В любой организации (государственной, муниципальной или коммерческой) ведение архивного дела является обязательным. Правильная приёмка документов в архив обеспечивает их сохранность, доступность и соответствие требованиям законодательства.

Нормативно-правовая база

Основные документы, регламентирующие процесс приёма документов в архив:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Росархива № 77 от «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
• Решение Коллегии Росархива от  г. «Об основных правилах работы архивов организаций».
• Методические рекомендации по экспертизе ценности документов (ЭЦД) и составлению сдаточных опсис.

Ключевые понятия

1. Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – оценка значимости документов для определения срока их хранения;
2. Сдаточная (приёмочная) опись – документ, фиксирующий перечень и состояние передаваемых дел.
3. Акт приёма‑передачи – официальное подтверждение факта передачи документов в архив.
4. Экспертная комиссия (ЭК) – постоянный орган, проводящий ЭЦД.

Этапы организации приёма документов в архив

3.1 Планирование и подготовка

Перед началом приёма необходимо:

• Определить перечень документов, подлежащих передаче (дела постоянного и временного срока хранения, срок > 10 лет).
• Назначить ответственного за процесс (заведующего архивом или руководителя подразделения).
• Сформировать график работ и распределить задачи между отделами‑поставщиками.

3.2 Экспертиза ценности документов (ЭЦД)

ЭК проводит оценку по следующим критериям:

• Историческая и правовая значимость.
• Административно‑деловая ценность.
• Техническая возможность дальнейшего использования.

По результатам ЭЦД формируются:

• Список дел, подлежащих постоянному хранению.
• Список дел, которые могут быть уничтожены после истечения срока.

3.3 Составление сдаточных опсис

Для каждого передаваемого дела готовится отдельная опись, в которой указываются:

• Номер и название дела.
• Срок хранения (постоянный / временный).
• Объём (кол‑во листов, файлов, электронных записей).
• Состояние (целостность, наличие дефектов).
• Ответственный за подготовку и подписи сторон.

Для электронных дел в описи указываются:

• Формат файлов (PDF/A, DOCX, XML и др.).
• Контрольные суммы (MD5, SHA‑256) для подтверждения целостности.
• Метаданные (дата создания, автор, классификатор).

3.4 Подготовка актов приёма‑передачи

Акт оформляется в двух экземплярах (для организации‑поставщика и для архива). В акте фиксируются:

• Дата и место передачи.
• Перечень передаваемых дел (с указанием номеров опсис).
• Состояние документов (отметка о наличии повреждений).
• Подписи ответственных лиц и печати.

3.5 Физическая (или электронная) передача

В зависимости от формата документов процесс выглядит так:

3.6 Регистрация в системе учёта архива

После приёма архив фиксирует документы в реестре:

• Ввод данных из сдаточной описи в автоматизированную систему (например, Directum RX, 1С:Документооборот).
• Назначение уникального архивного номера.
• Определение места хранения (полка, ящик, сервер).

Особенности работы с электронными архивами

С 2023 года в правилах усилено внимание к электронным документам. Ключевые требования:

• Использование формата PDF/A для гарантии долгосрочного чтения.
• Хранение оригинальных файлов и их метаданных в отдельном каталоге.
• Обеспечение электронной подписи ответственных лиц в сдаточной описи.
• Регулярное резервное копирование и проверка целостности (контрольные суммы).

Контроль и аудит

Для поддержания качества архивного хранения рекомендуется:

1. Проводить периодический аудит (раз в год) соответствия фактического состояния дел нормативным требованиям.
2. Вести журнал внутренних проверок (проверка наличия, состояния, соответствия описи).
3. Обновлять список ценностных документов в случае изменения законодательных сроков.
4. Обучать персонал правилам оформления и передачи документов.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие экспертизы ценности. Документы могут быть переданы в архив без надлежащей оценки, что приводит к избыточному хранению.
• Неполные сдаточные описи. Пропуск реквизитов (дата, номер, ответственный) усложняет последующий поиск.
• Отсутствие контроля целостности электронных файлов. Без контрольных сумм невозможно доказать, что файл не был изменён.
• Нарушение сроков передачи. Документы, подлежащие передаче в архив, часто задерживаются в подразделениях, что приводит к просрочке сроков хранения.
• Неоформленный акт приёма‑передачи. Без акта невозможно доказать факт передачи в случае проверок.

Пример локального нормативного акта (ЛНА) «Инструкция по подготовке и передаче документов в архив»

Ниже – сокращённый образец инструкции, который можно адаптировать под конкретную организацию.

Цель – обеспечить порядок и документальное оформление передачи дел в архив.
Область применения – все структурные подразделения организации.
Ответственные лица:
 3.1. Заведующий архивом – контроль процесса.
 3.2. Руководители подразделений – подготовка дел.
 3.3. Члены экспертной комиссии – проведение ЭЦД.
Порядок действий:
 4.1. Составление перечня дел, подлежащих передаче.
 4.2. Проведение экспертизы ценности.
 4.3. Формирование сдаточных опсис.
 4.4. Подписание акта приёма‑передачи.
 4.5. Физическая/электронная передача.
 4.6. Регистрация в реестре архива.
Документы:
 – Сдаточная опись (бумажная/электронная);
 – Акт приёма‑передачи;
 – Протокол ЭЦД.
Сроки – передача дел, подлежащих постоянному хранению, в течение 30 дней после завершения ЭЦД.

Организация приёма архивом документов – многоэтапный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, чёткого распределения ответственности и применения современных ИТ‑инструментов. При правильном подходе архив обеспечивает:

• Сохранность ценных документов.
• Доступность информации для последующего использования.
• Соответствие требованиям законодательства и защита от штрафных санкций.

Следуя описанным в статье рекомендациям, вы сможете построить эффективную систему приёма и учёта архивных документов в любой организации.

Дата актуализации:  г. (с учётом изменений в Приказе Росархива № 77 от ).