Документы по личному составу представляют собой важную часть архивного фонда, поскольку они фиксируют трудовую, служебную и социально‑правовую деятельность граждан. Их правильная организация обеспечивает сохранность исторической памяти, упрощает доступ к информации и способствует эффективному оказанию государственных и муниципальных услуг.
Нормативная и методическая база
Основополагающими документами, регулирующими работу с документами личного происхождения, являются:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (часть 1 статьи 20);
- Методические рекомендации Всероссийского научно‑исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) по комплектованию, упорядочению, описанию, учету и использованию таких документов;
- Внутренние нормативные акты государственных и муниципальных архивов (положения о комплектовании, инструкции по хранению и предоставлению информации).
В методических рекомендациях ВНИИДАД подробно раскрываются вопросы:
- формирования списков организаций‑источников комплектования;
- особенностей упорядочения и описания документов по личному составу;
- методики учета, хранения и предоставления доступа к этим документам;
- организации использования в рамках оказания государственных и муниципальных услуг (социально‑правовые запросы, подтверждение трудового стажа и т.д.).
Комплектование архивов документами личного происхождения
Источники комплектования
Государственные и муниципальные архивы формируют списки действующих организаций‑источников, передающих документы личного состава в архивный фонд. Включение в эти списки негосударственных организаций и граждан осуществляется на основании договора.
Примерный перечень источников может включать:
- государственные органы и органы местного самоуправления;
- государственные и муниципальные предприятия, учреждения и организации;
- ликвидированные или банкротящиеся организации (в соответствии с п. 8 методических рекомендаций);
- частные лица, передающие документы по личному составу на добровольной основе.
Формирование и обновление списка источников
Список организаций‑источников составляется на основании уже имеющегося в архиве перечня с учетом изменений (реорганизация, ликвидация, создание новых структур). При ликвидации организации документы по личному составу, а также иные архивные документы со сроком временного хранения, не истекшим, поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии.
Упорядочение, описание и учет
После получения документов личного состава они проходят этап упорядочения:
- Предварительная сортировка по видам документов (приказы по личному составу, трудовые книжки, личные дела, награды, справки и т.д.).
- Создание описи с указанием:
- наименования документа;
- даты составления;
- организации‑источника;
- номера дела или единицы хранения;
- краткого содержания и отмеченных ограничений доступа.
- Внесение сведений в электронную систему учета архивного фонда (например, в АИС «Архивный фонд РФ»).
- Определение срока хранения согласно нормативным актам (постоянное хранение, длительное или временное).
Важно отметить, что документы по личному составу, а также архивные документы с неистекшим сроком временного хранения, относятся к категории «другие архивные документы» (п. 1.3 методических рекомендаций).
Хранение и обеспечение сохранности
Для долгосрочного сохранения документов личного состава применяются следующие меры:
- Размещение в специализированных хранилищах с контролируемым температурно‑влажностным режимом;
- Использование кислотно‑нейтральных папок, коробов и защитных пленок;
- Регулярное проведение профилактических осмотров и реставрационных работ при необходимости;
- Создание резервных копий в электронном виде (сканирование, метаданные) для обеспечения доступа при повреждении оригиналов.
- подтверждение трудового стажа, занимаемых должностей и периодов работы;
- выдача справок о наградах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях;
- поддержка в оформлении пенсий, льгот, социальных выплат;
- генеалогические исследования и восстановление семейной истории;
- регламентированные процедуры приема заявок (письменно, через электронные порталы, личное обращение);
- системы электронного каталога и поиска по метаданным (ФИО, даты, организация‑источник, тип документа);
- предоставление копий в виде сканов или заверенных выписок при соблюдении условий конфиденциальности;
- организацию работы читальных залов с доступом к оригиналам под наблюдением архивариуса.
- формирование и актуализацию списка источников комплектования (предприятия, учреждения, организации области);
- ведение электронного реестра личных дел с возможностью поиска по различным критериям;
- оказание услуг по подтверждению трудового стажа и выдаче справок для социальных органов.
Примером специализированного учреждения является Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт‑Петербурга (ЦГАЛС СПб), где хранятся документы ликвидированных структур в соответствии с требованиями сохранности.
Использование и предоставление доступа
Основной формой использования документов по личному составу в архиве является исполнение запросов социально‑правового характера:
Для обеспечения доступа архивы применяют:
В соответствии с п. 1.4 методических рекомендаций, государственные и муниципальные музеи, библиотеки и архивы руководствуются настоящими правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.
Примеры практической реализации
Государственный архив документов по личному составу Свердловской области
Архив обеспечивает:
Всероссийский научно‑исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
Институт разрабатывает и обновляет методические рекомендации, проводит семинары и конференции по вопросам комплектования и использования документов личного состава, а также предоставляет консультационную поддержку архивам всех уровней.
Организация работы с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах требует соблюдения нормативных требований, применения проверенных методических рекомендаций и внедрения современных технологий учета и доступа. Эффективное комплектование, упорядочение, хранение и предоставление информации обеспечивают не только сохранность исторического наследия, но и удовлетворение потребностей граждан и органов власти в получении надежных социально‑правовых данных.
Следуя изложенным принципам и используя опыт ведущих архивов (ЦГАЛС СПб, Государственный архив документов по личному составу Свердловской области, ВНИИДАД), архивные учреждения могут построить прозрачную, доступную и надежную систему работы с документами личного состава, которая будет служить интересам общества на протяжении многих лет.