Организация рабочего времени в архивных учреждениях напрямую влияет на доступность документов, сохранность фондов и удовлетворённость пользователей. Ниже представлен подробный обзор нормативной базы, типичных режимов работы, примеров из реальных архивов и практических советов по составлению собственного графика.

Нормативная база

Регламентация работы архивов в Российской Федерации основана на следующих документах:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет принципы комплектования, хранения и использования документов.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. Федеральным архивным агентством) – содержит конкретные требования к режиму доступа и охране помещений.
• Внутренние положения конкретных архивов (например, режим работы читального зала, график дежурств сотрудников) – утверждаются приказами руководителя учреждения.

Согласно пункту 5.10 указанных Правил, в рабочее время в отсутствие сотрудников помещения, где хранятся архивные документы, должны быть закрываться закрываться на замок. Это требование напрямую влияет на построение графика: доступ пользователей возможен только в часы, когда в архиве присутствует ответственный персонал.

Типичные режимы работы архивов

Большинство государственных и муниципальных архивов функционируют по одному из следующих вариантов:

1. Пятидневная рабочая неделя с фиксированным графиком – например, с 9:00 до 18:00, перерыв на обед 12:00–13:00. Выходные – суббота и воскресенье.
2. Сокращённый рабочий день в определённые дни – часто встречается в региональных архивах: вт‑чт 12:00–15:00 (см. данные о Государственном архиве Тверской области).
3. Гибкий график с дежурствами – сотрудники работают посменно, обеспечивая доступ в читальный зал в вечерние часы или по выходным (пример: понедельник с 12:00 в РГАСПИ).
4. Круглосуточный режим охраны – доступ к документам ограничен, но помещения находятся под постоянной наблюдением; работа сотрудников ведётся по сменному графику.

Важно отметить, что конкретные часы могут варьироваться в зависимости от:

• регионального расположения (например, Центральный государственный архив г; Москвы работает 8:00–17:00 по будням);
• специфики фондов (секретные документы требуют особого режима доступа);
• нагрузки пользователей (в периоды сессий, научных конференций график может быть расширен).

Примеры реальных графиков работы

Центральный государственный архив города Москвы

Адрес: Профсоюзная улица, 80.
Режим работы (по данным на 2025 год): понедельник–четверг 9:00–18:00; пятница 9:00–16:45; суббота, воскресенье – выходные.
Контактный телефон: +7 (495) -94‑40‑34.

Государственный архив Тверской области

Директор: Ефремова Елена Николаевна.
Приём граждан по личным вопросам: по вторникам с 10:00 до 12:00.
Общий режим работы читального зала уточняется на сайте учреждения.

Российский государственный архив социально‑политической истории (РГАСПИ)

Адрес: Большая Дмитровка, 15, 5 этаж.
График работы: понедельник с 12:00 (уточняется в зависимости от дня недели).
Телефон: 7 (495) -94‑40‑34.

Областное государственное казенное учреждение Государственный архив Смоленской области

Режим работы читального зала: обычно 9:00–18:00 в будние дни, с возможностью вечернего дежурства по предварительной записи.

---

Как составить собственный график работы в архиве

Создание эффективного графика требует учёта нескольких факторов. Ниже представлен пошаговый алгоритм.

1. Определите правовые рамки – изучите Федеральный закон № 125‑ФЗ, внутренние положения вашего учреждения и приказы руководителя;
2. Проанализируйте поток пользователей – соберите статистику посещений за последние 6–12 месяцев (часы пика, дни недели, сезонные колебания).
3. Выберите тип графика –
   • фиксированный (одинаковый каждый день);
   • сменный (разные бригады работают в разные смены);
   • гибридный (фиксированный основной режим + дополнительные дежурства по запросу).
4. Распределите обязанности сотрудников – назначьте ответственных за:
   • охрану и контроль доступа;
   • консультации в читальном зале;
   • выдачу и приём документов;
   • техническое обслуживание оборудования.
5. Установите временные интервалы – например:
   • 09:00–12:00 – приём пользователей, работа с документами;
   • 12:00–13:00 – обеденный перерыв;
   • 13:00–17:00 – продолжение работы, проведение экскурсий, подготовка запросов;
   • 17:00–18:00 – закрытие, проверка помещений, сдача ключей (см. пункт 5.10 Правил).
6. Согласуйте график с руководством и профсоюзом – получите официальное утверждение и доведите до сведения всех сотрудников.
7. Обеспечьте информирование пользователей – разместите актуальный график на сайте, в информационных стендах и в электронных рассылках.
8. Периодически пересматривайте – квартально анализируйте показатели посещаемости и при необходимости вносите корректировки.

Для наглядности можно оформить график в виде таблицы:

Рекомендации по повышению эффективности графика

• Используйте электронные системы учёта времени (например, «Табель» или специализированные HR‑платформы) для автоматического расчёта отработанных часов и планирования смен.
• Вводите систему предварительной записи – это позволяет распределить нагрузку равномерно и избежать очередей в часы пика.
• Обеспечьте резервные варианты доступа – при возникновении форс‑мажорных ситуаций (авария, ремонт) имейте план «B» (например, удалённый доступ к электронным копиям документов).
• Регулярно проводите инструктаж по охране труда и пожарной безопасности – особенно важно в помещениях с постоянным хранением ценных документов.
• Учитывайте пожелания сотрудников – при составлении сменного графика проводите опросы, чтобы минимизировать конфликты и повысить удовлетворённость трудом.

График работы в архиве – это не просто расписание часов открытия и закрытия. Он является ключевым элементом обеспечения сохранности документов, комфортного обслуживания пользователей и рационального использования трудовых ресурсов. Соблюдение нормативных требований (в частности, пункта 5.10 Правил о закрытии помещений на замок в отсутствие сотрудников), анализ посещаемости и гибкий подход к составлению смен позволяют создать оптимальный режим работы, который отвечает интересам как учреждения, так и его посетителей.

Применяя представленные рекомендации и опираясь на примеры реальных архивов (Центральный государственный архив г. Москвы, Государственный архив Тверской области, РГАСПИ и др.), вы сможете разработать график, который обеспечит бесперебойный доступ к архивным фондам, повысит уровень сервиса и сохранит документы для будущих поколений.