Актуальность темы. В условиях цифровизации государственных органов возрастает необходимость создания эффективных систем учёта и хранения электронных архивных документов (ЭАД). Правильная организация учёта обеспечивает юридическую силу, долговременное сохранение и быстрый доступ к информации, а также соответствует требованиям законодательства РФ.

Нормативно-правовая база

Основные документы, регламентирующие работу с электронными архивными документами в России:

1. Приказ Министерства культуры РФ от 31 июля 2023 г. «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (утверждён приказом Федерального архивного агентства).
2. Проект рекомендаций Федерального архивного агентства «По комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах».
3. ГОСТ Р 7.0.8‑2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Терминология, требования к документам и их хранению».
4. Федеральный закон № 402‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ) и сопутствующие подзаконные акты.
5. Технические регламенты по использованию электронной подписи (КЭП) и защите информации (ФЗ‑152 «О персональных данных», ФЗ‑149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации»).

Все перечисленные нормативные акты образуют единую правовую основу для формирования, учёта и долговременного хранения электронных архивных документов в государственных архивах.

Ключевые понятия и определения

Принципы организации учёта электронных документов

• Законность. Каждый ЭАД должен соответствовать требованиям законодательства (подписание КЭП, указание источника, документ‑основания).
• Полнота и достоверность. В учёт включаются все документы, относящиеся к определённому делу, без пропусков.
• Структурированность. Использование единой классификации (фонды, описи, номенклатура дел) и стандартизированных метаданных.
• Долговременность; Обеспечение сохранности ЭАД в течение установленного законом срока (не менее 50 лет для большинства государственных документов).
• Контроль доступа. Реализация уровней доступа в соответствии с классификацией информации (секретность, ограниченный доступ и т.п.).
• Автоматизация. Применение СЭД/СХЭД для минимизации ручных операций и снижения риска ошибок.

Этапы учёта электронных архивных документов

4.1 Приём и регистрация

Приём ЭАД осуществляется в СЭД с обязательным фиксированием следующих параметров:

• Дата и время поступления;
• Орган, из которого поступил документ;
• Документ‑основание (приказ, распоряжение, акт и др.);
• Категория и срок хранения (по нормативам ФЗ‑402‑ФЗ и ГОСТ Р 7.0.8‑2025);
• Уникальный идентификатор (UID) документа.

Регистрация завершается присвоением регистрационного номера и внесением записи в журнал учёта.

4.2 Формирование метаданных

Метаданные включаются в СХЭД одновременно с загрузкой самого файла; Основные поля метаданных:

1. Идентификатор (UID);
2. Наименование документа;
3. Автор (орган, должностное лицо);
4. Документ‑основание;
5. Код классификации (по фонду, описи, номенклатуре дел);
6. Сроки хранения (основной и резервный);
7. Статус (активный, архивный, уничтожен).

4.3 Комплектование и систематизация

После регистрации документ привязывается к соответствующему архивному фонду:

• Определяется фонд (например, «Фонд административных актов»);
• Создаётся опись (список документов в фонде);
• Документ включается в номенклатуру дел (по тематикам, процессам).

Все операции фиксируются в журнале комплектования, который является частью официального архивационного акта.

4.4 Хранение и резервное копирование

ЭАД хранятся в СХЭД с соблюдением следующих требований:

• Дублирование на минимум двух независимых носителях (например, локальный сервер + облачное хранилище);
• Контроль целостности (контрольные суммы SHA‑256, периодическая проверка);
• Обеспечение совместимости форматов (PDF/A‑2, XML, TIFF) в соответствии с ГОСТ Р 7;0.8‑2025.
• Регулярное обновление технологических средств (миграция на новые носители каждые 5–7 лет).

4.5 Доступ и выдача

Запросы к архиву оформляются в соответствии с установленными процедурами (письменный запрос, электронный запрос через СЭД). При выдаче учитываются:

• Уровень доступа запрашивающего лица;
• Наличие полномочий (доверенность, служебное поручение);
• Сохранение оригинального электронного подписанного файла.

4.6 Уничтожение и снятие с учёта

По истечении срока хранения, установленного нормативными актами, документ переводиться в статус «подлежит уничтожению». Процедура уничтожения включает:

1. Подготовку акта об уничтожении;
2. Физическое удаление файлов с всех носителей;
3. Обновление журнала учёта (отметка о завершении жизненного цикла).

Технические решения и инструменты

Для реализации описанных процессов в государственных архивах применяются следующие программные и аппаратные средства:

• Системы электронного документооборота (СЭД): Диадок, КОРУС, ЭДО‑Гос;
• Системы хранения электронных документов (СХЭД): IBM Spectrum Protect, Microsoft Azure Archive, отечественные решения «Электронный архив» от ФАА;
• Средства контроля целостности: HashCheck, OpenSSL, встроенные модули СХЭД;
• Средства цифровой подписи: КриптоПро CSP, СКЗИ ФСБ РФ;
• Инструменты миграции форматов: Adobe Acrobat (PDF/A), ABBYY FineReader (OCR), OpenOffice.

Практические рекомендации по внедрению

1. Разработать локальный нормативный акт, согласующийся с Приказом Минкультуры от и ГОСТ Р 7.0.8‑2025.
2. Определить ответственных лица (архивариус, специалист по ИТ‑безопасности, руководитель отдела документооборота).
3. Провести аудит текущих электронных документов – определить, какие из них уже соответствуют требованиям к ЭАД.
4. Внедрить СЭД/СХЭД с поддержкой автоматической генерации метаданных и контроля целостности.
5. Обучить персонал работе с электронными подписями, правилам классификации и процессу комплектования.
6. Организовать резервное копирование в соответствии с рекомендациями ФАА (минимум два независимых хранилища, проверка восстановления раз в квартал).
7. Регулярно проводить проверку соответствия (аудит) и обновлять нормативные документы при изменении законодательства.

Проблемы и пути их решения

Организация учёта электронных документов в государственных архивах – это комплексный процесс, требующий согласования правовых, технологических и организационных аспектов. При соблюдении правил, установленных Приказом Минкультуры от , а также стандартов ГОСТ Р 7.0.8‑2025, возможно построить надёжную систему, обеспечивающую:

• Юридическую силу и подлинность электронных архивных документов;
• Долговременное хранение с гарантией целостности;
• Эффективный доступ и быстрый поиск нужных материалов;
• Сокращение издержек за счёт автоматизации процессов.

Внедрение современных СЭД и СХЭД, а также постоянный мониторинг соответствия нормативным требованиям позволяют государственным архивам успешно отвечать вызовам цифровой эпохи.

Источник информации: Приказ Минкультуры РФ от , проект рекомендаций ФАА, ГОСТ Р 7.0.8‑2025, публикации SL Soft, КонсультантПлюс, «Время бухгалтера» и др.