Организация передачи документов в государственные архивы – один из ключевых процессов в системе документооборота любой государственной, муниципальной или коммерческой организации. Правильное оформление, соблюдение сроков и требований законодательства позволяют сохранить историческую и правовую ценность материалов, а также избежать штрафных санкций.

Нормативно-правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие передачу документов в архивы:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивных фондах и архивном деле в Российской Федерации».
2. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. решением Коллегии Росархива от ).
3. Приказ заместителя Премьер‑министра и министра национальной экономики от  г. «Об утверждении Правил передачи государственного имущества, закреплённого за государственными юридическими лицами».
4. Региональные нормативные акты (например, правила Архивного фонда Полевского муниципального округа).

Эти документы определяют:

• какие материалы подлежат передаче;
• сроки и порядок передачи;
• требования к оформлению актов приёма‑передачи;
• особенности работы с документами, охраняемыми авторским правом.

Кому и какие документы передаются

В архив могут быть переданы:

• архивные документы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций;
• документы, образованные в результате преобразования организации (смена формы собственности, слияние, разделение);
• документы, находящиеся в собственности правопреемников, если они образовались в результате реорганизации;
• материалы, охраняемые авторским и смежными правами (оформляются отдельным актом).

Согласно п. 7 Правил, передача должна осуществляться не позднее, чем через три года после завершения делопроизводственной обработки, но не ранее, чем через год (в зависимости от категории документов).

Сроки передачи

Этапы передачи документов

1. Подготовительный этап
   • Определение перечня документов, подлежащих передаче (по плану‑графику, утверждённому руководителем архива).
   • Упорядочивание материалов: сортировка, проверка целостности, удаление лишних листов.
   • Оформление описи дел (в бумажном и/или электронном виде). При отсутствии единиц хранения в описи дел делается новая итоговая запись.
2. Оформление актов приёма‑передачи
   • Составление акта приёма‑передачи с указанием:
     • наименования организации‑передатчика и архива‑приёмщика;
     • перечня передаваемых документов (по описям дел);
     • номеров единиц хранения и их состояния;
     • причин отсутствия единиц хранения (если таковые имеются);
     • подписей ответственных лиц.
   • При передаче материалов, охраняемых авторским правом, оформляется отдельный акт, в котором указываются права и ограничения на использование.
3. Физическая передача
   • Транспортировка документов в архив (собственными силами или привлечёнными лицензированными организациями).
   • Контроль за сохранностью при транспортировке (упаковка, маркировка).
4. Приёмка в архив
   • Проверка соответствия полученных материалов акту приёма‑передачи.
   • Внесение записей в журнал приёма‑передачи.
   • Размещение документов в соответствующих единицах хранения (фонд, дело, опись).
5. Регистрация и учёт
   • Внесение данных о переданных документах в электронный архивный регистр.
   • Обновление карточек учёта (в бумажном виде) и/или метаданных в информационной системе архива.

Оформление описи дел

Опись дел – основной документ, фиксирующий состав и структуру передаваемых материалов. В ней указываются:

• наименование и шифр дела;
• период создания (даты);
• количество единиц хранения (коробок, папок, микрофильмов и т.д.);
• состояние документов (целостность, наличие повреждений);
• примечания (например, «отсутствует 3‑я коробка – причина указана в акте»).

При отсутствии единиц хранения в описи дел делается новая итоговая запись, а причины отсутствия фиксируются в акте и прилагаемой справке.

Электронные документы

С 2020‑х годов в архивную практику активно включаются электронные версии документов. При их передаче необходимо учитывать:

• соответствие форматов (PDF/A‑2, TIFF, XML) требованиям Федерального закона о цифровой подписи.
• Наличие цифровой подписи и/или хеш‑контроля для подтверждения подлинности.
• Хранение оригинальных файлов в специальном электронном архиве, а также создание бумажных копий (если требуется).
• Оформление акта приёма‑передачи электронного архива с указанием контрольных сумм и подписей ответственных лиц.

Ответственность и контроль

За соблюдение сроков и правильность оформления отвечают:

• руководитель организации‑передатчика (утверждает план‑график передачи);
• главный архивариус (контролирует соответствие документов требованиям архива);
• специалисты по документообороту (готовят описи и акты).

Нарушение требований может привести к административной ответственности в виде штрафов, а также к утрате исторической ценности материалов.

Практические рекомендации

• Планируйте передачу заранее. Составьте календарный план‑график, учитывающий сроки завершения делопроизводственной обработки.
• Проводите инвентаризацию. Регулярно проверяйте наличие и состояние единиц хранения, фиксируя отклонения в акте.
• Используйте лицензированные компании. При необходимости привлечения сторонних исполнителей выбирайте организации, имеющие лицензию на проведение архивных работ.
• Обеспечьте защиту персональных данных. При передаче документов, содержащих ПДн, соблюдайте требования ФЗ‑152 «О персональных данных».
• Документируйте каждый шаг. Все действия (подготовка, транспортировка, приёмка) фиксируются в соответствующих журналах и актах.

Пример типового акта приёма‑передачи

Акт приёма‑передачи документов
г. Москва «__» __________ 2026 г.
Мы, нижеподписавшиеся:
_______________ (должность, Ф.И.О.), представитель организации‑передатчика,
_______________ (должность, Ф.И.О.), представитель государственного архива,

составили настоящий акт о следующем:
Перечень передаваемых документов (по описям дел):
 ─ Дело № 12/2023 «Контракты с поставщиками», 5 коробок, 1‑й ящик – 2023‑2025 гг.;
 ─ Дело № 07/2022 «Отчётность по проекту «Экология», 3 папки, 2022‑2024 гг.;
 ─ Электронный архив: файлы PDF/A‑2, контрольные суммы SHA‑256: ….
Состояние документов: без повреждений, за исключением отсутствия 2‑й коробки (причина – утеря, зафиксирована в справке № 45).
Подписи ответственных лиц:
 _______________________/Ф.И.О./
 _______________________/Ф.И.О./

Акт составлен в двух экземплярах, один из которых находится у организации‑передатчика, второй – у архива.

Передача документов в государственные архивы – сложный, но систематизированный процесс, требующий строгого соблюдения законодательных требований, точного планирования и документального оформления. При правильном подходе организация сохраняет свою документальную память, обеспечивает юридическую защиту и вносит вклад в формирование национального архивного фонда.

Дата актуализации: 03:45:15