Дата подготовки материала: 06:06:49 ().
Нормативная база
Основополагающим документом, регулирующим организацию хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, являются:
- Приказ Росархива от № 24 – «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
- Приказ Росархива от № 77 – редакция Правил, вступившая в силу с 31 июля 2023 года, уточняющая порядок оформления, хранения и выдачи архивных документов.
- Методические рекомендации к Правилам (утв. ) – раскрывают методику применения положений Правил в практической деятельности архивов.
Все перечисленные нормативно‑акты разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 ок>
Эти нормативные акты базируются на Федеральном законе от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» и устанавливают единые требования к хранению документов как в государственных, так и в муниципальных архивах.
Классификация документов, подлежащих архивации
Согласно приказу Росархива от № 236, вся документация организации условно делится на четыре группы:
- Постоянного хранения – дела, имеющие enduring ценность (например, учредительные документы, приказы о реорганизации, личные дела сотрудников).
- Долгосрочного хранения (свыше 10 лет) – финансово‑экономические отчёты, договоры, нормативные акты.
- Среднесрочного хранения (от 3 до 10 лет) – внутренние приказы, служебные записки, отчёты о выполнении планов.
- Краткосрочного хранения (до 3 лет) – текущая корреспонденция, черновики, вспомогательные материалы.
Документы постоянного и долгосрочного хранения подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел) в соответствии с разделом VI Правил, утверждёнными приказом Росархива № 77 от .
Этапы передачи документов на хранение в муниципальный архив
Подготовка к сдаче
- Определение срока хранения каждого дела согласно утверждённому перечню (приказ Росархива № 236).
- Составление опись в виде описи дел, документов).
- Подписание акта приёма‑передачи между организацией и архивом организации и ответственным сотрудником архива.
Сроки сдачи
Согласно разъяснениям Контур и ОСГ РМ, документы сдаются на хранение в архив не ранее, чем через год и не позднее, чем через три года после окончания их обработки (подготовки описи, завершения делопроизводства).
Оформление при передаче
- В каждом экземпляре описи ставится отметка о приёме, указывается количество дел и дата процедуры.
- Присваивается номер и наименование фонда (п. 2.3 Правил, утверждённых приказом № 24).
- Формируется дело‑контейнер (для бумажных документов) или контейнер электронного документа (для электронных носителей).
Условия хранения документов
Физическое хранение
- Температура: 18 ± 2 °C.
- Относительная влажность: 45 ± 5 %.
- Освещение: минимальное, избегать прямого солнечного света.
- Вентиляция: обеспечение постоянного воздухообмена, предотвращение застоя воздуха.
- Защита от пожара и затопления: установка пожарных извещателей, систем автоматического пожаротушения, гидроизоляция помещений.
Режимы доступа
Право доступа в хранилище имеют:
- заведующий хранилищем;
- сотрудники хранилища;
- в отдельных случаях – иные лица в сопровождении ответственного сотрудника архива (п. 4.3 Правил).
Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
Учёт электронных документов
Согласно Федеральному архивному агентству, учёт электронных документов ведётся в составе соответствующего фонда. Учётной единицей является контейнер электронного документа. Для электронных носителей обязательны:
- регулярное резервное копирование;
- контроль целостности (контрольные суммы, хеш‑функции);
- миграция данных на актуальные носители не реже одного раза в 5 лет.
Особенности работы с документами постоянного и долгосрочного хранения
Документы постоянного хранения (в т.ч. со сроком хранения до ликвидации организации) и временные документы со сроком хранения свыше 10 лет должны:
- полностью оформляться (создание описи, присвоение индексов);
- помещаться в специализированные стеллажи с маркировкой;
- подвергаться периодическому техническому осмотру (раз в 2 года) для выявления признаков разрушения;
- при необходимости проходить реставрацию илиdigitализацию для обеспечения долгосрочной доступности.
Практические рекомендации для муниципальных архивов
- Разработать внутреннюю инструкцию по приёму, описанию и хранению документов, основанную на действующих Приказах Росархива и методических рекомендациях.
- Внедрить электронную систему учёта (ЭАИС или аналоги) для автоматизации формирования описей, контроля сроков хранения и формирования запросов на выдачу.
- Обеспечить обучение персонала правилам обращения с документами, основам реставрации и работе с электронными носителями.
- Проводить ежегодную инвентаризацию фондов с последующим обновлением реестра и выявлением документов, требующих переоформления или уничтожения по истечении срока хранения.
- Создать резервное хранилище (географически удалённое) для критически важных электронных документов, обеспечивая дублирование и защиту от стихийных бедствий.
Хранение документов в муниципальном архиве – это сложный, но строго регламентированный процесс, требующий соблюдения нормативных требований, создания надлежащих условий содержания и внедрения современных учётных систем. Следование Приказам Росархива № 24 и № 77, а также методическим рекомендациям, позволяет обеспечить сохранность документного наследия муниципальных образований, гарантировать его доступность для исследователей, органов власти и широкой общественности, а также минимизировать риски утраты информации.
При правильной реализации изложенных положений способствует повышению эффективности работы архива, укреплению доверия граждан к институтам местного самоуправления и сохранению исторической памяти региона.