Работа с личными делами сотрудников и их последующее хранение в архиве отдела кадров — это фундамент кадрового делопроизводства любой организации. От качества ведения этих процессов зависит не только правовая защищенность компании, но и возможность быстро предоставить справки, подтвердить стаж работников и успешно пройти проверки контролирующих органов.

Нормативная база: на чем строится работа

Деятельность отдела кадров по учету, хранению и архивированию личных дел строго регламентируется законодательством. Главные документы, на которые необходимо опираться:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — ст. 62, 65, 86 (обязательность ведения личных дел, сроки хранения, права сотрудника на доступ).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — общие принципы архивного дела.
• Приказ Росархива от № 236 (в ред. от ) — «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…». Это главный документ по срокам хранения.
• Приказ Минкультуры России от № 558 — требования к организации архивного дела в организациях.
• ФЗ-152 «О персональных данных» — защита конфиденциальности информации в личных делах.
• Локальные нормативные акты (ЛНА): Инструкция по ведению кадрового делопроизводства, Положение об архиве, Перечень документов с сроками хранения.

Личное дело сотрудника: состав, формирование и ведение

Что такое личное дело и когда оно заводится

Личное дело — это свод документов, касающихся трудовых отношений конкретного работника с данным работодателем. Оно заводится в день приема на работу (подписания трудового договора) и ведется до момента увольнения и передачи в архив.

Обязательный состав личного дела (чек-лист)

Согласно ст. 65 ТК РФ и приказам Росархива, в личное дело обязательно включаются:

1. Документы приема на работу: заявление, копия паспорта, СНИЛС, трудовой договор (копия), приказ о приеме, личная карточка сотрудника (формы Т-2 или Т-2а).
2. Документы об образовании и квалификации: копии дипломов, удостоверений, сертификатов, справок о повышении квалификации.
3. Документы о продвижении по службе/работе: приказы о переводе, повышении зарплаты, награждении, назначении на должность.
4. Документы об отпусках: заявления, приказами об отпусках (основных, дополнительных, без сохранения зарплаты).
5. Документы о дисциплинарных взысканиях и поощрениях: приказы, объяснительные записки, акты, справки.
6. Документы об обучении и стажировках: направления, договоры, акты сдачи экзаменов.
7. Медицинские документы (при необходимости): справки о медосмотре (форма 086/у), заключения ВЛЭК (хранятся отдельно в запечатанном конверте с грифом «Секретно»/«Конфиденциально» в соответствии с ФЗ-152).
8. Документы об увольнении: заявление, приказ об увольнении (копия), выписка из трудовой книжки (если велась электронная — справка СТД-Р), расчетная ведомость (копия).

Правила оформления и нумерации

• Папка-регистратор: Личное дело оформляется в твердой обложке (папке-регистраторе) с заполнением корешка: ФИО, табельный номер, дата приема, дата увольнения, срок хранения, шифр дела.
• Нумерация листов: Все документы прошиваются и нумеруются сквозно по всему делу (не по годам).
• Инвентарь (содержание): На последнем листе дела или на обратной стороне корешка составляется перечень документов с указанием номеров листов.
• Доступ: Личные дела являются документами ограниченного доступа. Хранятся в запертом шкафу/сейфе. Выдача только по подписи в журнале учета выдачи личных дел.

Архив отдела кадров: организация и режимы хранения

Виды архивов в организации

В структуре компании выделяют три этапа хранения (по ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• Текущий архив (в отделе кадров): Личные дела действующих сотрудников. Хранятся у кадрового офисера/инспектора в рабочей зоне.
• Промежуточный архив (в отделе кадров или на складе орг): Дела уволенных сотрудников, срок хранения которых не истек (обычно 50 или 75 лет). Передаются сюда после завершения дела (увольнения) и проверки полноты.
• Государственный архив: Дела с истекшими сроками хранения или при ликвидации организации передаются в государственные архивы (областные, городские).

Сроки хранения личных дел (Ключевой момент!)

Согласно Приказу Росархива № 236 (п. 310, 311 Перечня):

Важно: Срок хранения 75 лет установлен для документов, необходимых для назначения пенсий и социальных выплат. Для организаций, созданных до 2003 года, могут действовать старые сроки (50 лет) по делам, сформированным до вступления в силу новых перечней, но на практике рекомендуется хранить всё 75 лет для исключения рисков.

Передача дел из текущего архива в промежуточный (Процедура)

1. Формирование дела: При увольнении кадровый специалист собирает все документы, проверяет полноту по инвентарю.
2. Завершение дела: Прошивка, сквозная нумерация, заполнение корешка папки (указание даты увольнения, срока хранения — «75 лет», шифра).
3. Акт приема-передачи: Составляется Акт приема-передачи личных дел в архив организации (форма свободная, утвержденная ЛНА) в 2 экземплярах. Подписывает сдающий (кадровый) и принимающий (архивариус/ответственный за архив).
4. Размещение: Дела расставляются на стеллажах по алфавиту или по номерам дел (шифрам). Ведется Учетная книга (Реестр) личных дел, переданных в архив.

Обеспечение доступа и выдача документов

Права субъектов

• Сотрудник: Имеет право ознакомиться со своим личным делом (ст. 62 ТК РФ), получить копии документов (в течение 3 рабочих дней). Не имеет права изымать оригиналы.
• Работодатель/Уполномоченные лица: Доступ по служебной необходимости (генеральный директор, юристы, бухгалтерия для расчетов).
• Контролирующие органы (ГИТ, Прокуратура, Следствие, Суд): Доступ на основании предписания, постановления, запроса. Оформляется акт ознакомления/изъятия.
• Третьи лица: Только с письменного согласия сотрудника или по решению суда.

Журналы учета выдачи (Обязательные формы)

В отделе кадров и в архиве должны вестись:

• Журнал выдачи личных дел сотрудникам на ознакомление (ФИО, дата выдачи/возврата, подпись сотрудника, подпись выдавшего).
• Журнал выдачи личных дел по запросам третьих лиц/органов (основание: номер запроса/постановления, кому выдано, срок возврата).
• Журнал выдачи справок и копий документов (какой документ, кому выдан, основание).

Цифровизация: Электронные личные дела и Электронный архив

Современный этап — переход на бескागовое делопроизводство.

Электронный трудовые договоры и СТД-Р

С 2020 года (ФЗ-439) введен СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде). Для сотрудников, перешедших на электронный трудовой стаж, бумажная трудовая книжка не ведется. Личное дело при этом продолжает вестись в бумажном виде (или в электронном в СЭД), но справка при увольнении выдается в форме СТД-Р.

Системы электронного документооборота (СЭД/ЭДО)

• Сканирование: Бумажные личные дела можно сканировать для удобства поиска. Но оригиналы с «живыми» подписями и печатями (трудовые договоры, приказы, заявления) подлежат обязательному хранению на бумаге в течение установленных сроков (75 лет), если только организация не перешла на полноценный электронный архив с использованием УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи) и сертифицированных средств защиты информации.
• Правовая сила: Электронная копия, заверенная ЭЦП уполномоченного лица, равнозначна бумажному оригиналу (ст. 6, 9 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

Требования к электронному архиву (Приказ Минкультуры № 558, ФСБ/ФСТЭК)

1. Обеспечение целостности, подлинности и читаемости документов на протяжении всего срока хранения.
2. Защита от несанкционированного доступа (СЗИ, разграничение прав доступа по ролям).
3. Ведение электронных журналов учета (аналог бумажных).
4. Обеспечение миграции данных при смене ПО/«железа» (форматы PDF/A, XML).

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для аудита)

Проверьте свой отдел кадров на наличие следующих нарушений:

• Отсутствие Инструкции по кадровому делопроизводству или она не обновлена под Приказ № 236.
• Личные дела не прошиты, не пронумерованы, нет корешков на папках.
• Хранение медицинских справок (ВЛЭК) в общем личном деле без запечатанного конверта с грифом конфиденциальности (нарушение ФЗ-152, ст. 88 ТК РФ).
• Сроки хранения указаны неверно (например, «5 лет» или «до уволнения» вместо «75 лет»).
• Отсутствует Акт приема-передачи в архив — дела «висят» у кадрового годами после увольнения.
• Нет журналов выдачи, невозможно доказать, кто и когда брал дело.
• Хранение в неподходящих условиях: влажность > 60%, температура > 24°C, прямые солнечные лучи, доступ посторонних, отсутствие пожаротушения.
• Утеря документов при увольнении кадрового специалиста без акта передачи дела новому сотруднику.

Ликвидация организации: что делать с архивом?

Это критический момент. Согласно ст. 22 ФЗ-125 «Об архивном деле»:

1. Составляется Перечень архивных документов с указанием сроков хранения.
2. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению по акту экспертизы ценности (экспертная комиссия).
3. Документы с неистекшим сроком хранения (личные дела — 75 лет) обязательно передаются в государственный архив по месту нахождения организации.
4. В государственный архив передаются: личные дела, личные карточки (Т-2), приказы по персоналу, описи дел.
5. Составляется Акт приема-передачи архивных документов в государственный архив.

Нарушение порядка передачи архива при ликвидации влечет административную ответственность (КоАП РФ ст. 13.20) и уголовную (УК РФ ст. 226) в случае умышленного уничтожения.

Практический алгоритм действий для кадрового специалиста (Шпаргалка)

Ежедневно/Еженедельно:

1. Вносить изменения в личные дела (приказы, справки) сразу после подписания.
2. Контролировать выдачу дел по журналу.
3. Сканировать ключевые документы в СЭД для оперативной работы (если внедрено).

При увольнении сотрудника (День 1–3):

1. Собрать все документы в личное дело.
2. Проверить полноту по чек-листу (трудовой договор, все приказы, медосмотры, обучение).
3. Прошить, пронумеровать, заполнить корешок (Дата увольнения, Срок хранения: 75 лет).
4. Сдать в архив по Акту приема-передачи.

Раз в год (планово):

1. Провести инвентаризацию архива (сверка реестра с физическим наличием дел на стеллажах).
2. Проверить условия хранения (температура, влажность, пожарная безопасность).
3. Актуализировать Перечень документов с сроками хранения при изменении законодательства.
4. Обучить новых сотрудников отдела кадров работе с архивом и режимом конфиденциальности.

Грамотная организация работы с личными делами и архивом отдела кадров — это не просто бюрократия, а страховка бизнеса от штрафов, судебных исков сотрудников и проблем с пенсионным фондом. Главные столпы успеха:

• Знание сроков хранения (75 лет по Приказу № 236).
• Строгая процедура завершения и передачи дел в архив по Актам;
• Режим конфиденциальности (ФЗ-152, мед. тайна).
• Ведение журналов учета любой выдачи.
• Плановый переход на электронный учет с сохранением юридической силы оригиналов.

Инвестирование времени в настройку этих процессов сегодня сэкономит недели работы и значительные средства в момент проверки ГИТ, прокуратуры или при ликвидации компании.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обратиться к трудовому юристу или архивисту с актуальной аккредитацией.