Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Современное государственное управление невозможно без чётко выстроенной системы работы с документами․ Архивное дело обеспечивает сохранность, доступность и эффективное использование информационного ресурса, накопленного в ходе деятельности органов власти, местного самоуправления и организаций․ Ниже представлен подробный обзор основных аспектов организации работы документов в государственных архивах, основанный на действующем законодательстве и нормативных актах Росархива․

Нормативная база

Приказ Росархива от 15 июня 2020 г․ – утверждение Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов․
Приказ Росархива от № 236 – Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения․
Приказ Росархива от № 77 – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях․
ГОСТ Р 7․0․97-2025 (вступил в силу ) – требования к оформлению организационно‑распорядительной документации․

Этапы организации работы с документами

Прием и регистрация документов

При поступлении документа (в бумажном или электронном виде) осуществляются следующие действия:

Фиксация факта получения в журнале регистрации incoming/outgoing correspondence․
Присвоение уникального регистрационного номера․
Определение вида документа (нормативный, распорядительный, справка, договор и т․д․) согласно Перечню типовых управленческих архивных документов․
Внесение данных в электронную систему учета (СЭД) с указанием даты, отправителя, получателя, темы․

Классификация и опись

Документы распределяются по фондам, описям и делам в соответствии с:

тематическим признаком (например, финансы, кадры, земельные отношения);
хронологическим принципом (год, квартал);
степени конфиденциальности (открытые, ограниченного доступа, секретные)․

Результатом является составление описи дел, которая включает:

номер дела;
наименование;
период охвата;
количество листов;
примечания о ценности и состоянии․

Хранение

Хранение организуется в специализированных архивных хранилищах, где соблюдаются:

температурно‑влажностный режим (обычно 18 ± 2 °C, относительная влажность 45 ± 5 %);
защита от света, пыли и биологических поражений;
контроль доступа (физический и логический)․

Для электронных документов применяются системы хранения электронных документов (СХЭД), соответствующие Типовым функциональным требованиям от ․

Использование и предоставление информации

Пользователи (государственные органы, исследователи, граждане) могут получать:

копии документов;
архивные справки и выписки;
временное пользование оригиналами (по согласованию)․

Все запросы фиксируются в журнале выдачи, а предоставляемая информация сопровождается ссылкой на номер дела и описи․

Списание и уничтожение

По истечении установленных сроков хранения (см․ Перечень типовых управленческих архивных документов) документы подлежат:

экспертизе ценности (определение, имеет ли документ постоянную или временную ценность);
составлению акта о списании;
безопасному уничтожению (шредер, сжигание, утилизация электронных носителей)․

Электронный архив и системы электронного документооборота (СЭД)

Переход к электронному документообороту стал обязательным для большинства государственных организаций․ Основные преимущества:

ускорение поиска и предоставления информации;
снижение объёма бумажного хранилища;
автоматизация учёта и контроля сроков хранения;
повышение уровня защиты информации (шифрование, контроль доступа, аудит)․

Примеры программных продуктов, широко используемых в государственном секторе:

1С:Архив 3․0 – специализированное решение для архивного хранения электронных документов;
1С:Документооборот 8 ПРОФ / КОРП – комплексы СЭД с модулями регистрации, согласования, контроля исполнения;
1С:Документооборот для государственных учреждений – адаптирован под требования Федерального архивного агентства;
1C:Document Management и 1С:Договоры – узкоспециализированные модули․

Требования к СЭД и СХЭД

Согласно Типовым функциональным требованиям (приказ Росархива от ) системы должны обеспечивать:

внутренний документооборот и исполнение документов;
формирование документального фонда государственного органа;
подготовку документов к дальнейшему архивному хранению;
учет движения электронных документов (включая переход в архив);
обеспечение целостности и подлинности данных (электронные подписи, хэш‑контроль);
соответствие стандартам безопасности (ФЗ‑152 «О персональных данных», ФЗ‑149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»)․

Комплектование Архивного фонда Российской Федерации

Организации, являющиеся источниками комплектования государственного архива, обязаны:

проводить экспертизу ценности документов;
формировать описи и акты о передаче;
обеспечить надлежащую упаковку и маркировку дел перед передачей в Национальный архивный фонд (НАФ);
соблюдать сроки хранения, установленные законодательством, до момента передачи․

Пример: в Москве ежегодно передаются тысячи дел из органов местного самоуправления после истечения сроков временного хранения․

Обеспечение безопасности и сохранности документов

Безопасность архивного фонда включает несколько уровней:

Физическая защита – охрана хранилищ, контроль доступа, системы пожаротушения, защита от затопления;
Информационная безопасность – шифрование данных, резервное копирование, журналы аудита, защита от несанкционированного доступа;
Организационные меры – регламенты работы с документами, обучение персонала, проведение регулярных инструктажей и аттестаций․

Особое внимание уделяется синхронному обновлению программного обеспечения электронного архива и СЭД, чтобы избежать потери совместимости форматов и обеспечить актуальность средств защиты․

Обучение и подготовка кадров

Эффективная работа архива невозможна без квалифицированных сотрудников․ Основные направления подготовки:

изучение нормативной базы (приказы Росархива, ГОСТы, Федеральные законы);
практические навыки работы с СЭД и СХЭД (включая 1С:Архив, 1С:Документооборот);
методы экспертизы ценности документов и составления описей;
основы архивного хранения (микроклимат, консервация, реставрация);
основы информационной безопасности и работы с персональными данными․

Многие организации проводят внутренние семинары и привлекают внешних экспертов (например, сотрудников Федерального архивного агентства) для повышения квалификации․

Практические примеры из регионов

Москва

В столице действует система межведомственного электронного документооборота, интегрированная с архивными хранилищами․ Ежегодно в архивы Москвы передается более 150 тыс․ дел после истечения сроков хранения, что обеспечивает пополнение регионального фонда и доступ к информации для научных исследований;

Крым

В крымских архивах хранится свыше 2,4 млн документов, включая уникальные исторические материалы․ Здесь активно внедряются электронные архивы для улучшения доступа к документам при ограниченном физическом пространстве хранилищ․

Организация работы документов в государственных архивах – это комплексный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, внедрения современных информационных технологий и постоянного повышения квалификации персонала․ Соблюдение этапов приема, регистрации, классификации, хранения, использования и списания документов гарантирует сохранность национального документального наследия и обеспечивает эффективное функционирование государственной власти․

Следуя приказам Росархива, используя утвержденные типовые функциональные требования и применяя проверенные программные решения (1С:Архив, 1С:Документооборот и др․), организации могут построить надежную систему архивного дела, отвечающую вызовам цифровой эпохи․