Вопрос организации хранения муниципальных архивных документов является ключевым для обеспечения их сохранности, доступности и правовой значимости. В статье рассмотрены нормативно‑правовая база, основные этапы хранения, требования к помещениям и оборудованию, а также практические рекомендации по ведению архивного учета.

Нормативно‑правовая база

Организация хранения, комплектования, учёта и использования документов в муниципальных архивах регулируется едиными Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Последняя редакция Правил утверждена приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77 и включает в себя:

• Требования к помещениям, оборудованию и условиям хранения;
• Порядок формирования и ведения архивных фондов;
• Методику учёта и описания документов;
• Сроки и порядок уничтожения архивных документов.

Дополнительные нормативные акты, которые необходимо учитывать:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения»;
3. Методические рекомендации к Правилам (утв. 2021‑06‑07).

Классификация муниципальных архивных документов

Для правильного хранения документы делятся по нескольким признакам:

Точные сроки хранения для каждого типа документов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов (приказ № 236 от ). При необходимости сроки могут быть продлены решением руководства муниципального архива.

Этапы организации хранения

Приём и первичная оценка

При поступлении документов в архив проводится:

• Проверка соответствия документу нормативным требованиям (подлинность, полномочность).
• Определение категории (управленческий, исторический, служебный).
• Назначение срока хранения согласно перечню.

Комплектование архивных фондов

Документы группируются в архивные фонды по тематикам, органам‑создателям и хронологии. Для каждого фонда формируется:

1. Опись (с указанием количества листов, формата, состояния).
2. Описание (содержание, период, правовой статус).
3. Кодекс (уникальный идентификатор).

Учет и регистрация

Ведение учёта осуществляется в автоматизированной системе (например, «ЭРА», «Архив‑ЭКС»). Основные регистры:

• Регистрация поступления (журнал приёма).
• Регистрация размещения (журнал размещения).
• Регистрация выдачи (журнал выдач).
• Регистрация уничтожения (журнал утилизации).

Физическое размещение

Документы размещаются в специально отведённых помещениях, отвечающих требованиям по температуре, влажности и защите от света.

Требования к помещениям

• Температура: 18 ± 2 °C (для бумажных документов); 20 ± 2 °C – для микрофильмов.
• Относительная влажность: 45 ± 5 %.
• Вентиляция: постоянный приток свежего воздуха, отсутствие сквозняков.
• Освещение: минимальное, без ультрафиолетового излучения (не более 50 лк).
• Защита от пыли, загрязнений, химических веществ и механических воздействий.

Сохранность и консервация

Для продления срока службы документов применяются:

• Кислотно‑нейтральные папки, конверты, коробки.
• Контроль за уровнем загрязнения воздуха (использование фильтров).
• Регулярные осмотры (не реже 1 раза в полгода) и документирование выявленных дефектов.
• Консервационные мероприятия (восстановление, дезинфекция) при необходимости.

Порядок доступа к документам

Доступ к архивным документам регулируется:

1. Классификацией доступа (открытый, ограниченный, закрытый).
2. Соблюдением требований законодательства о защите персональных данных.
3. Оформлением заявки (письменной или электронной) с указанием цели исследования;
4. Регистрацией выдачи в журнале выдач и последующим возвратом.

Для электронных копий применяется система «digital request», позволяющая получать сканы без физического перемещения оригиналов.

Уничтожение архивных документов

Уничтожение допускается только после истечения установленного срока хранения и при отсутствии исторической ценности. Процедура включает:

• Подготовку акта об утилизации (подписи руководителя архива, представителя организации‑создателя).
• Выбор метода уничтожения (шрединг, сжигание) в соответствии с требованиями ФЗ‑125.
• Контроль за процессом утилизации независимым экспертом (при необходимости).

Практические рекомендации

Планирование пространства

Рекомендуется вести план размещения (схему полок, стеллажей) и регулярно обновлять его при пополнении фондов.

Автоматизация учёта

Внедрение электронных систем учёта уменьшает риск ошибок и ускоряет поиск. Основные функции системы:

• Поиск по метаданным (дата, тема, орган‑создатель).
• Отслеживание статуса документов (в архиве, в выдаче, в консервации).
• Автоматическое формирование напоминаний о предстоящем уничтожении.

Обучение персонала

Регулярные семинары и аттестации позволяют поддерживать высокий уровень профессионализма сотрудников архива.

Интеграция с электронным документооборотом

Для муниципальных органов целесообразно согласовать порядок передачи электронных архивных материалов в архив, используя стандарты ОЭД (Обмен электронными документами).

Соблюдение установленного порядка хранения в муниципальном архиве гарантирует сохранность государственных и муниципальных документов, их доступность для исследователей и граждан, а также соответствие требованиям российского архивного законодательства. Ключевыми элементами являются:

• Точное соблюдение нормативных сроков хранения;
• Правильная классификация и комплектование фондов;
• Контроль климатических условий и консервационных мероприятий;
• Эффективный учёт и автоматизация процессов;
• Регулярный мониторинг и профессиональное развитие персонала.

Только комплексный подход, основанный на актуальных правилах и методических рекомендациях, позволяет муниципальному архиву выполнять свою миссию – сохранение исторической памяти и обеспечение правовой прозрачности деятельности органов местного самоуправления.

Дата актуализации статьи: 10 июля 2026 г.