Данная статья представляет собой обобщенный материал по теме организации практической работы в архивах различных типов. Основана на анализе методических рекомендаций, программ профессиональных модулей (ПМ 02, МДК 02.02) и учебной литературы (в т.ч. Раскин Д.И., Соколов А.Р.) для специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение».

Нормативно-правовая база и целеполагание практических занятий

Практические задания по данной дисциплине строятся на основе ключевых нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон).
• Постановление Правительства РФ от «О задачах государственной политики РФ в области ведомственного хранения документов».
• Порядок регулирования состава государственной, частной и муниципальной частей Архивного фонда РФ.
• Отраслевые стандарты и методические рекомендации Росархива.

Цель практического обучения: формирование умений и навыков организации архивной и справочно-информационной работы, в т.ч. отбора, подготовки к передаче, систематизации, описания и учета документов в архивах разных ведомственных подчинений.

Классификация архивов: теоретический базис для практических задач

Перед выполнением практических заданий необходимо четко разграничивать типы архивов, так как от этого зависят процедуры формирования фондов, сроки хранения и порядок доступа:

Государственные архивы

Образуют государственную часть Архивного фонда РФ. Включают архивы федеральных органов власти, архивы субъектов РФ, архивы органов местного самоуправления (передаваемые на госхранение) и иные архивы, определенные законом.

• Задачи: обеспечение сохранности документов федерального и регионального значения, предоставление их для государственного управления и общественного пользования.
• Примеры: ГАРФ, РГАЭ, государственные архивы субъектов федерации, архивы органов власти муниципальных образований (после передачи).

Муниципальные архивы

Образуют муниципальную часть Архивного фонда РФ. Создаются органами местного самоуправления для хранения документов, возникающих при решении вопросов местного значения.

• Особенности регулирования: деятельность строится на основе уставов муниципальных образований и решений представительных органов власти.
• Направления работы: учет документов органов местного самоуправления, прием документов от ликвидированных муниципальных учреждений, информационное обслуживание населения (справки, выписки).

Ведомственные архивы

Образуют ведомственную часть Архивного фонда РФ. Создаются федеральными министерствами, ведомствами, государственными корпорациями и компаниями для хранения документов, образующихся в их деятельности.

• Правовой статус: регулируется Постановлением Правительства РФ от и типовыми положениями, утверждаемыми ведомствами по согласованию с Росархивом;
• Виды: центральные ведомственные архивы (у министерств), территориальные/базовые архивы (у подведомственных организаций), архивы структурных подразделений.
• Ключевая особенность: документы хранятся до истечения сроков полезности, установленных ведомственными номенклатурами, после чего подлежат отбору (передаче в госархив или уничтожению).

Архивы организаций (внутренние архивы)

Создаются в юридических лицах (коммерческих и некоммерческих) для текущей работы с документами. Не входят в Архивный фонд РФ до момента передачи в государственное/муниципальное/ведомственное хранение или ликвидации организации.

Основные виды практических заданий (по модулям ПМ 02 и МДК 02.02)

Практическая подготовка обычно структурируется по следующим блокам:

Блок 1. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение

(Соответствует образцу ПМ 02: «организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив»)

1. Задание 1: Анализ номенклатуры дел. Определение категорий сроков хранения (постоянное, временное — более 10 лет, до 10 лет) на основе типовых и ведомственных номенклатур.
2. Задание 2: Проведение экспертизы стоимости документов (отбор). Заполнение актов отбора (Форма № 11-арх, Форма № 12-арх или ведомственные аналоги). Разделение дел на: «Хранить постоянно», «Хранить до года…», «Уничтожить».
3. Задание 3: Подготовка дел к передаче.
   • Проверка оформления дел (обложки, переплет, нумерация листов, наличие реквизитов).
   • Составление описей дел (по форме Инв. № 1 или ведомственной).
   • Оформление передаточного акта (Инв. № 3 или ведомственная форма).
   • Упаковка дел в короба/контейнеры с маркировкой.
4. Задание 4: Взаимодействие с принимающим архивом. Составление официального письма о передаче, согласование графика приемки, подготовка к выездной экспертизе представителей госархива.

Блок 2. Систематизация, описание и учет документов в архивах разных типов

(На основе отчета по практике ПП 02: «изучение и применение методов систематизации, описания и учета документов в разных типах архивов»)

Практическое задание № 1: Систематизация фондов (Фондообразование)

Практическое задание № 2: Описание дел (Составление описей)

• Гос/Мун архивы: Описание дел по Форме Инв. № 1 (Опись дел фонда). Обязательные колонки: № п/п, Индекс (Фонд-Опись-Дело), Заголовок дела, Даты начала и конца, Число листов, Примечание (срок хранения, шифр доступа).
• Ведомственные архивы: Описание по ведомственным формам (утвержденным руководителем ведомства) или по Форме Инв. № 1 по согласованию с Росархивом. Часто применяется опись по формам для машинных носителей (Инв. № 5, Инв. № 6).
• Архивы организаций: Внутренние описи (Справочники по делам) для оперативного поиска. Форма свободная, но рекомендуется структура Инв. № 1.

Практическое задание № 3: Учет и размещение

• Заполнение учетных карточек фондов (Форма Инв. № 7) — в гос/мун архивах.
• Ведение журналов учета приема-передачи дел (Форма № 13-арх / Инв. № 3).
• Размещение дел на стеллажах: назначение кодов размещения (Стеллаж-Полка-Место), внесение в опись/учетную карточку.

Специфика работы с электронными документами и АИС (Практический аспект)

Современные практические задания обязательно включают работу в Автоматизированных информационных системах (АИС) архивов (например, «Архивист», «ЭЛАР», «ДокСВИД», ведомственные системы):

• Создание электронных описей и экспорт в формате XML (СМЭВ/ЕАИС) для передачи в госархивы.
• Обеспечение подлинности и целостности ЭД (ЭЦП, хэш-суммы) при формировании пакетов для длительного хранения (OAIS).
• Практическое задание: «Формирование информационного пакета для передачи в государственный архив (СИП — Submission Information Package)».

Примеры контрольных вопросов и ситуационных задач (для зачета/экзамена)

1. Ситуация: В ведомственном архиве министерства обнаружены дела 1990-х годов с истекшими сроками хранения по номенклатуре. Действия архивариуса? (Проведение повторной экспертизы, составление акта отбора, согласование с Росархивом о передаче в госархив или уничтожении).
2. Ситуация: Муниципальное учреждение ликвидировано. Куда передать архив? Ответ: В муниципальный архив (если есть) или в государственный архив субъекта РФ (в качестве муниципальной части Архивного фонда).
3. Вопрос: В чем разница оформления описи дел в государственном архиве и в ведомственном архиве ведомства, не имеющего согласованных форм? Ответ: В госархиве строго Форма Инв. № 1. В ведомственном — по типовым формам Росархива или собственным, но при передаче в госархив — переоформление в Инв. № 1.
4. Задание: Составить план мероприятий по приему архива ликвидированного ведомственного учреждения в ведомственный архив (инвентаризация, санитарная обработка, проверка по номенклатуре, оформление акта приема-передачи).

Организация самостоятельной работы студента (48 часов по ПМ 02)

Согласно методическим указаниям (Инфоурок, 2016), самостоятельная работа включает:

• Изучение главы Т.4 «Муниципальные архивы на современном этапе» (Науменко Г.М. и др.).
• Работу с учебником Раскин Д.И., Соколов А.Р. «Государственные, муниципальные и ведомственные архивы» (Юрайт) — анализ глав о задачах и функциях каждого типа архивов.
• Выполнение тестовых заданий по дисциплине «Организация и нормативно-правовые основы архивного дела».
• Написание отчета по ознакомительной/производственной практике (ПП 02) с описанием конкретных операций, выполненных на базе архива (гос., мун. или ведомств.).

Успешное выполнение практических заданий по теме «Государственные, муниципальные и ведомственные архивы» требует не только знания теории (история архивов, архивное право, история госучреждений), но и владения прикладными навыками:

• Работы с номенклатурами дел и актами отбора.
• Оформления архивных документов по единым и ведомственным стандартам (Инв. № 1, Инв; № 3, Инв. № 7).
• Понимания различий в фондообразовании и режиме доступа в архивах разной ведомственной принадлежности.
• Навыков работы в профессиональном ПО архивиста.

Рекомендация: При подготовке к практическим занятиям и экзаменам обязательно используйте актуальные версии номенклатур сроков хранения (утвержденные Росархивом и профильными министерствами) и типовые акты отбора/передачи, так как бланки и процедуры периодически обновляются.

Материал подготовлен на основе методических разработок РГГУ, УлГУ, материалов сайта Инфоурок, учебной литературы (Юрайт) и нормативных актов РФ по архивному делу. Дата актуализации: .