Цель статьи – дать полное представление о порядке организации учета и хранения архивных документов в муниципальных органах власти, раскрыть нормативно‑правовую базу, этапы работы с документами, а также практические рекомендации для специалистов архивного дела.

Нормативно‑правовая база

Деятельность по учёту, комплектованию, хранению и использованию архивных документов регулируется рядом федеральных актов:

1. Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления». Ключевые положения:
   • Документы постоянного хранения и документы по личному составу ликвидированных организаций передаются в упорядоченном виде в соответствующий государственный (муниципальный) архив.
   • Хронологические границы архивного фонда организации определяются датами её создания и ликвидации (при наличии нескольких актов – берётся самая ранняя дата).
2. Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Важные моменты:
   • Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов РФ и перечней типовых архивных документов.
   • В муниципальных и негосударственных организациях формирование и оформление дел происходит в соответствии с локальными нормативными актами.
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по применению вышеуказанных правил – помогают адаптировать общие требования к конкретным условиям муниципального образования.

Классификация архивных документов

Для правильного учёта необходимо разделить документы на группы:

• Документы постоянного хранения – материалы, сохраняемые в архиве без ограничения срока (исторические, правовые, культурные ценности).
• Документы временного хранения – документы, подлежащие уничтожению после истечения установленного срока (обычно 5–10 лет).
• Документы личного состава ликвидированных организаций – кадровые дела, личные карточки, пенсионные документы и пр.
• Электронные архивные документы – сканированные копии, электронные формы, базы данных.

Этапы организации учёта и хранения

Работа с архивными документами делится на несколько последовательных этапов.

Планирование и разработка локальных нормативных актов

1. Определить перечень типов документов, подлежащих архивированию, с учётом федеральных перечней типовых архивных документов.
2. Установить сроки хранения для каждой категории (ссылка на Федеральный закон «Об архивном деле» и Приказ Минкультуры № 526).
3. Разработать регламент передачи документов в муниципальный архив (формы, сроки, ответственные лица).

Формирование и комплектование дел

1. Собрать все документы, относящиеся к одному делу, в дело (физическое или электронное).
2. Оформить опись дел – таблица, где указаны наименования, даты, количество листов, сведения о конфиденциальности.
3. Проверить полноту и соответствие требованиям (подписи, печати, отсутствие лишних листов).

Учёт документов

Учёт ведётся в двух формах:

• Регистры учёта – бумажные журналы (журнал учёта входящих и исходящих архивных документов).
• Электронные системы – специализированные программы (например, «Электронный архив», «Документооборот»). В системе фиксируются:
  • Уникальный идентификатор документа;
  • Срок хранения;
  • Ответственное лицо.

Хранение в муниципальном архиве

1. Подготовка к передаче – упорядочивание дел, оформление сопроводительных актов (акт приёма‑передачи).
2. Физическое хранение – размещение в специально отведённых помещениях с контролем микроклимата (температура + 18…+ 22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
3. Электронное хранение – загрузка сканов в архивную информационную систему, обеспечение резервного копирования и защиты от несанкционированного доступа.
4. Контроль доступа – выдача пропусков, ведение журналов посещения, разграничение прав доступа в ИТ‑системах.

Использование архивных документов

Для предоставления документов пользователям (гражданам, исследователям, органам власти) применяется следующий порядок:

• Получение запроса (письменного или электронного) с указанием реквизитов документа.
• Проверка прав доступа и наличия ограничений (секретность, персональные данные).
• Выдача оригинала или копии (в случае электронных документов – предоставление в виде файла).
• Оформление акта выдачи и внесение записи в журнал учёта.

Сроки хранения и их продление

Согласно Приказу Минкультуры № 526 и Приказу Росархива № 77, сроки хранения дел определяются следующим образом:

Продление срока возможно только по решению управляющего органа архива на основании новых нормативных актов или изменения правового статуса документов.

Практические рекомендации

• Автоматизировать учёт – внедрить электронную систему документооборота, интегрированную с архивным модулем.
• Регулярно проводить инвентаризацию – минимум раз в год проверять соответствие реального состояния дел их учётным записям.
• Обучать персонал – проводить семинары по правилам комплектования, правилам работы с конфиденциальными материалами.
• Обеспечить надёжную физическую защиту – системы видеонаблюдения, сигнализации, ограниченный доступ к помещениям.
• Создавать резервные копии электронных архивов – минимум две независимые копии, хранить их в разных географических точках.
• Вести журнал контроля сроков – автоматические напоминания о приближающемся окончании срока хранения и необходимости либо уничтожения, либо перевода в категорию постоянного хранения.

Ответственность за нарушение правил

Согласно Федеральному закону «Об архивном деле» и Приказу Минкультуры № 526, за несоблюдение правил учёта и хранения могут быть применены следующие меры:

1. Административная ответственность (штрафы для юридических лиц).
2. Дисциплинарные взыскания для сотрудников (выговор, увольнение).
3. Уголовная ответственность в случае утраты или преднамеренного уничтожения документов, относящихся к государственной тайне.

Учет и хранение документов в архивах муниципального образования – это сложный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных актов, чёткого планирования и постоянного контроля. При правильной организации работы достигаются следующие результаты:

• Сохранность исторически ценных и правовых материалов.
• Гарантированный доступ к документам для граждан и органов власти.
• Снижение риска потери, порчи или несанкционированного доступа.
• Эффективное использование ресурсов архива (площадь, техника, персонал).

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, муниципальные органы смогут построить надёжную систему архивного дела, полностью соответствующую требованиям федерального законодательства и лучшим мировым практикам.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.