Дата составления: 02:29:44 ().

В данной статье рассматриваются нормативные требования и практические рекомендации по организации хранения, учёта и использования документов, входящих в архивный фонд библиотеки. Информация основана на действующих федеральных законах, приказах Министерства культуры РФ, Федерального архивного агентства и методических указаниях, приведённых в предоставленных фрагментах из сети.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 78‑ФЗ «О библиотечном деле» (ред. от ) – устанавливает obowязки библиотек по учёту, комплектованию, хранению и использованию документов.
• Приказ Министерства культуры РФ от № 1077 «Об утверждении Порядка учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда» (с изменениями на ).
• Приказ Федерального архивного агентства от № 24 «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
• Приказ Росархива от № 77 – уточняет порядок и требования к организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ.
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ.
• Указания по инвентаризации и учёту библиотечного фонда (см. фрагменты о сроках инвентаризации: наиболее ценные фонды – ежегодно, редчайшие – раз в 3 года и т.д.).

Общие принципы хранения документов

Согласно пункту 4.3 Правил организации хранения… (КонсультантПлюс):

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Основные требования:

1. Температурно‑влажностный режим – оптимальная температура 18‑20 °C, относительная влажность 45‑55 %.
2. Защита от света – документы размещают в затемнённых помещениях или используют светонепроницаемую упаковку.
3. Защита от пыли и загрязнений – регулярная уборка, использование фильтров в системах вентиляции.
4. Пожарная безопасность – установка автоматических систем пожаротушения, хранение в огнестойких шкафах или сейфах для особо ценных экземпляров.
5. Биологическая защита – профилактика появления плесени и насекомых (контроль микроклимата, использование инсектицидных ловушек).

Организация размещения и хранения

Зонирование фонда

• Основной фонд – размещается на стеллажах с регулируемой высотой полок, обеспечивающим свободный доступ.
• Редкие и ценные издания – хранятся в отдельных закрытых шкафах, сейфах или климатических камерах.
• Архивные документы (фонд Архивного фонда РФ) – размещаются согласно требованиям пункта 9.1 Правил: размещение, хранение, проверка наличия и состояния печатных изданий и музейных предметов осуществляется в соответствии с требованиями уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере культуры.

Стеллажи и упаковка

• Стеллажи из некорродирующего металла или дерева, обработанного антисептиком.
• Использование кислотно‑нейтральных коробок, папок и конвертов для хранения отдельных документов.
• Маркировка каждого места хранения (номер стеллажа, полки, ячейки) в соответствии с системой учёта.

Учёт, комплектование и инвентаризация

Порядок учёта документов

Согласно Приказу Минкультуры России от № 1077:

• Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится.
• Документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учёту.
• Сведения о включаемых в библиотечный фонд документах фиксируются в книге суммарного учёта библиотечного фонда или в другом виде регистра согласно п.1.5.2.

Инвентаризация фонда

Методические рекомендации по оптимизации фондов публичных библиотек предписывают:

• Сверку каждой единицы документа в целях проверки сохранности библиотечного фонда.
• Индивидуальный учёт – регистрацию в учётной форме каждой единицы хранения в порядке её поступления в библиотечный фонд или выбытия из него.
• Периодичность инвентаризации (указанная в фрагменте):
• Наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно;
• Редчайшие фонды – один раз в 3 года;
• Ценные фонды – один раз в 5 лет;
• Фонды библиотек до 100 тыс. учётных единиц – один раз в 5 лет;
• Фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учётных единиц – один раз в 7 лет;
• Фонды библиотек от 200 до 1 млн. учётных единиц – один раз в 10 лет (примерно, согласно общим рекомендациям).

Особенности хранения архивных документов в библиотечном фонде

Архивные документы, включённые в состав библиотечного фонда, подлежат дополнительным требованиям:

1. Постоянное хранение – документы, находящиеся в собственности центров исторического наследия президентов РФ, прекративших исполнение своих полномочий, подлежат постоянному хранению (ст. 18 Федерального закона).
2. Учёт как документы строгой отчётности – основные документы, в которых осуществляется учёт, подлежат постоянному хранению как документы строгой отчётности (см. инструкция об учёте библиотечного фонда).
3. Проверка наличия и состояния – проводится в соответствии с пунктом 9.1 Правил: размещение, хранение, проведение проверки наличия и состояния печатных изданий и музейных предметов.

Практические рекомендации для библиотек

• Разработать и утвердить внутренний нормативный акт «Правила хранения и учёта архивного фонда библиотеки», основанный на федеральных требованиях.
• Обеспечить обучение персонала основам архивного дела, правилам обращения с редкими и ценными документами.
• Внедрить электронную систему учёта (ЭБС) с возможностью генерации отчётов о состоянии фонда, сроках следующей инвентаризации и условиях хранения.
• Регулярно проводить климатический мониторинг (термогигрометры, регистраторы) и фиксировать показатели в журнале.
• Создать план действий в случае чрезвычайных ситуаций (пожар, затопление, авария систем вентиляции) – включать эвакуацию самых ценных экземпляров в сейфы или мобильные архивные контейнеры.
• Осуществлять периодическую реставрацию и консервацию документов, выявляющих признаки разрушения (пожелтение, хрупкость, пятна).

Эффективное хранение документов в архивном фонде библиотеки требует строгого соблюдения нормативных актов, создания оптимальных микроклиматических условий, тической инвентаризации и квалифицированного кадрового обеспечения. Следуя приведённым выше рекомендациям и опираясь на актуальные федеральные законы и приказы (ФЗ № 78‑ФЗ, приказы Минкультуры РФ, Федерального архивного агентства и Росархива), библиотеки смогут обеспечить долгосрочную сохранность своего документального наследия и беспрепятственный доступ пользователей к ценной информации.

Статья подготовлена на основе информации, доступной в открытых источниках на дату .