Использование архивных документов — это конечная цель и основная социальная функция архивного дела. Без обеспечения доступности документов для государственных органов, организаций и граждан архив перестает быть информационным ресурсом и превращается в «кладбище бумаг». В данной статье подробно рассматривается правовое регулирование, организационные механизмы и ключевые этапы предоставления архивных документов пользователям в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации на основе действующего законодательства (актуально на ).

Нормативно-правовая основа

Деятельность государственных архивов по предоставлению документов пользователям строго регламентируется федеральным законодательством и подзаконными актами. Основным документом является:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 21, 22, 23) — устанавливает права пользователей, порядок доступа к документам, содержащим сведения ограниченного доступа (гостайну, персональные данные, коммерческую тайну), и бесплатность пользования документами в государственных архивах.

Ключевым подзаконным актом, регламентирующим внутреннюю организацию работы архивов (в т.ч. использование), являются единые Правила:

• Приказ Росархива от № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (далее, Правила № 24).
• Глава XIV Правил № 24 специально посвящена «Организации работы пользователей с документами».

Важно: Для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (образователей документов) действуют отдельные Правила, утвержденные Приказом Росархива от № 77, однако порядок использования документов, уже поступивших в государственный архив, регулируется именно Правилами № 24.

На основании этих документов архивы вправе разрабатывать локальные нормативные акты (ЛНА) — Правила внутреннего распорядка для пользователей, Инструкции по работе с ценными/уникальными документами, Положения о читальных залах и т.д. (п. 1.6 Правил № 24).

Принципы организации использования

Согласно ст. 21 ФЗ № 125-ФЗ и п. 1.2 Правил № 24, организация использования строится на следующих принципах:

1. Законность и равный доступ: Пользователи (граждане РФ, иностранные граждане, лица без гражданства, юридические лица, госорганы) имеют равные права на использование документов, не содержащих сведений, составляющих гостайну.
2. Бесплатность: Пользование архивными документами в государственных и муниципальных архивах осуществляется бесплатно (ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ). Плата может взиматься только за оказание дополнительных платных услуг (ксерокопирование, сканирование, сложные архивные справки, выдача копий в электронном виде), о чем пользователь уведомляется заранее.
3. Обеспечение сохранности: Использование не должно наносить вреда документам. Архив создает условия для сохранности фондов при работе с ними (специальные читальные залы, правила обращения, использование копий вместо оригиналов);
4. Защита информации ограниченного доступа: Доступ к документам со сведениями, составляющими гостайну, личные/семейные тайны, коммерческую тайну, предоставляется только в порядке, установленном законодательством (с разрешения собственника информации или уполномоченного органа).

Этапы организации работы с пользователем

Процесс предоставления документов включает последовательные этапы, зафиксированные в Главе XIV Правил № 24 и локальных актах архива:

Регистрация и допуск пользователя

• Пользователь предъявляет документ, удостоверяющий личность (паспорт).
• Заполняет заявление (карточку читателя) с указанием темы исследования, перечня запрашиваемых фондов/дел.
• Ознакомляется с Правилами внутреннего распорядка читального зала и подписывает их.
• Получает пропуск/читательский билет.

Информационно-справочное обслуживание (поиск документов)

Это ключевой этап, определяющий эффективность использования. Архив предоставляет доступ к справочно-поисковым средствам (СПС):

• Описи дел (фондовые, описи по делам).
• Указатели (по именам, географическим, предметным).
• Картотеки документов (если велись).
• Электронные базы данных и информационные системы архива (АИС «Архив», веб-порталы архивов, Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела — ЕГАИСАД).

Роль архивиста: Консультирует пользователя по выбору фондов, помогает работать с описаниями, объясняет условные обозначения, определяет, какие дела можно выдать на руки, а какие — только в виде копий (из-за состояния сохранности или режима доступа).

Заказ и выдача документов

• Пользователь оформляет заказ (бумажный или электронный через АИС/личный кабинет на портале архива), указывая шифр дела (фонд, опись, дело).
• Архив проверяет: а) наличие дела в фонде; б) состояние сохранности (можно ли выдавать оригинал); в) режим доступа (нет ли ограничений по 125-ФЗ, 152-ФЗ и др.).
• Выдача: Документы выдаются в читальном зале под роспись в заказной ведомости (учетной карточке выдачи). Обычно выдается не более 5–10 дел за один раз (зависит от ЛНА архива).
• Замена оригинала копией: Если документ в плохом состоянии, представляет особую ценность, оцифрован или содержит сведения ограниченного доступа (маскированные копии), выдается копия (бумажная или электронная).

Работа пользователя с документами в читальном зале

Пользователь обязан соблюдать правила обращения с документами (п. 14.5–14.7 Правил № 24):

• Работать только чистыми сухими руками (перчатки выдаются архивом при необходимости).
• Не делать пометок, не загибать листы, не класть посторонние предметы на документы;
• Соблюдать порядок листов в деле (не пересортировывать).
• Не выносить документы за пределы читального зала.
• Использовать только карандаш для записей (ручка запрещена).

Архивист (дежурный по читальному залу) осуществляет контроль за соблюдением правил и сохранностью выданных дел.

Оформление копий и выписок

• Пользователь имеет право делать фото/видеосъемку документов бесплатно собственными средствами (без вспышки, штативов, сканеров-переплетных) — ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ.
• Заказывать платные копии (ксерокопии, сканы высокого разрешения, заверенные копии) через архив.
• Получать архивные справки (о наличии/отсутствии сведений, выписки из документов).

Возврат документов

По окончании работы (или по закрытию архива) пользователь возвращает дела архивисту. Архивист сверяет состав и состояние дел по заказной ведомости, ставит отметку о возврате, пользователь подписывается. Дела возвращаются в хранилище.

Учет использования документов

Организация использования немыслима без строгого учета (п. 8.6 Правил № 24, ЛНА архива). Ведутся следующие журналы и базы данных:

• Учет посещаемости: Журнал регистрации пользователей (ежедневный).
• Учет выдачи документов: Заказные ведомости (учетные карточки выдачи дел) — основной документ, фиксирующий: кто, когда, какие шифры дел брал, когда вернул, в каком состоянии.
• Учет оказанных услуг: Журналы выдачи копий, справок, предоставления сканов (для отчетности и расчета платных услуг).
• Статистический учет: Данные для формирования ежегодного отчета о деятельности архива (форма № 1-арх «Сведения о деятельности государственного архива»): число пользователей, выданных дел, копий, справок, тематика запросов.

Современные архивы переводят этот учет в АИС (Автоматизированные информационные системы), что позволяет вести электронные читательские билеты, электронные заказы дел через личный кабинет пользователя на сайте архива и автоматически формировать отчетность.

Особенности доступа к документам с ограниченным доступом

Значительная часть документов в госархивах содержит сведения, доступ к которым ограничен законом (ст. 10, 11 ФЗ № 125-ФЗ). Организация работы с ними требует специальных процедур:

Архив обязан проводить экспертизу документов на предмет наличия сведений ограниченного доступа перед выдачей (п. 14.4 Правил № 24). Если в деле есть «закрытые» листы, они вычленяются, а пользователю выдается копия дела с замаскированными фрагментами или описание того, что скрыто.

Удаленное (дистанционное) использование и цифровая трансформация

Современный этап развития архивного дела характеризуется переходом к удаленному доступу. Это закреплено в практике Росархива и реализуется через:

• Веб-порталы архивов: Публикация электронных копий описаний (описей), оцифрованных дел (например, проект «Память народа», «Подвиг народа», региональные порталы «Архивы области»).
• ЕГАИСАД (Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела): Федеральный ресурс для поиска сведений о фондах и документах по всей стране.
• Личные кабинеты пользователей: Возможность заказать скан-копию дела, архивную справку, оплатить услуги и получить результат в электронном виде (на почту или в ЛК) без визита в архив.
• Виртуальные читальные залы: Работа с уникальными/ценными оригиналами через видеоконференцсвязь под контролем архивиста (актуально для межархивного взаимодействия и удаленных исследователей).

Методическая поддержка: Росархив и ведущие архивы (РГАДА, РГИА, ГАРФ, РГАНИ и др.) регулярно проводят вебинары (например, циклы «Архив с нуля», вебинары отдела комплектования РГАНТД, Центра консалтинговых проектов), посвященные внедрению АИС, оцифровке, организации удаленной работы пользователей и применению Приказов № 24 и № 77.

Ответственность сторон

Организация использования предполагает правовую ответственность:

• Пользователя: За умышленное или неосторожное повреждение, утрату, хищение документов (ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ, УК РФ ст. 243.1, КоАП РФ). Архив имеет право требовать возмещения ущерба.
• Архива (долностных лиц): За необоснованный отказ в предоставлении документов, нарушение сроков выдачи, разглашение сведений ограниченного доступа, недобросовестное оцифровывание/копирование (административная, дисциплинарная, уголовная ответственность).

Взаимосвязь с этапами хранения и комплектования

Качество использования напрямую зависит от того, как организованы предыдущие процессы (Правила № 24, разделы I–III):

• Фондирование (п. 2.2–2.3): Грамотное формирование фондов и описание дел (составление описей) — основа поиска. Без качественной описи пользователь не найдет нужный документ.
• Хранение и сохранность: Документы в аварийном состоянии не выдаются на руки — только копии. Профилактика сохранности, залог доступности оригиналов.
• Учет (фундаментный, описной): Точный учет шифров и мест хранения позволяет быстро находить дело в хранилище и выдавать его пользователю в установленные регламентом сроки (обычно в день заказа или на следующий день).

Организация использования архивных документов в государственных архивах — это сложный, многоуровневый процесс, сочетающий строгое правовое регулирование (ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Росархива № 24), архивистическую экспертизу (оценка сохранности, проверка режима доступа), справочно-поисковую работу и современные IT-технологии.

Главная задача архива сегодня, максимально раскрыть информационный потенциал Архивного фонда РФ, обеспечив равный, удобный и безопасный доступ к документам для каждого пользователя, будь то ученый-историк, гражданин, подтверждающий стаж пенсии, или государственный орган, запрашивающий документы для законодательной работы. Переход на электронное документооборот, создание полнотекстовых баз данных и развитие сервисов «электронного архива» являются ключевыми векторами развития этой сферы на ближайшие годы.

Полезные ссылки для углубленного изучения:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Росархива от № 24 (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования… в гос. и мун. архивах).
3. Приказ Росархива от № 77 (Правила для госорганов и организаций-образователей).
4. Методические рекомендации Росархива по применению Правил № 24 и № 77 (опубликованы на сайте Росархива и в системах «КонсультантПлюс», «Гарант»).
5. Веб-портал Росархива (rosarhiv.ru), раздел «Методическая работа», «Вебинары», «ЕГАИСАД».