Архивная деятельность неразрывно связана с предоставлением информации гражданам и организациям. Каждый поступивший запрос — سواء это запрос социально-правового характера (подтверждение стажа, зарплаты, наград) или тематический (биографический, исторический) — должен быть учтен, исполнен и отражен в отчетности. Отчет об исполнении запросов является основным инструментом контроля за деятельностью архива, показателем его загруженности и эффективности работы со пользователями.

Нормативно-правовая основа

Формирование и ведение отчетности об исполнении запросов регулируется комплексом нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 21, 22, 41) — определяет права граждан на получение архивной информации и обязанности архивов по предоставлению справок, выписок и копий.
• Приказ Росархива от № 250 «Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера», ключевой документ, регламентирующий порядок работы с запросами физлиц. Приложение № 74 к данному приказу утверждает форму «Отчета об исполнении запросов социально-правового характера специалистами структурного подразделения».
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» — устанавливает единую терминологию (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, отметка об исполнении документа).
• ГОСТ 7.32-2017 «Межгосударственный стандарт. Отчет. Требования к составу и параметрам» — определяет структурные элементы любого отчета (титульный лист, содержание, введение, основная часть, заключение, приложения).
• Региональные нормативные акты (например, памятки УГАС Свердловской области, Национального архива Республики Беларусь) — уточняют местные процедуры и сроки.

Классификация запросов, подлежащих отражению в отчете

Перед заполнением отчета необходимо четко разграничить типы поступивших обращений, так как от этого зависят сроки исполнения и форма выдачи результата.

Запросы социально-правового характера

Наиболее массовая категория. Цель — подтверждение прав граждан (пенсионные, жилищные, трудовые, благотворительные).

• Формы выдачи: Архивная справка (на бланке архива, имеет юридическую силу), Архивная выписка (текст документа), Архивная копия (воспроизведение документа).
• Срок исполнения: Как правило, до 30 календарных дней (в сложных случаях может продлеваться).
• Особенность: Бесплатны для граждан (за исключением услуг по копированию/цифрованию сверх установленных норм).

Тематические (биографические, исторические, научно-справочные) запросы

Направлены на получение информации по определенной теме, истории рода, предприятия, населённого пункта.

• Срок исполнения: 1 месяц и более (в зависимости от сложности и объема просмотренных дел).
• Форма выдачи: Информационный документ по теме, архивные выписки/копии из множества дел.
• Особенность: Могут быть платными (по тарифам архива).

Запросы от организаций (ведомственные, судебные, нотариальные)

Исполняются в порядке, установленном законодательством (ГК РФ, АПК РФ, ФЗ «О нотариате»). Сроки часто жестко регламентированы (например, 10 дней для судов).

Структура отчета об исполнении запросов (согласно ГОСТ 7.32-2017 и Приложению № 74)

Стандартизированный отчет (обычно формируется ежемесячно, квартально, ежегодно) должен содержать следующие структурные элементы:

1. Титульный лист — наименование архива, название отчета, отчетный период, дата составления, подпись руководителя.
2. Содержание — перечень разделов с нумерацией страниц.
3. Основная часть (аналитические таблицы) — ядро отчета (см. раздел 4).
4. Анализ качества исполнения — нарушение сроков, причины отказов, повторные обращения.
5. Приложения — сводные ведомости по специалистам, копии сложных запросов, методические рекомендации.

Ключевые показатели и колонки отчетной таблицы (Приложение № 74)

Форма Приложения № 74 к Приказу Росархива № 250 предполагает детализацию по каждому специалисту структурного подразделения. Основные графы таблицы:

Процедура исполнения запроса: от регистрации до отметки в отчете

Качество отчета зависит от дисциплины на каждом этапе жизненного цикла запроса:

Этап 1. Регистрация и классификация

Входящий запрос (письменный, электронный через Госуслуги/сайт архива, устный, с оформлением заявления по форме) регистрируется в Журнале учета запросов (или АИС «Архив», «ЭлАр» и др.). Присваивается регистрационный номер, дата, определяется вид запроса (соц-правовой / тематический).

Этап 2. Поиск документов (Научно-справочная работа)

Специалист определяет фонды, опыси, дела, подлежащие просмотру. Используются описи, картотеки, электронные базы данных (ЭБД). Важно: фиксировать количество просмотренных дел для графы отчета.

Этап 3. Подготовка ответа

• Позитивный результат: Оформление Архивной справки (ГОСТ Р 7.0.8-2013: документ на бланке архива с синей печатью, подписью руководителя/уполномоченного, датой), Выписки или Копий (ксерокопии, сканы, заверенные печатью «С копии верно»).
• Негативный результат: Оформление Мотивированного отказа в письменной форме с указанием оснований (ст. 22 Закона № 125-ФЗ) и порядка обжалования.

Этап 4. Выдача / Направление результата

Личная выдача под роспись в журнале, почтовое отправление (ценным письмом с вложением), направление через ЭДО/Госуслуги. Ключевой момент: дата выдачи/отправки фиксируется в журнале учета — это дата исполнения для отчета.

Этап 5. Оперативное хранение и дело дела

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 (п. 91, 92), после исполнения запрос (заявление, копии отправленных документов, почтовый чек) оформляется в дело исполненного запроса (индекс дела по номенклатуре делаов, например, индекс 1.2.3). Срок хранения дел исполненных запросов — обычно 5 лет (по актам архива).

Типичные ошибки при составлении отчета и способы их предотвращения

• Расхождение данных журнала учета и отчета. Решение: еженедельная сверка журналов (бумажных и электронных) ответственными сотрудниками.
• Неучет запросов, поступивших через Госуслуги / электронную почту. Решение: настройка автоматической выгрузки в АИС или обязательное ручное занесение в общий журнал в день поступления.
• Неверный расчет сроков. Срок считаеться от дня регистрации в архиве, а не от дня написания письма заявителем. Решение: использование календарей-калькуляторов в АИС.
• Отсутствие анализа причин просрочек. В отчете должно быть текстовое пояснение: «Просрочка 5 запросов связана с задержкой передачи дел из фонда хранения / отсутствием специалиста по болезни».
• Смешивание единиц измерения. Графа «Исполнено запросов» (шт.) и «Выдано справок» (экз.) не должны совпадать механически.

Автоматизация отчетности (АИС и ЭДО)

Современные архивы используют автоматизированные информационные системы (АИС «Архив», «ЭлАр», «Архивариус», 1С:Архив и др.).

• Автозаполнение: Система сама формирует отчет по Приложению № 74 на основе данных журнала учета.
• Контроль сроков: Визуальные сигналы (красный цвет) у просроченных запросов.
• Интеграция с Госуслугами: Автоматический прием запросов, отправка результатов, получение статусов.
• Формирование справок по шаблонам: Исключает ошибки в реквизитах бланка (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Рекомендация: Даже при наличии АИС необходимо проводить аудит данных перед сдачей отчета в вышестоящую организацию (Управление архивами, Росархив).

Практический пример: алгоритм заполнения строки отчета за месяц

1. 1 ноября: Поступило 50 запросов (40 соц-правовых, 10 тематических). Внесено в журнал. Графа «Поступило» = 50.
2. 1-20 ноября: Исполнено 35 соц-правовых запросов в срок. Выдано 42 справки (некоторые запросы требовали 2 справки). Просмотрено 120 дел. Графы: «Исполнено в срок» = 35, «Выдано справок» = 42, «Просмотрено дел» = 120.
3. 25 ноября: 3 запроса исполнены с просрочкой 3-5 дней (причина: запрос дел в удаленный склад). Графа «Исполнено с нарушением сроков» = 3. В тексте отчета — пояснение.
4. 28 ноября: 2 запроса переданы в другой архив (компетенция). Графа «Передано другим архивам» = 2.
5. 30 ноября: 1 запрос — отказ (документы не найдены, нет сведений). Графа «Отказано» = 1.
6. Остаток на 1 декабря: 50 ─ (35+3+2+1) = 9 запросов в работе. Графа «Находится в работе» = 9.

Отчет об исполнении запросов — это не просто формальная таблица для вышестоящего органа. Это:

• Инструмент внутреннего управления качеством архивного сервиса.
• Основание для планирования фондовых работ (какие фонды востребованы, где нужны описи/цифровизация).
• Доказательная база при проверках (прокуратура, Росархив, общероссийская проверка).
• Статистика для государственного задания и отчетности по нацпроектам («Цифровая культура», «Цифровое государственное управление»).

Соблюдение требований Приказа Росархива № 250, стандартов ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ 7.32-2017, внедрение АИС и дисциплинированная работа со специалистами позволяют формировать достоверную, своевременную и аналитически ценную отчетность, отражающую реальную нагрузку и эффективность архива.

Полезные ссылки и бланки (для скачивания на сайтах архивов/Росархива):

• Форма заявления для предоставления архивной справки/выписки/копий (.docx) и Образец заполнения (.pdf).
• Приложение № 74 к Приказу Росархива № 250 (форма отчета).
• Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера (Приказ № 250).
• ГОСТ Р 7.0.8-2013, ГОСТ 7.32-2017 (на protect.gost.ru или консультантских системах).

Дата актуализации информации: . Нормативная база подлежит регулярной проверке на предмет изменений и дополнений.