Цель статьи – дать полное представление о том, как организовать и вести архивные документы в государственных, муниципальных и коммерческих организациях в соответствии с действующим законодательством РФ.

Нормативно‑правовая база

Управление архивами регулируется рядом федеральных законов и приказов Росархива. Ключевые документы:

1. Федеральный закон №125‑ФЗ от г. «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Росархива №24 от г. (в ред. от ) – Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.
3. Приказ Росархива №77 от г. – утверждение тех же правил для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.
4. Приказ Росархива №236 от г. – перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения.
5. Приказ Минкультуры РФ №526 от г. – правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в музеях, библиотеках и научных организациях.

Все эти нормативные акты образуют единую систему требований к работе с архивными документами, независимо от того, является ли организация государственной или коммерческой.

Основные понятия

• Документ Архивного фонда (ДАФ) – документ, отнесённый к архивному фонду в соответствии с установленными критериями ценности.
• Дело – совокупность документов, объединённых по теме, объекту или периоду.
• Номенклатура дел – официально утверждённый перечень дел, используемых в организации.
• Сроки хранения – период, в течение которого документ подлежит обязательному хранению (основное, постоянное, временное).
• Электронный архив (ЭА) – система, обеспечивающая электронное хранение, учёт и использование документов (СХЭД).

Этапы управления архивом

Планирование и создание архива

На начальном этапе необходимо:

1. Изучить Приказ №236 и составить перечень типовых документов, которые образуют архив в вашей организации.
2. Разработать локальные нормативные акты (приказ руководителя, регламент работы архива, должностные инструкции).
3. Определить структуру архива (отдельное подразделение, служба делопроизводства, электронный модуль).
4. Назначить ответственных сотрудников (архивариус, специалист по электронному документообороту, лицо, отвечающее за безопасность).

Формирование номенклатуры дел

Согласно Правилам (Приказ №24), номенклатура дел должна:

• Быть утверждена руководителем организации и отражать все виды деятельности.
• Содержать коды дел, их названия, сроки хранения и критерии ценности.
• Регулярно пересматриваться (не реже одного раза в 3 года).

Комплектование дел

Процесс включает:

1. Сбор всех документов, относящихся к конкретному делу.
2. Проверку соответствия документам установленным критериям (ценность, полнота, подлинность).
3. Оформление входных и выходных карточек (в бумажном виде) или их электронных аналогов.
4. Утверждение комплектации руководителем подразделения.

Учёт и регистрация

Для каждого дела и документа ведётся:

• Регистрационный журнал (бумажный или в СХЭД).
• Карточка учёта (с указанием номера дела, даты поступления, ответственного лица).
• Электронный метаданные‑реестр (для электронных документов).

Хранение

Хранение дел делится на два основных типа:

1. Постоянное хранение – документы, обладающие исторической, научной или иной постоянной ценностью. Хранятся в архивных хранилищах с контролем микроклимата.
2. Временное хранение – документы, срок хранения которых ограничен (от 1 до 50 лет в зависимости от типа). По истечении срока они либо передаются в постоянный фонд, либо уничтожаются.

Для электронных архивов обязательны:

• Регулярные резервные копии (не реже одного раза в сутки).
• Контроль целостности и доступности данных (контрольные суммы, журнал аудита).
• Обеспечение защиты от несанкционированного доступа (ролевой доступ, шифрование).

Использование архивных документов

Для доступа к архиву необходимо:

1. Оформить запрос (письменный или электронный) с указанием цели и объёма запрашиваемой информации.
2. Получить разрешение от ответственного лица (архивариуса) в соответствии с установленными правилами доступа.
3. Вести журнал выдачи (в бумажном виде или в системе СХЭД).
4. При работе с электронными документами использовать подписанные электронные запросы и вести журнал действий в системе.

Передача документов в архив и из архива

Передача осуществляется в два направления:

• В архив организации – документы, завершившие свой срок активного использования, передаются в дело временного или постоянного хранения.
• В государственное хранение – документы, отнесённые к Архивному фонду РФ, передаются в государственный архив по установленной форме (акт передачи, согласование с архивом).

Все акты передачи оформляются в двух экземплярах, один из которых передаётся в архив, второй – остаётся в организации.

Уничтожение документов

Уничтожение допускается только после:

1. Проведения экспертизы ценности (по Приказу №24).
2. Согласования с руководителем организации и, при необходимости, с архивным фондом.
3. Оформления акта об уничтожении, в котором указываются номера дел, количество листов, способ уничтожения (шрединг, сжигание) и подписи ответственных лиц.

Уничтоженные документы подлежат контролю со стороны архивного подразделения в течение 30 дней.

Организационная структура и ответственные лица

Все обязанности фиксируются в локальных нормативных актах (приказах, инструкциях).

Электронный архив и система хранения электронных документов (СХЭД)

С 2024 года в большинстве государственных и муниципальных организаций вводится обязательный переход к электронному хранению. Ключевые требования:

• Система должна соответствовать Требованиям к системе электронного документооборота (СЭД), утверждённым Росархивом.
• Поддержка электронных подписей и метаданных (дата создания, автор, классификатор).
• Наличие механизма контроля доступа (ролевой доступ, журнал аудита).
• Обеспечение долговременного хранения (минимум 30 лет) с возможностью миграции форматов.
• Регулярные проверки целостности (контрольные суммы, сравнение с резервными копиями).

Примерный порядок работы в СХЭД:

1. Документ создаётся в системе (Word, PDF, скан).
2. Назначается классификатор (по номенклатуре дел).
3. Система автоматически формирует метаданные и присваивает уникальный идентификатор.
4. После завершения рабочего цикла документ переводится в статус «архивный» и помещается в соответствующее дело.
5. При необходимости документ может быть выдан пользователю через запрос, при этом фиксируется действие в журнале.

Для коммерческих организаций рекомендуется использовать готовые решения (Docsvision, 1С:Документооборот, Alfresco) и адаптировать их под требования Приказа №24.

Практические рекомендации по внедрению порядка управления архивами

• Проведите аудит текущих документов. Определите, какие документы уже находятся в архиве, а какие требуют передачи.
• Создайте проектный план. Установите сроки: подготовка нормативных актов – 1 месяц, формирование номенклатуры – 2 месяца, внедрение СХЭД – 3‑6 месяцев.
• Обучите персонал. Проведите семинары по работе с номенклатурой дел, правилам оформления запросов и использованию СХЭД.
• Организуйте контрольные точки. Ежеквартальная проверка соответствия фактического состояния архива нормативным требованиям.
• Внедрите систему внутреннего аудита. Аудитор проверяет правильность оформления актов передачи, наличие резервных копий и соблюдение сроков хранения.
• Документируйте все изменения. Любая корректировка номенклатуры, сроков хранения или регламентов фиксируется в приказе руководителя.
• Обеспечьте физическую защиту. Хранилище должно иметь контроль доступа (ключ‑карты, видеонаблюдение), а также систему пожарной и климатической защиты.

Эффективный порядок управления архивами документов – это сочетание строгого соблюдения законодательных требований, чёткой организационной структуры и современных технологий электронного документооборота. При правильном подходе архив становится не только хранилищем «прошлого», но и ценным ресурсом для принятия управленческих решений, обеспечения прозрачности и соблюдения правовых норм.

Следуйте рекомендациям, изложенным в настоящей статье, и ваша организация будет соответствовать требованиям Приказов №24, №77, №236 и других нормативных актов, а также будет готова к дальнейшему цифровому развитию.

Дата актуализации: