Важность правильного учета документов архивного фонда трудно переоценить: от сохранения исторической памяти до обеспечения доступа граждан и органов власти к достоверной информации. В настоящей статье рассматриваются основные нормативные акты, принципы и практические рекомендации по организации учёта архивных документов.

Нормативно-правовая база

Основу регулирования учёта документов в архивных фондах составляют следующие нормативные акты:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах».
2. Приказ Федерального архивного агентства (Росархива) № 38 от 20 марта 2025 г. «Порядок отнесения документов в архивный фонд» (вступил в силу 28 июля 2025 г.).
3. Методические рекомендации Росархива по учёту, описанию и хранению архивных документов (утверждены в 2023 г.).
4. ГОСТ 7.0‑2003 «Библиографическая запись. Общие требования и правила составления» (применяется к описанию архивных материалов).
5. ГОСТ 7.1‑2003 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления» (для ссылок в описательных карточках).

Эти документы определяют порядок отнесения, регистрации, описания, хранения и доступа к архивным материалам.

Основные понятия

• Архивный фонд – совокупность документов, относимых к определённому субъекту (органу, организации, событию) и хранящихся в архиве.
• Документ – любой зафиксированный факт, событие или действие, представленный в виде текста, изображения, аудио‑/видеозаписи и т.п.
• Учетный документ – документ, включённый в учётную систему архива (регистрационную карточку, электронный журнал и др.).
• Описание – систематизированный набор сведений о документе (шапка, содержание, физическое состояние, условия хранения).

Порядок отнесения документов в архивный фонд (приказ № 38/2025)

Согласно приказу Федерального архивного агентства от 20 марта 2025 г., процесс отнесения документов состоит из следующих этапов:

Приём документов

Документы принимаются в архив в двух формах:

• Физический (бумажный) носитель;
• Электронный (цифровой) файл, передаваемый через защищённый канал.

Предварительная проверка

На этом этапе проверяется:

1. Соответствие документов перечню переданных материалов;
2. Отсутствие запрещённых к архивированию сведений (секретные, персональные данные без согласия и т.п.);
3. Техническое состояние (целостность, отсутствие повреждений).

Регистрация в учётной системе

Каждому документу присваивается уникальный регистрационный номер (РН) в формате:

РФ-ГГГГ-ММ-ННННН

где:

• РФ – код архивного учреждения;
• ГГГГ – год поступления;
• ММ – месяц поступления;
• ННННН – порядковый номер в пределах месяца.

Описание и классификация

Документы описываются в соответствии с ГОСТ 7.0‑2003 и классифицируются по:

• Тематикам (субъектам) – согласно Классификатору архивных фондов РФ;
• Временной принадлежности (год, период);
• Видовым признакам (документ, карта, фотография, аудио‑/видеозапись).

Формирование описательной карточки

Для каждого документа создаётся описательная карточка (бумажная или электронная), включающая:

• Регистрационный номер;
• Наименование документа;
• Автор (орган, лицо);
• Краткое содержание;
• Физическое и/или цифровое местоположение;
• Условия доступа (публичный, ограниченный, закрытый).

Размещение в архивном фонде

После описания документы помещаются в специально отведённые хранилища (физические или электронные). При этом учитываются:

• Температурно‑влажностные режимы;
• Защита от пыли, света, магнитных полей;
• Контроль доступа (замки, электронные системы аутентификации).

Система учёта документов

Современный учёт в архивах реализуется через Электронную систему учёта архивных документов (ЭСУАД). Ключевые функции системы:

• Ввод и хранение регистрационных номеров;
• Автоматическое формирование описательных карточек;
• Контроль движения документов (приём‑выдача‑перемещение);
• Отчётность и статистика (количественный состав фонда, состояние документов);
• Интеграция с государственными информационными системами (ЕГРН, ФГИС «Архив»).

Пример структуры записи в ЭСУАД

Хранение и консервация

Для обеспечения долговременного сохранения документов необходимо соблюдать следующие требования:

Физические документы

• Температура: 18‑20 °C;
• Относительная влажность: 45‑55 %;
• Отсутствие прямого солнечного света;
• Хранение в кислотоустойчивых папках и коробках (ГОСТ 7.12‑2011).

Электронные документы

• Форматы хранения: PDF/A, TIFF, WAV, MP4 (с учётом требований к долговечности);
• Регулярное создание резервных копий (минимум 3 копии: локальная, удалённая, облачная);
• Контроль целостности файлов (контрольные суммы SHA‑256);
• Обновление носителей каждые 5‑7 лет (миграция с HDD/SSD на новые носители).

Доступ к архивным документам

В соответствии с ФЗ 125‑ФЗ и внутренними регламентами архивов, доступ к документам делится на три категории:

1. Открытый доступ – документы, не содержащие ограничений, доступны любому пользователю через публичный каталог.
2. Ограниченный доступ – документы, требующие подтверждения личности и/или цели исследования (например, научные запросы);
3. Закрытый доступ – документы, подпадающие под ограничения (секретные, персональные данные, коммерческая тайна). Доступ предоставляется только уполномоченным лицам.

Запросы обрабатываются в течение 10 рабочих дней (для открытого доступа – мгновенно через онлайн‑каталог).

Контроль и аудит

Для поддержания качества учёта и сохранности документов в архиве проводится:

• Ежегодный внутренний аудит (проверка соответствия регистров, физического состояния, актуальности описаний);
• Внешний контроль со стороны Федерального архивного агентства (проверка соблюдения приказов и законов);
• Регулярные проверки целостности электронных файлов (контрольные суммы, журнал изменений).

Перспективы развития учёта в архивах

В ближайшие годы ожидаются следующие тенденции:

• Полная цифровизация – переход от бумажных карточек к единой электронной базе данных с поддержкой искусственного интеллекта для автоматического описания и классификации.
• Интеграция с открытыми данными – публикация открытых фондов в государственных порталах (data.gov.ru) с возможностью API‑доступа.
• Блокчейн‑технологии – обеспечение неизменности записей о перемещении и изменении статуса документов.
• Улучшенные условия хранения – внедрение микроклиматических камер с автоматическим мониторингом параметров.

Организация учёта документов архивного фонда – комплексный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных актов, технических требований и современных информационных технологий. Применяя порядок отнесения документов, установленный приказом № 38 от 20 марта 2025 г., а также используя электронные системы учёта, архивы РФ способны обеспечить надёжную сохранность исторических материалов и удобный доступ к ним для всех заинтересованных сторон.

Помните: качественный учёт – залог долговременного сохранения культурного наследия и его передачи будущим поколениям.