Организованный процесс приёма‑передачи документов в архив является важной частью управления информацией в любой организации. Он обеспечивает сохранность, доступность и легитимность хранения документальных материалов, а также соблюдение требований законодательства.
Нормативная база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, регулирующий создание, хранение и использование архивных документов.
- Приказ Минкультуры России № 558 от – «Об утверждении Правил ведения архивного фонда и формирования архивных дел».
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – «Документооборот. Система классификации документов. Общие положения».
- Федеральный закон № 1‑ФЗ «Об электронной цифровой подписи» – регламентирует использование ЭЦП при оформлении электронных актов приёма‑передачи.
Этапы процесса приёма‑передачи документов
Подготовка к передаче
- Определение перечня документов, подлежащих архивному хранению (по номенклатуре дел, срокам давности и категории ценности).
- Проверка комплектности и состояния документов (отсутствие повреждений, наличие requisites, подписей, печатей).
- Формирование описи передаваемых дел (номер дела, название, количество листов, даты).
- Согласование с архивным отделом организации даты и условий передачи.
Составление акта приёма‑передачи
Акт оформляется в двух экземплярах (один остаётся у передающей стороны, второй – у принимающей архивной службы). В акте указываются:
- Название организации‑передачи и принимающего архива.
- Дата и место составления акта.
- Перечень передаваемых дел с их реквизитами (номер, название, количество листов, период охвата).
- Состояние документов (например, «в хорошем состоянии», «требует реставрации»).
- Подписи ответственных лиц обеих сторон и их расшифровка.
- При необходимости – отметка об использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Физическая передача документов
- Упаковка документов в соответствии с требованиями ГОСТ (коробки из кислотонейтрального картона, маркировка).
- Транспортировка с соблюдением условий сохранности (защита от влаги, прямых солнечных лучей, механических повреждений).
- Приёмка на архивном складе: сверка фактического количества и состояния с описью в акте.
Внесение в архивный фонд и регистрация
- Запись полученных дел в журнал приёма‑передачи архива.
- Назначение каждому делу инвентарного номера и размещение на стеллажах согласно системе хранения.
- Создание электронной карточки дела (если ведётся электронный архив) с указанием метаданных: автор, дата создания, тип документа, срок хранения.
- Оформление внутреннего акта о принятии документов на хранение (подписывается архивариусом и руководителем архивного отдела).
Особенности работы с электронными документами
При переходе на электронный документооборот процесс приёма‑передачи сохраняет свою суть, но приобретает некоторые нюансы:
- Использование ЭЦП для подтверждения подлинности и целостности электронных файлов.
- Формирование пакета передачи (XML‑описи, контрольные суммы, метаданные) в соответствии с требованиями ФГОС.
- Проверка integrity через хеш‑функции (MD5, SHA‑256) перед загрузкой в архивную систему.
- Хранение на серверах с резервным копированием и соблюдением требований к информационной безопасности (ФЗ‑152 «О персональных данных»).
Ответственность сторон
Передающая организация
- Обеспечивает полноту и достоверность передаваемых документов.
- Несет ответственность за утрату или повреждение документов до момента их приёмки архивом.
- Обеспечивает соблюдение сроков хранения, установленных номенклатурой дел.
Принимающий архив
- Проверяет соответствие переданных материалов описи и акту.
- Гарантирует условия хранения, соответствующие санитарно‑гигиеническим и пожарным нормам.
- Обеспечивает доступ к документам в установленные сроки и предоставляет выписки по запросам.
Рекомендации по оптимизации процесса
- Регулярная инвентаризация – проводить внутренние проверки описи дел минимум раз в год.
- Автоматизация – использовать СЭД (системы электронного документооборота) для генерации актов и описей в электронном виде.
- Обучение персонала – проводить тренинги по правильному оформлению актов и работе с архивными фондами.
- Контроль качества упаковки – применять специальные коробки и материалы, предотвращающие degradation бумаги.
- Документирование всех этапов – вести журнал действий (приём, передача, размещение) для последующего аудита.
Примерный шаблон акта приёма‑передачи документов
АКТ № __ о приёме‑передаче документов на хранение в архив г. ___________ «___» __________ 20__ г. Наименование организации‑передачи: ______________________________ Наименование принимающего архива: _______________________________ Передаются следующие дела:
| № дела | Название дела | Кол‑во листов | Период охвата | Состояние |
|---|---|---|---|---|
| 001 | Договоры с поставщиками за 2020‑2022 гг. | 150 | ‑ | Хорошее |
| 002 | Приказы по личному составу за 2021 г. | 80 | ‑ | Требует реставрации |
Чётко выстроенный процесс приёма‑передачи документов в архив гарантирует сохранность информационного наследия организации, минимизирует риски потери важных данных и обеспечивает соблюдение законодательных требований. Следуя изложенным этапам, используя современные инструменты (ЭЦП, СЭД) и регулярно обучая персонал, можно достичь высокой эффективности и надёжности архивного хранения.