
Условия хранения
| Тип документа | Температурный режим | Влажность | Дополнительные требования |
|---|---|---|---|
| Бумажные документы | 18‑22 °C | 45‑55 % | Защита от светового излучения, использование архивных коробок и папок. |
| Электронные носители (магнитные, оптические) | 15‑20 °C | 30‑40 % | Контроль уровня магнитных полей, регулярное копирование (медиа‑миграция). |
| Фотоматериалы, микрофильмы | 16‑20 °C | 30‑40 % | Хранение в герметичных контейнерах, защита от загрязнения пылью. |
Перевод в постоянное хранение
По истечении установленного срока (10 лет или иной, указанный в нормативных актах) документы передаются в:
- Государственные архивы (Федеральные, региональные, муниципальные).
- Специальные архивы (мемориальные, научные, музейные).
Передача сопровождается актой передачи, в которой фиксируются количество, состояние и архивные номера документов.
Учет и контроль
Для обеспечения надёжного учёта применяются:
- Электронные системы учёта (например, «Электронный архивный регистр» – ЕАР).
- Регулярные инвентаризации (не реже одного раза в год).
- Аудит соответствия требованиям Правил (внутренний и внешний).
Контроль за соблюдением сроков хранения осуществляют:
- Ответственный за архив (главный архивист).
- Контрольный орган – Федеральная архивная служба (Росархив).
- Внутренний аудит организации‑источника.
Использование архивных документов
Документы могут быть использованы в следующих целях:
- Исследовательская деятельность.
- Подготовка нормативных актов и правовых документов.
- Судебные и административные разбирательства.
- Образовательные программы.
Для доступа к документам необходимо оформить запрос в соответствии с установленными формами и получить разрешение от архивного подразделения. При работе с электронными документами применяется система контроля доступа (логины, уровни прав).
Сохранность и консервация
Ключевые мероприятия по сохранности:
- Контроль микроклимата (температура, влажность, вентиляция).
- Защита от вредных факторов (свет, пыль, химические загрязнители).
- Регулярная проверка состояния носителей (проверка на плесень, коррозию, деградацию).
- Медиа‑миграция электронных документов каждые 5‑7 лет.
- Создание резервных копий (для электронных архивов) и их хранение в отдельном месте.
Практические рекомендации
- Разработайте внутренний регламент хранения, согласованный с Приказом 77 и Федеральным законом 125‑ФЗ.
- Обучайте персонал архивных подразделений методикам учёта и консервации.
- Внедряйте автоматизированные системы учёта (ЭАР) для ускорения поиска и контроля.
- Проводите ежегодные аудиты и корректируйте процессы в соответствии с результатами.
- Обеспечьте взаимодействие с Росархивом: своевременно сообщайте о изменениях в структуре фонда, сроках хранения и особенностях документов.
Соблюдение Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации является обязательным для всех государственных, муниципальных и частных организаций, работающих с архивными материалами. Правильная организация хранения гарантирует сохранность исторической, правовой и управленческой информации, а также обеспечивает её доступность для будущих поколений.
Дата актуализации: 10 июля 2026 г. | Источник: Федеральный закон № 125‑ФЗ, Приказ Росархива № 77 (2023), методические рекомендации Росархива и ВНИИДАД.