Дата актуализации: 11 июля 2026 г. 07:35

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Основные принципы формирования архивного фонда
3. Классификация и номенклатура дел
4. Требования к помещению и оборудованию
5. Электронные кадровые документы (КЭДО)
6. Сроки хранения и уничтожения
7. Порядок передачи дел в архив
8. Контроль и учёт архивных документов
9. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Организация и ведение архивов в государственных и муниципальных учреждениях, а также в коммерческих организациях регулируется следующими актами:

• Федеральный закон №125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от  г.
• Приказ Росархива №77 от  г. – «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов» (далее – Правила 2015).
• Приказ Минтруда России № «о порядке ведения кадрового делопроизводства и сроках хранения кадровых документов» (утверждён 2025 г.).
• ГОСТ 7.0‑2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования».
• Требования к защите персональных данных (ФЗ №152‑ФЗ «О персональных данных»).

Все перечисленные нормативные документы обязательны к исполнению как в бумажной, так и в электронной формах.

Основные принципы формирования архивного фонда

Согласно Правилам 2015, архив отдела кадров формируется на основе следующих принципов:

1. Постоянность и достоверность – архивные документы должны сохранять оригинальное содержание без искажений.
2. Системность – все документы группируются по тематикам, видам и срокам хранения.
3. Доступность – упорядоченные архивные материалы должны быть доступны уполномоченным лицам в установленном порядке.
4. Защищённость – соблюдение требований по конфиденциальности и защите персональных данных.
5. Экономичность – рациональное использование помещений и средств хранения.

Классификация и номенклатура дел

Для упорядочения дел отдела кадров необходимо создать номенклатуру дел (список дел, их номеров и содержания). Примерный перечень дел:

Каждое дело оформляется на унифицированном бланке описи, который подписывается ответственным лицом и хранится в трёх экземплярах (два в архиве, один в отделе кадров).

Требования к помещению и оборудованию

Помещение, где будет размещён архив отдела кадров, должно отвечать следующим требованиям (пункт 1.1.3 Приказа Росархива №77):

• Площадь – минимум 2 м² на 100 ф. л. (файловых листов) архивных материалов.
• Кондиционирование – поддержание температуры 18‑22 °C и относительной влажности 45‑55 %.
• Защита от пожара – наличие автоматической системы пожаротушения (водяной или газовой, в зависимости от типа материалов).
• Контроль доступа – запирающиеся шкафы/сейфы, система видеонаблюдения, журнал входа‑выхода.
• Ограничение вибраций и прямого солнечного света.

Если объём документов небольшой, допускается использование закрывающихся шкафов или сейфов в помещении отдела кадров, однако они должны соответствовать вышеуказанным параметрам.

Электронные кадровые документы (КЭДО)

С 2023 года в большинстве организаций внедряется Кадровый электронный документооборот (КЭДО). При работе с электронными документами необходимо соблюдать:

1. Сроки хранения – 50, 75 лет или бессрочно (постоянное хранение). По истечении срока документы могут быть переданы в государственный или коммерческий архив.
2. Технические требования – система должна обеспечивать:
   • Электронную подпись и контроль целостности файлов;
   • Резервное копирование (не менее 3 копий в разных географических точках);
   • Шифрование персональных данных в соответствии с ФЗ 152‑ФЗ.
3. Метаданные – каждый файл сопровождается метаданными: номер дела, дата создания, срок хранения, ответственный.
4. Регистрация в реестре – электронные архивные материалы фиксируются в реестре архивных документов (в том же виде, что и бумажные описи).

Для небольших компаний рекомендуется использовать сервисы, сертифицированные Росархивом (например, «ЭДО‑Архив», «СБИС‑ЭДО»), которые гарантируют соответствие требованиям к сохранности и защите данных.

Сроки хранения и уничтожения кадровых документов

Таблица сроков хранения (по состоянию на 2026 год) приведена ниже. Сроки указаны с момента создания документа.

По истечении срока хранения документы подлежат утилитации (уничтожению) в соответствии с требованиями ФЗ 125‑ФЗ и приказа Росархива №77 (пожарная утилизация, шрединг).

Порядок передачи дел в архив

1. Подготовка дел – формирование комплектов дел согласно номенклатуре, проверка наличия всех обязательных документов.
2. Составление описи – заполняется унифицированный бланк (три экземпляра). В описи указываются:
   • Номер и название дела;
   • Список документов (с указанием дат);
   • Срок хранения;
   • Ответственное лицо.
3. Передача в архив – делопроизводство передаёт дело в архивный фонд в течение 12 месяцев после завершения дел в отделе кадров (пункт 2 п.2 Приказа 77).
4. Регистрация в реестре архивных фондов – архив вносит запись в реестр, присваивает архивный номер и помещает дело в соответствующее хранилище.
5. Контроль доступа – доступ к делам имеет только уполномоченный персонал (начальник отдела кадров, архивариус, представители органов контроля).

Если у организации нет собственного архива, документы передаются в государственный или муниципальный архив в соответствии с приказом Росархива.

Контроль и учёт архивных документов

Для обеспечения надёжного учёта рекомендуется внедрить систему автоматизированного контроля:

• Регистрация входящих и исходящих дел в журнале учёта архивных документов (бумажный + электронный вариант).
• Периодический инвентаризационный контроль (не реже одного раза в год) – проверка соответствия фактического наличия дел их реестровым записям.
• Использование системы электронного документооборота (ЭДО) для автоматического формирования описи и контроля сроков хранения.
• Назначение ответственного за архив (должностное лицо, обычно старший специалист отдела кадров) и архивариуса (если есть отдельный архив).

Ответственные лица несут личную ответственность за нарушение правил, установленных Приказом Росархива (пункт 1.1.4).

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если в отделе кадров нет номенклатуры дел?

Необходимо составить её в два этапа: анализ текущих документов → разработка классификатора (по тематикам, срокам хранения). Для ускорения процесса можно воспользоваться шаблонами, размещёнными на сайте Росархива.

Можно ли хранить личные дела сотрудников в обычных офисных шкафах?

Только если шкафы отвечают требованиям к защите от несанкционированного доступа, пожарной безопасности и климатическим условиям. При росте объёма документов рекомендуется выделить отдельное помещение.

Как обеспечить сохранность электронных кадровых документов при переходе в КЭДО?

Выбирайте платформу, сертифицированную Росархивом, обеспечивающую:

• Электронную подпись и контроль целостности;
• Регулярные резервные копии;
• Шифрование персональных данных.

Что происходит с документами после истечения срока хранения?

Документы подлежат уничтожению (шрединг, сжигание) в соответствии с приказом Росархива. При этом необходимо оформить акт уничтожения, подписанный ответственными лицами.

Как часто следует обновлять описи дел?

Описи обновляются при каждой изменении состава документов (добавление, удаление) и при ежегодной инвентаризации.

Организация архива отдела кадров – это комплексный процесс, требующий соблюдения законодательных требований, создания чёткой номенклатуры дел, обеспечения надёжных условий хранения (как бумажных, так и электронных документов) и постоянного контроля за их учётом. При правильном подходе архив станет надёжным источником информации для внутренних нужд организации, а также для проверок государственных органов.

Помните, что правильное ведение архива – это защита интересов как работодателя, так и сотрудников. Регулярно обновляйте нормативную базу, следите за изменениями в законодательстве и внедряйте современные ИТ‑решения, чтобы ваш архив соответствовал требованиям 2026 года и был готов к будущим вызовам.

Статья подготовлена на основе открытых источников, актуальных на . Для уточнения деталей рекомендуется обращаться к официальным документам Росархива и ФЗ 125‑ФЗ.