Эффективное функционирование государственных архивов напрямую зависит от правильной организации хранения, комплектования, учёта и использования документов. Ниже представлен подробный обзор основных аспектов, нормативных требований и практических рекомендаций, актуальных на 2026 год.

Нормативная база

• Приказ Росархива от 15 июня 2020 г. – утверждение типовых функциональных требований к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов.
• Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 – перечень типовых управленческих архивных документов и установленные сроки их хранения.
• Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 – правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
• ГОСТ Р 54989‑2012 – требования к организации электронного архива документов.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2025 (вступил в силу с 18 августа 2025 г.) – оформление организационно‑распорядительной документации.

Этапы организации работы с документами

1. Анализ текущего состояния делопроизводства – выявление видов документов, объёмов потока, существующих систем учёта.
2. Разработка внутренних нормативных актов – положения о делопроизводстве, инструкции по архивации, регламенты работы с электронным архивом.
3. Выбор и внедрение СЭД/СХЭД – ориентир на типовые функциональные требования (приказ Росархива от 15 июня 2020 г.). Возможны варианты:
   • 1С:Документооборот 8 ПРОФ / КОРП;
   • 1С:Документооборот для государственных учреждений;
   • 1С:Архив 3.0;
   • другие сертифицированные системы, соответствующие ГОСТ Р 54989‑2012.
4. Комплектование архивного фонда – формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, установленной приказом Росархива № 236.
5. Учёт и классификация – ведение регистрационных карточек, электронных реестров, обеспечение поиска по метаданным (номер дела, дата, вид документа, срок хранения).
6. Хранение – размещение документов в условиях, соответствующих требованиям сохранности (температура, влажность, защита от света и пожара). Для электронных документов – резервное копирование на двух независимых носителях (например, две флешки или диска) и хранение в условиях, исключающих магнитные и электромагнитные помехи.
7. Использование и предоставление информации – выдача копий, архивных справок, обеспечение работы исследователей, соблюдение режима конфиденциальности и доступа.
8. Периодическая ревизия и уничтожение – проведение экспертизы ценности документов по истечении установленных сроков хранения, оформление актов о передаче в государственный архив или об уничтожении.

Особенности работы с электронными документами

Переход на электронный документооборот требует соблюдения ряда специфических условий:

• Синхронное обновление ПО – программное обеспечение электронного архива должно обновляться одновременно с системой СЭД, чтобы garantir совместимость форматов и сохранность электронных подписей.
• Резервное копирование – минимум две копии электронного архива на разных физических носителях, расположенных в географически разнесённых местах.
• Контроль целостности – регулярное вычисление контрольных сумм (хэш‑функций) и сравнение с эталонными значениями.
• Соответствие ГОСТ Р 54989‑2012 – структура метаданров, формат файлов (PDF/A, TIFF, XML) и правила именования должны отвечать стандарту.
• Безопасность – применение средств криптозащиты, контроля доступа (ролевая модель), журналов аудита действий с документами.

Практические рекомендации по созданию архива организации

1. Изучить нормативные акты – приказы Росархива (№ 236, № 77), типовые функциональные требования, применимые ГОСТы.
2. Составить положения о делопроизводстве и архивации – определить ответственных, регламенты приёма, регистрации, передачи в архив.
3. Определить номенклатуру дел – на основе перечня типовых управленческих документов и специфики деятельности организации.
4. Выбрать систему СЭД/СХЭД – провести пилотное тестирование, оценить функциональность по критериям приказа Росархива от 15 июня 2020 г.
5. Настроить метаданные и классификатор – обеспечить единообразное описание документов для быстрого поиска и аналитики.
6. Обучить персонал – архивариусы, секретари, IT‑специалисты должны пройти курсы по работе с выбранной СЭД и основаниям архивного дела.
7. Внедрить систему резервного копирования и мониторинга – автоматизировать процесс создания копий, проверки целостности и оповещения о сбоях.
8. Организовать работу с запросами – установить порядок выдачи копий, справок и предоставления документов во временное пользование исследователям.
9. Проводить регулярные аудиты – проверять соответствие фактического хранения нормативным требованиям, корректировать внутренние регламенты при необходимости.

Организация работы документов в государственных архивах – это комплексный процесс, требующий строгого соблюдения нормативной базы, грамотного выбора и внедрения информационных систем, а также постоянного контроля за сохранностью и доступностью информации. Следуя изложенным этапам и рекомендациям, государственные органы и организации смогут обеспечить надёжное хранение документов, их эффективное использование и своевременное передачу в государственный архивный фонд.