Дата актуализации:  13:59:50

Содержание

1. Правовая основа
2. Виды государственных архивов
3. Основные принципы работы архивов
4. Документооборот в архиве
5. Хранение и сохранность документов
6. Доступ к архивным документам
7. Электронные архивы и ИТ‑технологии
8. Права и обязанности персонала
9. Контроль‚ надзор и ответственность
10. Типовые формы и образцы документов
11. Изменения и актуальность правил

В начале XXI века в России наблюдался рост объёма создаваемой документации‚ а также ускоренное внедрение информационных технологий в управленческий процесс. Для упорядочения работы государственных архивов и обеспечения надёжного сохранения исторически‑значимых материалов было принято «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации»‚ утверждённые Приказом Росархива № 16 от 13 февраля 2002 года.

Эти правила стали нормативным документом‚ который синтезировал:

• действующее законодательство в сфере информации и архивного дела;
• опыт отечественного архивного дела‚ накопленный за десятилетия;
• современные достижения в применении технических средств и ИТ‑технологий.

Правовая основа

Основные правила опираются на следующие нормативные акты:

• Конституция РФ;
• Федеральный закон «Об архивных делах в Российской Федерации» № 125‑ФЗ (2002 г.);
• Федеральный закон «Об информации‚ информационных технологиях и защите информации» № 149‑ФЗ (2006 г.);
• Приказы и методические указания Росархива‚ в частности Приказ № 16‑2002.

Все государственные органы обязаны соблюдать данные правила при формировании‚ учёте‚ хранении и предоставлении архивных документов.

Виды государственных архивов

В соответствии с пунктом 1.2 «Основных правил работы архивов организаций» выделяются следующие виды архивов:

1. Государственные архивы центрального уровня (например‚ Российский государственный архив древних актов‚ Российский государственный архив новейшей истории).
2. Государственные архивы субъектов РФ (региональные‚ областные‚ краевые архивы).
3. Архивы органов государственной власти (федеральные министерства‚ службы‚ агентства).
4. Архивы организаций (архивные подразделения в государственных и муниципальных предприятиях‚ учреждениях культуры‚ науки и т.д.).

Основные принципы работы архивов

Все действия в архиве должны соответствовать следующим принципам:

• Законность – соблюдение всех требований законодательства.
• Неприкосновенность архивного фонда – гарантированное сохранение оригинальных документов.
• Доступность – обеспечение законного доступа к архивным материалам для исследователей‚ граждан и органов власти.
• Публичность – открытость информации‚ за исключением сведений‚ подпадающих под ограничения (секретность‚ персональные данные).
• Точность и полнота учёта – ведение достоверных реестров и описаний.
• Системность – применение единой классификации и стандартизации описания документов.

Документооборот в архиве

Процесс обращения с документами делится на несколько этапов:

Формирование архивных документов

Документы образуются в результате управленческой‚ хозяйственной и иной деятельности государственных органов. К ним относятся:

• письменные акты (приказы‚ распоряжения‚ протоколы);
• внутренние служебные записки;
• корреспонденция;
• электронные файлы‚ базы данных.

Приём и регистрация

При поступлении в архив каждый документ проходит регистрацию:

1. присвоение уникального архивного номера;
2. внесение сведений в журнал приёма;
3. оформление актa приёма‑передачи (для бумажных и электронных носителей).

Описание и систематизация

Для обеспечения поиска и использования создаются:

• описательные карточки (физические или электронные);
• каталог (общий и тематический);
• индексные списки.

Хранение

Документы помещаются в специально оборудованные помещения‚ соответствующие требованиям по температуре‚ влажности и защите от внешних воздействий (см. раздел 6).

Выдача и использование

Запросы на доступ оформляются в виде заявления или запроса в электронном виде. Сотрудники архива проверяют законность запроса и‚ при положительном решении‚ предоставляют копии или оригиналы.

Хранение и сохранность документов

Для обеспечения долговременного сохранения документов предусмотрены следующие меры:

Физическое хранение

• Температура — от + 18 °C до + 22 °C;
• Относительная влажность — 45‑55 %;
• Отсутствие прямых солнечных лучей и пыли;
• Применение архивных коробок‚ папок‚ конвертов из нейтральных материалов.

Защита от стихийных и техногенных угроз

• Системы пожаротушения (газовые‚ водяные спринклеры с датчиками дыма);
• Контроль доступа (электронные системы‚ видеонаблюдение);
• Регулярные проверки состояния хранилищ.

Электронные архивы

Электронные документы хранятся в специализированных информационных системах (ИС «Электронный архив»‚ «ГИС ОЭД» и др.) с применением:

• резервного копирования (не менее 3‑х копий‚ хранение в разных географических точках);
• контроля целостности (контрольные суммы‚ цифровые подписи);
• шифрования конфиденциальных данных;

Доступ к архивным документам

Доступ регулируется в соответствии с Федеральным законом «Об архивных делах» и внутренними регламентами архива.

Категории пользователей

1. Граждане – право на ознакомление с документами‚ не подпадающими под ограничения.
2. Исследователи и учёные – могут запрашивать документы для научных целей при наличии обоснования.
3. Государственные органы – доступ в рамках служебных нужд.
4. Сотрудники архива – право на внутреннее пользование и обслуживание фонда.

Ограничения доступа

Документы могут быть закрыты по следующим основаниям:

• государственная тайна (секретность‚ служебная тайна);
• персональные данные физических лиц;
• интеллектуальная собственность.

Порядок предоставления

1. Получение письменного запроса;
2. Проверка правомерности запроса и наличия ограничений;
3. Подготовка копий (фото‚ скан‚ микрофильм) или выдача оригинала в ограниченном объёме;
4. Оформление акта выдачи.

Электронные архивы и ИТ‑технологии

С 2002 года в правилах уже учитывались современные технические средства. Ключевые направления:

• Электронный документооборот (ЭДО) – автоматизация приёма‚ регистрации и выдачи документов.
• Метаданные – обязательное заполнение полей (дата‚ автор‚ классификатор‚ уровень доступа).
• Системы управления архивным фондом (СУАФ) – автоматизированные каталоги‚ поиск по ключевым словам‚ интеграция с государственными порталами.
• Оцифровка бумажных документов – сканирование с последующим хранением в цифровом виде‚ обеспечение юридической силы копий через цифровую подпись.

Права и обязанности персонала

Сотрудники архивов обязаны:

1. Соблюдать конфиденциальность и не разглашать закрытую информацию;
2. Поддерживать порядок в хранилищах и следить за техническим состоянием оборудования;
3. Вести учёт и описание документов в соответствии с установленными формами;
4. Осуществлять контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения (по истечении сроков‚ определённых нормативами);
5. Проводить регулярные инвентаризации и отчётность перед руководством.

Права персонала включают:

• Получение профессионального обучения и повышения квалификации;
• Доступ к необходимым ресурсам (техническим средствам‚ нормативным документам);
• Участие в разработке внутренних регламентов архива.

Контроль‚ надзор и ответственность

Контроль за соблюдением правил возлагается на:

• Росархив – центральный надзорный орган‚ осуществляющий проверку государственных архивов;
• Региональные архивные управления – осуществляют плановые и внеплановые проверки в субъектах РФ;
• Внутренний аудит конкретного архива.

За нарушение правил предусмотрена административная ответственность в виде штрафов‚ а в случае умышленных действий – уголовная (ст. 285.1 УК РФ «Нарушение правил архивного дела»).

Типовые формы и образцы документов

К правилам приложены стандартизированные формы‚ которые обязаны использовать все архивы:

• Форма № 1 – Акт приёма‑передачи архивных документов;
• Форма № 2 – Журнал регистрации документов;
• Форма № 3 – Карта описания (описательная карточка);
• Форма № 4 – Заявление (запрос) о предоставлении доступа к архивным материалам;
• Форма № 5 – Акт выдачи документов.

Все формы доступны для скачивания на официальном сайте Росархива и в системе «Контур.Норматив».

Изменения и актуальность правил

С момента утверждения в 2002 году правила претерпели несколько изменений‚ связанных с:

• внедрением электронного документооборота;
• появлением новых требований к защите персональных данных (ФЗ 152‑2013);
• модернизацией системы контроля доступа и цифровой подписи.

Последнее официальное обновление правил было опубликовано  года‚ однако их основная структура и принципы остаются неизменными.

«Основные правила работы государственных архивов РФ»‚ принятые в 2002 году‚ являются фундаментом архивного дела в стране. Они обеспечивают:

• правовую защищённость архивного фонда;
• системность и единообразие в работе всех государственных архивов;
• доступность исторических и управленческих документов для общества и государства;
• внедрение современных ИТ‑решений‚ позволяющих сохранять информацию в цифровом виде.

Соблюдение данных правил – залог сохранения культурного наследия России и эффективного использования архивных ресурсов в интересах государства и граждан.

Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT‚ 2026 г.