Дата актуализации: г.
Организация правильного кадрового архива – одна из ключевых задач любой компании. От того, насколько грамотно оформлены и хранятся документы, зависит юридическая безопасность, возможность быстрой проверки в инспекционных органах и эффективность работы HR‑службы. В статье рассмотрены:
- правовая база и актуальные приказы;
- классификация кадровых документов;
- сроки их хранения (таблица);
- пошаговый алгоритм формирования и сдачи дел в архив;
- особенности бумажного и электронного (КЭДО) архивов;
- контроль и аудит.
Правовая база
С 18 февраля 2024 г. в действие вступил Приказ Росархива № 77, который заменил прежний приказ Минкультуры. В нём указаны:
- Перечень типовых управленческих архивных документов.
- Сроки их обязательного хранения.
- Требования к помещению, оборудованию и к электронному архиву (КЭДО).
Дополнительные нормативные акты, которые необходимо учитывать:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 176‑179) – сроки хранения трудовых договоров и связанных документов.
- Федеральный закон «Об архивном деле» № 125‑ФЗ.
- Приказы Минтруда РФ о порядке ведения личных дел сотрудников.
- Технические рекомендации Контур.КЭДО (2025) – обязательная передача в архив документов со сроком более 10 лет.
Классификация кадровых документов
Для удобства систематизации документы делятся по разделам (по классификатору Делис Архив):
| Раздел | Содержание | Примеры документов |
|---|---|---|
| 7 – Трудовые отношения | Документы, фиксирующие начало, изменение и прекращение трудовых отношений. | Трудовые договоры, дополнения, приказы о приёме/увольнении, заявления сотрудников. |
| 8 – Кадровое обеспечение | Документы, связанные с подбором, аттестацией и повышением квалификации. | Резюме, результаты аттестаций, приказы о повышении в должности, справки о стаже. |
| 4.2 – Учёт оплаты труда | Документы, отражающие расчёт и выплату заработной платы. | Табели учёта рабочего времени, расчётные листки, приказы о выплате премий. |
Сроки хранения кадровых документов (2024‑2026)
Ниже представлена сводная таблица с типовыми сроками хранения. Срок считается от даты последнего действия документа (например, от даты увольнения).
| Документ | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| Трудовой договор (включая дополнения) | 10 лет после увольнения | Если договор содержит условия о пожизненных выплатах – 30 лет. |
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | 10 лет | Для уволенных сотрудников – в отдельном деле. |
| Личная карточка работника (дело) | 10 лет после увольнения; постоянно – если в ней содержатся сведения о пенсионных начислениях. | |
| Документы по аттестации и повышению квалификации | 5 лет после окончания действия (считается от даты аттестации). | |
| Табели учёта рабочего времени, расчётные листки | 5 лет | |
| Документы, связанные с охраной труда (журнал учёта травм) | 10 лет | |
| Документы, подлежащие постоянному хранению | Бессрочно | Свидетельства о праве собственности на имущество, документы о пенсионных начислениях. |
Формирование личных дел сотрудников
Личное дело – это самостоятельный архивный пакет, который собирается по каждому сотруднику. Основные этапы:
- Сбор исходных документов (трудовой договор, аттестационные листы, справки, приказы).
- Систематизация – документы размещаются в папке по алфавиту (фамилия, имя, отчество).
- Оформление дела согласно пункту 3.6.3 «Основных правил работы архивов организаций»:
- Обложка с указанием ФИО, даты рождения, даты приёма и увольнения.
- Перечень вложений (содержание).
- Маркировка сроков хранения – на обложке проставляется дата начала отсчёта и конечный срок.
- Передача в архив – не ранее, чем через установленный минимум (например, приказы по личному составу за 2023 г. передаются в архив не ранее и не позднее ).
Организация бумажного архива
Бумажный архив остаётся обязательным, если в организации нет полностью электронного КЭДО. Основные требования к помещению:
- Температура + 18…+ 22 °C, относительная влажность + 45–55 %.
- Защита от влаги, пыли и прямых солнечных лучей.
- Система контроля доступа (только уполномоченный персонал).
- Наличие пожарной сигнализации и системы автоматического тушения без воды (газовые системы).
Для удобства поиска используют классификацию по признакам:
- Структурный (по подразделениям компании).
- Функциональный (трудовые отношения, оплата труда, охрана труда).
- Тематический (аттестация, обучение, дисциплинарные меры).
- Срок хранения (документы, подлежащие сдаче в архив в текущем году).
Электронный архив и КЭДО
С 2024 года всё больше организаций переходит на КЭДО (Квалифицированный электронный документооборот). Преимущества:
- Сокращение физического пространства.
- Автоматический контроль сроков хранения и напоминания о предстоящей сдаче.
- Юридическая значимость при соблюдении требований к подписи и метаданным.
- Упрощённый доступ для проверяющих органов (просмотр в режиме онлайн).
Ключевые требования к электронному архиву (по Приказу Росархива 77/2025):
- Документы должны быть в формате PDF/A‑2 или PDF/A‑3.
- Каждому файлу присваивается уникальный идентификатор и метаданные (дата создания, срок хранения, классификатор).
- Необходимо обеспечить неизменяемость (цифровая подпись, хеш‑контроль).
- Система должна вести журнал доступа и изменений.
- Документы со сроком более 10 лет или постоянные хранятся в постоянном электронном архиве.
Для перехода в КЭДО рекомендуется:
- Провести аудит текущих бумажных дел.
- Сканировать документы, соответствующие требованиям к качеству (разрешение ≥ 300 dpi).
- Загрузить файлы в систему КЭДО, указав сроки хранения.
- Настроить автоматические правила «переноса в архив» и «удаления» после истечения срока.
- Обучить персонал работе с системой и контролировать соблюдение регламента.
Процедура передачи документов в архив
Ниже – чек‑лист для подготовки дел к сдаче в архив (бумажный или электронный).
- Проверка полноты – все обязательные документы присутствуют.
- Сверка сроков – документ готов к сдаче не ранее установленного минимального срока.
- Оформление обложки – указаны ФИО, даты, перечень вложений, срок хранения.
- Маркировка – штрих‑коды/QR‑коды для быстрого поиска в системе.
- Подписание акта передачи – подпись ответственного сотрудника отдела кадров и представителя архива.
- Регистрация в журнале – запись в журнале учёта архивных дел (бумажный или электронный).
Контроль и аудит
Для поддержания актуальности архива необходимо проводить:
- Ежегодный аудит сроков хранения (проверка, что документы не хранятся дольше установленного периода).
- Проверку целостности электронных файлов (контроль хеш‑сумм).
- Обучение персонала – раз в полгода проводить инструктаж по работе с архивом и КЭДО.
- Отчётность – формировать отчёт о переданных в архив делах за квартал и предоставлять его руководству.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как быстро найти нужный документ в бумажном архиве?
Используйте индексный лист (список дел по алфавиту и по срокам хранения) и маркировку QR‑кодов, которые сканируются мобильным приложением для мгновенного перехода к нужному делу.
Можно ли хранить в архиве документы, срок хранения которых уже истёк?
Нет. По истечении срока документы подлежат либо уничтожению (при отсутствии оснований для постоянного хранения), либо переносу в постоянный архив (если они относятся к категории «постоянно сохраняемых»).
Что делать, если в личном деле отсутствует один из обязательных документов?
Сначала уточните у сотрудника или в отделе, где документ мог быть сформирован. Если документ невозможно восстановить, оформите акт о невозможности представления и храните его вместе с делом.
Какие риски связаны с переходом на КЭДО?
Основные риски – некорректная миграция (потеря метаданных), отсутствие резервных копий и несоответствие форматов требованиям закона. Для их минимизации используйте проверенные поставщики КЭДО, проводите тестовые загрузки и регулярно делайте резервные копии.
Ведение архива отдела кадров – это сочетание правовых требований, тщательной классификации и современных технологий. При правильном подходе:
- Сокращается риск штрафов и проверок.
- Упрощается доступ к информации для HR‑специалистов и проверяющих органов.
- Оптимизируются затраты на хранение (бумажный архив → электронный КЭДО).
- Повышается общая эффективность кадрового делопроизводства.
Следуйте рекомендациям, описанным в этой статье, и ваш кадровый архив будет соответствовать самым строгим требованиям законодательства и лучшим практикам управления документами.
Источник информации: официальные публикации Росархива, Делис Архив, КонсультантПлюс, инструкции Контур.КЭДО, а также аналитические материалы по срокам хранения кадровых документов за 2023‑2026 гг.