Организация муниципального архива — это сложный, многоступенчатый процесс, строго регламентированный законодательством Российской Федерации в области архивного дела. Главным документом, определяющим правовые основы, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также подзаконные акты: Постановления Правительства РФ, Приказы Росархива и нормативные правовые акты субъектов РФ.

Важно помнить: Муниципальный архив создается решением органа местного самоуправления (главы муниципального образования, Совета депутатов) и является юридическим лицом (как правило, в форме муниципального казенного учреждения — МКУ) или структурным подразделением администрации.

Учредительные и нормативные документы (База создания)

На первом этапе формируется правовая база существования архива.

• Решение органа местного самоуправления о создании муниципального архива. Должно содержать: наименование, место нахождения, вид учреждения (МКУ), цели создания, состав и структура, порядок формирования имущества.
• Устав муниципального архива. Главный внутренний документ, утверждаемый учредителем. Включает: полное/сокращенное наименование, цель деятельности, предмет и вид деятельности, права и обязанности, структуру управления (директор, совет, ревизионная комиссия), порядок реорганизации и ликвидации.
• Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ЕГРЮЛ). Выдается налоговым органом после регистрации МКУ.
• Нормативный правовой акт субъекта РФ об архивном деле. Региональные законы уточняют полномочия органов местного самоуправления в сфере архивного дела.

Организационно-распорядительная документация (Внутренний режим)

Документы, регламентирующие ежедневную работу архива, приказывами директора архива.

Планово-отчетная документация

• Годовой план работы архива (утверждается директором, согласуется с учредителем/росархивом).
• План формирования архивных фондов (на 5 лет и ежегодный).
• Отчет о деятельности архива (ежегодный, предоставляется учредителю и в Росархив/региональный архив).

Документы по кадрам и режиму

• Штатное расписание (утверждается учредителем).
• Положение о структурных подразделениях (отделы: приема и учета, хранения, научной обработки, использования, реставрации и т.д.).
• Должностные инструкции для всех сотрудников (директор, главный архивист, архивисты, хранители, реставраторы, охрана).
• Правила внутреннего трудового распорядка (с учетом специфики работы с документами).
• График сменности/работы (если применимо).

Документы по охране труда и безопасности

• Оценка условий и охраны труда (СОУТ) рабочих мест.
• План мероприятий по охране труда.
• Журналы инструктажей (вводный, первичный на рабочем месте, повторный, не плановый, целевой).
• Пожарная безопасность: Приказ о назначении ответственных за ПБ, план эвакуации, журнал пожарных инструктажей, договоры на обслуживание ПТУ/СКУД/ОПС.
• Доступ к гостайне (при необходимости): Положение о режиме секретности, журнал учета лиц, допущенных к гостайне.

Специализированная архивная документация (Ядро деятельности)

Это самый важный блок, определяющий профессиональную компетентность архива. Основаны на Приказе Минкультуры России (Росархива) от № 1988 «Об утверждении перечня обязательных для ведения в архивах документов архивного учета и описания архивных документов…» и ГОСТ Р 7.0.100-2018.

Документы по формированию фондов (Приемка)

• Акт приема-передачи архивных документов (Форма № 1-Арх или собственная по ГОСТу). Основной документ передачи дел от организаций-образователей (администрации, департаменты, муниципальные учреждения, ликвидированные юрлица).
• Перечень передаваемых дел (Инвентарь передаваемых дел). Составляется организации-образователе, проверяется архивом.
• Акт экспертизы акта (ценностной экспертизы). Протокол экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение или уничтожению (сроки хранения истекли).
• Акт об уничтожении документов, не представляющих архивной ценности. С протоколом комиссии.

Документы научной обработки (Учет и описание)

• Общий фондовый учет (ОФУ):
  • Фондовое описание (Форма № 2-Арх / по ГОСТ Р 7.0.100).
  • Опись дел фонда (Форма № 3-Арх / по ГОСТ Р 7.0.100) — основной поисковый прибор.
• Научно-справочный аппарат (НСА):
  • Путеводитель по фондам архива.
  • Систематические (тематические) указатели.
  • Именные указатели.
  • Хронологические указатели.
  • Справочники по организациям-образователям.
• Внутренний учет:
  • Журнал регистрации поступивших в архив документов (Форма № 4-Арх).
  • Журнал регистрации описанных фондов/описей.
  • Карточка фонда (Форма № 5-Арх) — паспорт фонда.

Документы по хранению и сохранности

• Акт приемки помещений для хранения архивных документов (соответствие требованиям СанПиН 2.2.1/2.-03, НПБ, ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003).
• Климатические журналы: Журналы учета температуры и влажности (ежедневные замеры в каждом хранилище).
• Акты периодической проверки сохранности документов (ревизии фондов).
• Документы по реставрации/консервации: Журнал учета документов, переданных на реставрацию; Акт приемки после реставрации; Карточки реставрации единиц хранения.
• План мероприятий по обеспечению сохранности фондов (борьба с биовредителями, пылесбор, дезинсекция/дератизация).

Документы по использованию (Обслуживание пользователей)

• Положение о порядке предоставления архивных документов для использования (в читальне, копии, удаленный доступ).
• Журнал регистрации пользователей (Форма № 6-Арх).
• Заявки на выдачу документов (Форма № 7-Арх / электронная заявка).
• Выдача/возврат: Журнал выдачи документов в читальную зал; Квитанции о получении копий/выписок.
• Акты о предоставлении документов в порядке межархивного подписания.
• Статистическая отчетность: Форма № 1-арх «Отчет о деятельности архива» (предоставляется в Росстат/Росархив ежегодно).

Документы по материально-техническому обеспечению и ИТ

Обеспечение функционирования архива как объекта инфраструктуры.

• Инвентаризационные описи имущества (мебель, стеллажи, техника, реставрационное оборудование).
• Договоры аренды/бесплатного пользования помещениями (если архив не в балансе на праве собственности).
• Технические паспорта зданий/помещений.
• Договоры на обслуживание: климатических установок, ПТУ, СКУД, видеонаблюдения, лифтов, пожарной сигнализации.
• Документы на АИС (Автоматизированную информационную систему) архива: Акт приемки ПО, лицензии на СО, журнал администрирования БД, регламент резервного копирования.
• Сметы и отчеты по бюджетному финансированию (план-график финансирования, отчет об исполнении бюджета).

Документы по взаимодействию с органами власти и организациями-образователями

Муниципальный архив является методологическим центром по архивному делу на территории МО.

• План методологической работы (семинары, консультации, проверки состояния делопроизводства в органах местного самоуправления и МУ).
• Акты проверок состояния делопроизводства и формирования архивных фондов в администрации, департаментах, школах, больницах и др. (проводится не реже 1 раза в 3 года).
• Утвержденные перечни типовых управленческой документации (ТУД) и Номенклатуры дел организаций-образователей (с согласованием архива).
• Соглашения о межархивном подписании / передаче документов (с региональным архивом, архивами соседних МО, ведомственными архивами).

Чек-лист для запуска муниципального архива «С нуля»

1. Принять решение о создании (орган МСУ).
2. Разработать и утвердить Устав.
3. Зарегистрировать юрлицо (МКУ) в налоговой (ЕГРЮЛ).
4. Подобрать и привести в соответствие помещения (хранилища, читальный зал, реставрация, офисы) по СанПиН/НПБ/ГОСТ.
5. Закупить стеллажное оборудование, климатическую технику, СКУД, ПТУ.
6. Утвердить штатное расписание (минимум: директор, главный архивист, архивист-учетчик, архивист-хранитель, охрана, уборщица).
7. Разработать и утвердить пакет локальных нормативных актов (ЛНА): Порядок приема, учета, хранения, использования, реставрации, ПБ, Охраны труда, Режима доступа.
8. Внедрить АИС архива (Электронный архив, АИС «Архив», 1С:ХроноГраф или др.).
9. Провести первичную инвентаризацию и приемку фондов от администрации и подведомственных учреждений.
10. Начать научную обработку (ОФУ, НСА).
11. Открыть читальный зал для пользователей.
12. Сдать первую годовую отчетность (Форма 1-арх).

Организация муниципального архива требует системного подхода: от юридического оформления (Устав, ЕГРЮЛ) до тонкой настройки архивных процессов (ОФУ, климат в хранилищах, АИС). Ключевой момент — соблюдение требований Росархива (Приказ № 1988, ГОСТ Р 7.0.100) при формировании фондов и их описании. Без правильно оформленных Актов приема-передачи, Описей и Журналов учета архив не сможет выполнять свою главную функцию — гарантированное сохранение и предоставление документов общества и государству.

Рекомендуется на этапе проектирования проконсультироваться с архивным управлением (главным архивистом) субъекта РФ и использовать типовые документы, разработанные Росархивом.