Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно формировать и вести архив трудовых договоров в организации, какие нормативные документы регулируют сроки хранения, какие инструменты (бумажный журнал, электронный архив, КЭДО) использовать и какие практические шаги необходимо выполнить при увольнении сотрудника или ликвидации компании.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, определяющие порядок формирования и хранения трудовых договоров:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ (в редакции от ) – «О трудовых договорах, служебных контрактах, соглашениях об их изменении и расторжении». В законе указаны обязательные реквизиты договора и требования к его оформлению.
2. Об архивном деле в Российской Федерации, статья 22.1 – определяет общие правила создания архивных дел и их хранения.
3. Решение Коллегии Росархива от г. – Правила работы архивов организаций. Именно этими правилами следует руководствоваться при формировании архивных дел.
4. Справочная информация от КонсультантПлюс о сроках хранения кадровых документов.

Все перечисленные документы обязательны для применения в любой организации – от небольших фирм до крупных корпораций.

Сроки хранения трудовых договоров

Согласно действующему законодательству, трудовые договоры и сопутствующие документы (дополнительные соглашения, акты о расторжении) хранятся:

• не менее 5 лет после прекращения трудовых отношений (для большинства организаций);
• в случае профсоюзных споров, судебных разбирательств – до окончательного завершения всех процессов;
• при ликвидации организации – в течение 10 лет в архиве, переданном в государственный архив или в архивное хранилище организации.

Эти сроки могут быть увеличены внутренними нормативными актами организации, если это необходимо для защиты интересов работодателя.

Организация бумажного архива

Структурирование дел «досье»

Опыт лучших практик предусматривает формирование досье по каждому сотруднику:

• Трудовой договор;
• Дополнительные соглашения (изменения, дополнения);
• Акты приёма‑сдачи обязанностей, приёма на работу, увольнения;
• Документы по начислению и выплате заработной платы (при необходимости);
• Справки, аттестации, результаты аттестаций.

Все перечисленные документы помещаются в одну папку (или скоросшивку) и подписываются печатью организации.

Журнал регистрации (учёта) трудовых договоров

Ведение журнала регистрации не является обязательным, однако он существенно упрощает контроль сроков хранения и поиск документов.

Основные преимущества журнала:

• быстрый поиск договора по ФИО, дате заключения, номеру;
• контроль за истечением сроков хранения;
• упорядочивание электронного архива (при наличии копий в электронном виде).

Для создания бумажного журнала рекомендуется использовать унифицированный образец, который включает следующие колонки:

Алгоритм формирования бумажного архива при увольнении

1. Сбор всех документов по сотруднику (договор, дополнения, акты, справки).
2. Проверка наличия подписей и печатей у всех бумаг.
3. Помещение документов в отдельную папку‑«досье» и маркировка (например, «Досье № 2024‑001»);
4. Запись в журнал регистрации: дата передачи, подпись ответственного.
5. Перемещение папки в архивный шкаф (по алфавиту или по подразделениям).
6. Создание электронного индекса (см. раздел 4) – скан копий и ссылка на физическую папку.

Электронный архив и КЭДО

Почему стоит переходить на электронный архив

• Сокращение физического пространства;
• Ускоренный поиск по метаданным (ФИО, дата, номер договора);
• Возможность резервного копирования и восстановления данных;
• Соответствие требованиям КЭДО (Квалифицированная электронная документация) – подпись, контроль доступа, журнал действий.

Технические требования к электронному архиву

1. Сканирование оригиналов в формате PDF/A‑2 (долгосрочное хранение).
2. Подписание файлов квалифицированной электронной подписью (КЭП) – обязательное условие для признания электронных копий юридически значимыми.
3. Хранение в системе, поддерживающей журнал регистрации действий (кто и когда открыл/изменил документ).
4. Регулярное резервное копирование (минимум 2 копии в разных географических точках).
5. Контроль доступа – роли «Администратор», «Архивариус», «Кадровик», «Аудитор».

Интеграция с КЭДО

Для большинства крупных компаний целесообразно внедрить систему КЭДО, которая обеспечивает:

• Автоматическое формирование досье при заключении договора в HR‑системе;
• Уведомления о приближающихся сроках истечения хранения;
• Возможность электронного подписания договоров и дополнительных соглашений;
• Отчетность перед контролирующими органами (Росархив, ФНС).

Формирование архива при ликвидации организации

1. Составить реестр всех архивных дел (досье, журналы, электронные файлы).
2. Провести инвентаризацию – проверить целостность документов, наличие подписей.
3. Согласовать с республиканским или территориальным архивным управлением порядок передачи дел (можно использовать образцы заявлений, предоставляемые архивными службами).
4. Подготовить пакет передачи:
   • Физические папки в оригинальном виде;
   • Электронные копии на носителях (DVD, HDD) с подписью КЭП;
   • Акт приема‑передачи, подписанный руководителем и представителем архива.
5. Обеспечить удаление временных копий из внутренних систем после передачи в архив.

Рекомендации по организации работы архивариуса

• Создать в штатном расписании отдельную должность «Архивариус» (особенно в компаниях с численностью персонала более 100 человек).
• Определить зоны ответственности:
  • Ведение журнала регистрации;
  • Контроль сроков хранения;
  • Организация сканирования и подписания электронных копий;
  • Взаимодействие с государственными архивными органами.
• Регулярно проводить аудит архивных дел (раз в полгода) – проверка соответствия требованиям законодательства.
• Обучать сотрудников отдела кадров основам работы с архивом (правила маркировки, сроки передачи).

Практические советы и часто задаваемые вопросы

Как правильно маркировать папки?

Рекомендуем использовать следующий шаблон маркировки:

ДОСЬЕ № [ГГГГ‑ППП] | ФИО: [Фамилия И.О.] | Должность: [Должность] | Дата заключения: [ДД.MM.ГГГГ]

Что делать, если оригинальный договор утерян?

В случае утери оригинала необходимо:

1. Составить акт утраты с подписью сотрудника и руководителя.
2. Восстановить документ на основании копий, подписанных обеими сторонами.
3. Отметить в журнале, что оригинал заменён копией, и хранить восстановленный документ в архиве;

Нужно ли хранить копии договоров в личных делах сотрудников?

Да, в большинстве организаций копии трудовых договоров хранятся в личных делах. Однако для обеспечения целостности архивных процессов рекомендуется также вести отдельный общий архив, где хранятся оригиналы (или их сканы с КЭП) всех договоров.

Приложения

Образец журнала регистрации трудовых договоров (PDF)

Скачать образец журнала

Образец должностной инструкции архивариуса

Скачать инструкцию

Руководство по сканированию в формате PDF/A‑2

Скачать руководство